Cómo hacer una solicitud de tiempo libre en una ronda de ofertas bajo las reglas de partición del calendario.
Rondas de ofertas
En las rondas de ofertas, un número designado de agentes "oferta" en orden de rango para tiempo libre. A medida que una persona valida y confirma su solicitud, el siguiente agente en la fila puede validar y confirmar su solicitud. Incluso antes de su turno, los agentes pueden ver el calendario con las solicitudes de otros y validar las suyas propias, pero aún deben esperar su turno para confirmar. Una vez que todos los agentes completan sus ofertas, el sistema valida y completa todas las solicitudes, colocando el tiempo libre en los horarios de los agentes.
Realizar solicitudes de tiempo libre
Si eres parte de una partición de calendario que está en una ronda de ofertas activa, no puedes hacer una solicitud separada de tiempo libre dentro de las fechas del calendario. Cualquier solicitud debe hacerse a través del proceso de ofertas. Después de que todas las ofertas se completen, el calendario puede pasar a selección abierta con diferentes reglas (por ejemplo, algunos pueden tener ofertas para semanas de tiempo, luego pasar a selección abierta donde las personas pueden solicitar días individuales).
Realizar una solicitud en una ronda de ofertas
Al participar en una ronda de ofertas, estás compitiendo contra otros agentes por los mismos bloques de tiempo. Dependiendo de la configuración creada por tu equipo de WFM, puede haber múltiples personas ofertando al mismo tiempo, o solo unas pocas, o incluso una. Podrás ver tu lugar en la fila (tu rango) y evaluar qué tan probable es la aprobación de tu solicitud de tiempo libre antes de hacer la solicitud.
Recibirás una notificación cuando una ronda de ofertas esté abierta. En ese momento, puedes revisar tus opciones para tiempo libre y validar tu solicitud, sin embargo, no puedes confirmar tu solicitud hasta que sea tu turno.
Hay varias formas de llegar al área donde puedes hacer tu solicitud. La forma recomendada es ir a Mostrar PTO disponible. Esto mostrará una vista de calendario que muestra días de apagón, días de baja disponibilidad y días especiales del calendario, cualquier solicitud actual tuya, solicitudes ya confirmadas por otros agentes, y es una forma rápida de determinar la probabilidad de que tu solicitud sea aprobada. Los días verdes son muy probables de ser aprobados, los amarillos son menos probables de ser aprobados, y los rojos son poco probables de ser aprobados.
Para llegar a Mostrar PTO disponible:
- Ve a Plan > Hoja de trabajo de tiempo libre
- Selecciona Particiones de calendario en el menú de opciones de la hoja de trabajo de tiempo libre a la izquierda.
- Haz clic en el nombre de la partición. Si estás en más de una partición, todas se mostrarán aquí.
- Selecciona Rondas de ofertas de tiempo libre en las opciones de vista general del calendario de PTO a la izquierda.
- Las rondas de ofertas abiertas estarán en verde, y tu lugar en la fila para ofertar en la esquina superior derecha. Selecciona Mostrar el estado de esta ronda de ofertas.
- En la parte inferior derecha selecciona Mostrar PTO disponible.
- Desde la vista de calendario, haz clic en Agregar un bloque en la parte inferior izquierda del calendario.
Tus solicitudes actuales tienen fichas de póker (el icono de la ronda de oferta.
Una forma alternativa de llegar a Agregar un bloque
- En el menú del lado izquierdo, haz clic en Rondas de oferta de tiempo libre. Verás tus rondas de oferta, actuales y pasadas. Para las rondas de oferta pasadas puedes ver pero no editar los detalles.
- Para hacer una oferta en una nueva ronda, haz clic en Mostrar el estado de esta ronda de oferta.
- Revisa los detalles, incluyendo tu rango de oferta, fecha de apertura y cierre, tamaños mínimos y máximos de bloque permitidos, tus horas acumuladas, horas ya programadas, etc.
- Para solicitar un nuevo bloque de tiempo, haz clic en Agregar un bloque.
8. ¿Estás solicitando una parte de un día o un día completo? En la ventana emergente, selecciona si tu solicitud es para un día completo o parcial. Las reglas del calendario pueden no permitir días parciales, y las solicitudes para días parciales pueden incluir solo una fecha. Los días completos pueden incluir un rango de fechas.
9. Tipo de evento: Selecciona el tipo de evento a utilizar para tu tiempo libre. Solo puedes seleccionar entre los tipos de eventos incluidos en la clasificación de PTO.
10. Selecciona la Fecha de inicio y la Fecha de finalización para tu solicitud. Las reglas del calendario pueden requerir un número mínimo o máximo de días para tu solicitud.
11. Comentarios: agrega un comentario (requerido).
12. Haz clic en Siguiente.
La validación para tu bloque (la solicitud única) se ejecutará y mostrará los resultados. Esto incluye verificar días de apagón y días de baja demanda, reglas de solicitud de intervalo mínimo, tamaño mínimo/máximo de bloque, etc. Si alguna regla falla, tienes la opción de regresar y ajustar tu solicitud. Incluso si una regla falla, aún tienes la opción de guardar el bloque (ver Solicitar una excepción).
Una nota sobre el tiempo de las solicitudes: Al validar una solicitud, el sistema observa cuánto tiempo has acumulado a la fecha de hacer la solicitud, cuánto tiempo habrás acumulado para la fecha de la solicitud, menos cualquier tiempo ya aprobado. Debido a esto, es posible que desees validar tus solicitudes en el orden de tu preferencia, es decir, si realmente deseas ese tiempo en noviembre, más que el tiempo en mayo, valida primero el tiempo de noviembre.
Tu solicitud se agregará a tu hoja de trabajo de partición de calendario.
13. Agrega cualquier bloque adicional para solicitar otro tiempo libre.
14. Después de haber agregado todas tus solicitudes de tiempo libre (bloques), haz clic en Validar esta ronda. La validación para todo tu bloque (todas tus solicitudes) se ejecutará y mostrará los resultados.
15. Haz clic en Cerrar.
Si tu bloque pasa la validación y es tu turno de completar tu oferta, el botón Comprometer esta ronda estará disponible. En ese momento, estarás en el mismo rango que todas las demás personas que son elegibles para comprometer ofertas. Es primero comprometido – primero servido.
Esta pantalla se actualizará automáticamente y el botón estará disponible cuando sea tu turno de comprometer.
16. Haz clic en Comprometer esta ronda para confirmar tus selecciones.
17. ¿Está seguro de que desea confirmar esta oferta? Deberá marcar una casilla confirmando que entiende que las selecciones son finales. Recibirá una notificación de que ha confirmado su oferta.
Después de que se complete toda la licitación y su administrador haya ejecutado la oferta, el sistema aprobará o denegará todas las solicitudes y colocará las solicitudes aprobadas en los horarios.