Este documento fornece um guia passo a passo para solicitar folgas usando o sistema legado (Regras de Aprovação Automática Legadas) e o novo sistema avançado de férias (Regras de Partição do Calendário de Folgas).

Glossário

Acumulação: O acúmulo ou aumento de algo ao longo do tempo. Na central de folgas, os agentes acumulam (acumulam) horas para usar como folga do trabalho.

Taxas de acumulação: Quanto e com que frequência o tempo é acumulado. Pode ser por meio de uma fonte externa, como uma planilha do Excel, através do mecanismo de acumulação do CommunityWFM, ou informações de acumulação alimentadas para o CommunityWFM via API RESTful do Community Web.

Tabela de acumulação: A taxa na qual os agentes acumulam horas. As tabelas de acumulação podem ser semanais, mensais ou anuais. A quantidade acumulada pode ser baseada no tempo de serviço, se aqueles com mais tempo de serviço ganham mais folgas, ou a mesma para todos os agentes.

Rodada de oferta: Um período de tempo designado para que os agentes façam 'ofertas' com outros agentes por folgas dentro de um calendário de folgas. As rodadas de oferta são tipicamente por um período de tempo definido, após o qual as ofertas são aprovadas ou negadas. As regras do calendário determinam os tamanhos de blocos permitidos, o número de agentes que podem fazer ofertas ao mesmo tempo e outros parâmetros.

Bloco: Um único pedido de folga feito por ou em nome de um agente durante uma rodada de oferta. Veja Seleção.

Partição do calendário: A partição do calendário estabelece regras de folga, regras de oferta e gerencia o processo de oferta de folgas. É o mecanismo pelo qual os agentes podem solicitar o uso de suas horas acumuladas em uma rodada de oferta ou durante a seleção aberta. Se participar de uma partição do calendário, um agente não pode solicitar folga para esse período usando o sistema de solicitação legado.

Classificação: Uma forma de organizar e relatar folgas. Atribua eventos a uma classificação, depois atribua classificações a uma política. Você pode criar várias classificações, mas o mesmo evento não pode ser incluído em mais de uma classificação. As classificações podem ser incluídas em mais de uma política.

Seleção aberta: Um período de tempo em que os agentes podem solicitar folgas em um calendário sem competir com outros agentes pelos mesmos dias. As regras do calendário são usadas para validar e então aprovar ou negar a solicitação.

Política: As políticas estabelecem regras de acumulação para classificações. Os funcionários são atribuídos a apenas uma política. As políticas podem incluir isenção de tempo integral, não isenção de meio período, etc. Você pode criar quantas políticas forem necessárias para cobrir todas as situações dos funcionários; no entanto, um funcionário pode ser atribuído a apenas uma política. Os funcionários devem ser atribuídos a uma política para aplicar o tempo acumulado e participar das partições do calendário.

Folgas: Folgas planejadas.

Calendário publicado: O calendário publicado inclui todas as acumulações de folgas e as políticas que regem os pedidos de folga para esse tempo. Uma vez publicado, não há como voltar atrás. Você não pode "despublicar" o calendário.

Plano de ações restritas (PAR): Um mecanismo para impedir a aprovação automática de folgas para certos agentes. Os PARs também podem ser usados para restringir o acesso ao site, aplicativo móvel e para impedir a participação em ASAPs e trocas de escala. Os códigos de motivo padrão incluem ação corretiva, ação disciplinar ou treinamento adicional necessário.

Seleção: Em uma rodada de oferta, uma seleção é a soma de todos os blocos (solicitações) dentro de uma resposta de rodada de oferta. Veja Bloco.

Lista de espera: Em uma partição do calendário, a lista de espera pode estar disponível quando uma solicitação falha em uma regra de data limitada.

Solicitações de folga

Um método legado para solicitar folgas semelhante a versões anteriores permanecerá no CommunityWFM por enquanto (Plano > Solicitações de folga > Solicitar folga planejada ou Solicitar um evento de folga recorrente). No entanto, recomendamos que você explore os novos recursos disponíveis na planilha de folgas.

A Planilha de Folgas é onde você pode revisar seus saldos de acumulação de folgas, configurações de folgas, a política de folgas à qual você está atribuído e se você está em um plano de ações restritas. Um menu conveniente à esquerda o ligará à sua lista de folgas futuras, Partições de Calendário atuais e futuras (se participando), e links para solicitar folgas ou solicitar um evento de folga recorrente, tudo em um só lugar.

Nota: Se você é participante de uma partição do calendário (férias avançadas), você não pode solicitar folgas a menos que haja uma partição do calendário em vigor. Você receberá a seguinte mensagem:

Solicitações tradicionais de folga

Plano > Solicitações de Folga > Solicitar folga planejada ou Solicitar um evento de folga recorrente ou use os mesmos formulários da planilha de folgas.

Solicitar folga planejada

Complete a planilha de Solicitação de Folga.

Você está solicitando folga para parte de um dia ou um dia inteiro?

Selecione Dia inteiro ou parte do dia. Dias parciais só podem ser para uma única data. Se você tiver vários eventos de dia parcial (por exemplo, folga toda terça e quinta de manhã), solicite um evento de folga recorrente.

Tipo de solicitação: Selecione entre os tipos de evento disponíveis.

Data de início / Data de término: As datas devem ser consecutivas. Para dias não consecutivos, solicite um evento de folga recorrente.

Devem todas as datas no intervalo de datas ser aprovadas juntas? A solicitação é tudo ou nada? Se você não puder ter todos os dias de folga, você quer ter pelo menos alguns? A opção padrão é Não, algumas das datas podem ser aprovadas e outras negadas.

Observação: Esta opção deve estar em Sim para que a lista de espera fique disponível.

Comentários: Obrigatório.

Clique em Próximo.

O mecanismo de validação será executado e informará se sua solicitação provavelmente será aprovada ou negada e por quê. Se houver regras não atendidas, você pode voltar e fazer alterações na sua solicitação. Ou você pode prosseguir e Salvar solicitação.

Salvar a solicitação a envia para sua equipe de supervisores. Após salvar, você verá um resumo da sua solicitação.

Clique em Concluir.

Nota: O cheque verde não significa que sua solicitação foi aprovada. Isso apenas indica que é provável que seja aprovada.

Suas solicitações aparecerão no módulo de folgas solicitadas pendentes e futuras. Atualize a página se necessário para visualizá-las.

Solicitar um evento de folga recorrente

Complete a planilha de evento de folga recorrente.

Tipo de solicitação: Selecione entre os tipos de evento disponíveis.

Data de início / Data de término: Selecione as datas de início e término.

Hora de início / Hora de término: Selecione as horas de início e término. Devem ser as mesmas para cada dia.

Qual padrão de recorrência deve ser aplicado a esta solicitação? Selecione entre Este evento ocorre todos os dias no intervalo de datas especificado e Este evento ocorre apenas nos dias selecionados da semana. Se apenas em certos dias, marque as caixas para os dias selecionados.

Comentários: Obrigatório.

Clique em Salvar para enviar sua solicitação ao seu supervisor. Nota: O passo de validação que ocorre ao solicitar um evento não recorrente não é executado para este tipo de evento.

Na página final, revise a tabela de solicitações e clique em Concluir.

Visualizar solicitações de folga pendentes e futuras

Você pode visualizar, excluir e editar (desativado para alguns), ou adicionar à lista de espera (para algumas solicitações) as solicitações atuais.

Vá para Planejar > Planilha de folga e selecione Visão geral de folgas nas opções da planilha de folga.

Visão do supervisor

Os supervisores poderão revisar, aprovar, negar e revalidar solicitações em seu módulo de Solicitações pendentes.

Partições de calendário / férias avançadas

Existem várias vantagens em usar a planilha de folga/partições de calendário, incluindo—

• Capacidade de visualizar um calendário mostrando datas bloqueadas e limitadas e outras regras.
• Durante uma rodada de ofertas, a capacidade de visualizar as solicitações de outros agentes (com ou sem identificação – dependendo das configurações).
• Adicionar solicitações negadas a uma lista de espera (para alguns tipos de solicitação).
• Receber uma estimativa imediata de se sua solicitação provavelmente será aprovada.

Existem duas partes em uma partição de calendário: Rodadas de ofertas e seleção aberta.

Rodadas de ofertas

Nas rodadas de ofertas, um número designado de agentes faz "ofertas" em ordem de classificação para folgas. À medida que uma pessoa valida e confirma sua solicitação, o próximo agente na fila pode validar e confirmar sua solicitação. Mesmo antes de sua vez, os agentes podem visualizar o calendário com as solicitações de outros e validar as suas próprias, mas ainda devem esperar sua vez para confirmar. Uma vez que todos os agentes completam suas ofertas, o sistema valida e completa todas as solicitações, colocando a folga nas escalas dos agentes.

Seleção aberta

Em uma seleção aberta, solicitações individuais são aprovadas ou negadas sem esperar que outros agentes completem suas solicitações de folga.

Planilha de folga

Planejar > Planilha de Folga

Visão geral de folgas

A Visão geral de folgas fornece todas as informações sobre suas folgas, incluindo suas horas totais acumuladas, horas de folga programadas futuras e horas restantes. Clique em Mostrar opções para visualizar calendários de acumulação passados ou futuros. Você também pode iniciar a planilha de Solicitar folga ou Solicitar um evento recorrente na janela de opções.

Configurações de folga

Configurações de folga inclui uma revisão das Configurações gerais de folga (a fonte de suas regras de folga [legado ou partição de calendário] e se você tem um atraso na data de contratação em vigor), um painel mostrando o nome da sua política de PTO atribuída, e se você faz parte de um plano de atividade restrita que impediria solicitações de folga ou outras atividades.

Resumo de Classificação de PTO

O Resumo de Classificação mostra quais classificações contribuem para suas horas acumuladas. Por exemplo, se você tem horas de férias e de doença separadas, pode ter uma classificação para cada uma com totais diferentes de horas acumuladas.

Clicar em um bloco de classificação exibirá o relatório de resumo de acumulação publicado, onde você pode ver acumulações diárias, semanais, mensais ou anuais em forma de gráfico e lista. Os detalhes da transação exibirão suas acumulações de folga, solicitações e saldos de acumulação. Impressão e download de uma imagem estão disponíveis para este relatório.

Regras de folga

Antes de fazer solicitações de folga, pode ser útil visualizar as regras de folga do calendário.

Quando você recebe a notificação de que foi adicionado a uma partição de calendário.

1. Vá para Planejar > Planilha de folga
2. No menu de opções da planilha, selecione Partições de Calendário.

3. Selecione o nome da partição de calendário em Partições de Calendário Atuais e Futuras.

4. Nas opções de visão geral do Calendário de PTO, selecione Regras de folga.

As regras incluem datas bloqueadas, datas limitadas e regras de solicitação de intervalo mínimo

Você pode alterar a visualização de calendário para visualização em lista, se desejar.

Em uma rodada de ofertas, pode haver regras adicionais para o número mínimo e/ou máximo de horas que você pode solicitar em um bloco, se a seleção contígua de dias é permitida, e se você é obrigado a usar uma porcentagem mínima ou máxima do seu tempo. As regras da rodada de ofertas são visíveis quando você seleciona Mostrar o status desta rodada de ofertas.

Fazendo solicitações de folga

Se você faz parte de uma partição de calendário que está em uma rodada de ofertas ativa, não pode fazer um pedido separado de folga dentro das datas do calendário. Qualquer solicitação deve ser feita através do processo de oferta. Após a conclusão de todas as ofertas, o calendário pode passar para a seleção aberta com regras diferentes (por exemplo, alguns podem ter ofertas para semanas inteiras e depois passar para a seleção aberta, onde as pessoas podem solicitar dias únicos).

Fazer uma solicitação na seleção aberta

Após receber as notificações de que você está incluído em uma partição de calendário e que o calendário está disponível, você pode enviar pedidos de folga.

Vá para Planejar > Planilha de Folga

Existem duas maneiras de abrir a janela de solicitação de folga. Para ver o tempo disponível e a probabilidade de ter sua solicitação aprovada, use o segundo método (partições de calendário).

1. No menu do lado esquerdo, selecione Solicitar folga planejada.

OU

1. Selecione Partições de Calendário.

2. Nas partições de calendário atuais e futuras, clique na sua partição.

3. Vá para o Resumo de Classificação e clique em Tempo de folga disponível ou, na navegação à esquerda, clique em Tempo de folga disponível.

4. Após o carregamento do calendário, role até o final e selecione Solicitar folga.

Com a visualização da partição de calendário, você pode ver rapidamente a probabilidade de ter sua solicitação aprovada e visualizar suas solicitações atuais. Dias verdes provavelmente serão aprovados. Amarelo é menos provável de ser aprovado. Vermelho é improvável de ser aprovado.

Você pode alterar a exibição do calendário para incluir ou excluir dias especiais designados, dias disponíveis e suas solicitações atuais.

Clicar em um dia no calendário mostrará detalhes das solicitações atuais e se é provável ou improvável que você receba aprovação para sua solicitação de folga para aquele dia.

A planilha de solicitação de folga é a mesma, independentemente do caminho que você escolher para abri-la.

Você está solicitando uma parte do dia ou um dia inteiro? Selecione Dia inteiro ou parte do dia. Com dias parciais, você tem a opção de inserir as horas específicas para sua solicitação. Com Dia inteiro, você pode indicar se a solicitação pode ser aprovada se apenas alguns dias estiverem disponíveis ou se deve ser tudo aprovado ou nada.

Tipo de solicitação: selecione o tipo de evento de folga a ser aplicado a esta solicitação.

Data de início e Data de término: Insira a(s) data(s) da sua solicitação. A data de término só aparece se a solicitação for Dia inteiro.

Hora de início e Hora de término: Somente aparece para solicitações de parte do dia.

Devem todas as datas no intervalo de datas ser aprovadas juntas? Esta opção aparece apenas para solicitações de dia inteiro. A solicitação é “tudo ou nada”? Se não for possível ter todos os dias de  ausência, você deseja ter pelo menos alguns? A opção padrão é Não: algumas datas podem ser aprovadas e outras negadas. Para usar a lista de espera, a solicitação deve especificar Sim, todas as datas do intervalo devem ser aprovadas em conjunto, mesmo em um evento de apenas um dia.

Comentários: Insira um motivo para sua solicitação. Este campo é obrigatório.

Ao clicar em Próximo, o sistema executará regras de validação contra sua solicitação e informará se a solicitação provavelmente será aprovada e o(s) motivo(s) pelo qual foi aprovada ("aprovada") ou reprovada. Se houver um cheque verde no topo, sua solicitação provavelmente será aprovada.

Você pode Salvar solicitação mesmo que ela falhe, ou selecionar Voltar para revisar sua solicitação. As solicitações salvas serão revisadas pelo serviço de Aprovação Automática e pela sua equipe de supervisores. Se você não tiver tempo acumulado suficiente, o serviço de Aprovação Automática negará sua solicitação e enviará uma notificação.

Na próxima tela, clique em Concluir para finalizar sua solicitação.

Lista de espera

Se você solicitar folga em um dia com regras de data limitada, e já houver solicitações para o tempo máximo para aquele dia, você tem a opção de se adicionar a uma lista de espera. Se o tempo se tornar disponível, você tem a opção de aceitar a folga e, se necessário, renunciar a solicitações de folga existentes.

Notas

• A lista de espera não está disponível durante as rodadas de ofertas.
• A lista de espera não está disponível para todos os tipos de solicitações.
• Não há classificação na lista de espera – é primeiro solicitado > primeiro concedido.
• Ao selecionar entrar na lista de espera, você verá quantas outras pessoas estão na fila à sua frente.
• Se houver um dia em uma solicitação de vários dias que não esteja disponível para a lista de espera (por exemplo, um dia de bloqueio), a opção de lista de espera não estará disponível.
• Para acionar a opção de lista de espera, você deve selecionar Sim, todas as datas no intervalo devem ser aprovadas juntas, mesmo para uma solicitação de um único dia.
• Quando as horas da lista de espera se tornarem disponíveis, você receberá um memorando de que as horas da lista de espera estão disponíveis e precisará ir à sua planilha de folga para aceitar ou negar as horas.
  • Você precisa ter horas acumuladas disponíveis ou estar disposto a desistir de solicitações futuras para aceitar a oferta da lista de espera.

Adicionando uma solicitação à lista de espera

Quando a solicitação falha nas regras de validação, solicitações elegíveis terão a opção de Continuar para a lista de espera.

Revise o tipo de regra e sua solicitação. Você pode ver aqui se há outras pessoas à sua frente na fila da lista de espera. Para prosseguir, clique em Configurar item de lista de espera.

Selecione se deseja prosseguir e designar tempo para renunciar caso o tempo da lista de espera se torne disponível (e pode aceitar automaticamente o tempo), ou você pode adiar e tomar a decisão quando o tempo se tornar disponível.

Se você optar por esperar, pode prosseguir para Salvar na fila.

Se você decidir pré-selecionar horas, a lista mostrará as horas disponíveis e você poderá fazer sua seleção marcando uma ou mais caixas. Fazer isso permitirá que você aceite automaticamente o tempo da lista de espera se ele se tornar disponível.

Após salvar na fila, revise a lista e clique em Concluir.

No módulo de folgas pendentes e futuras, a solicitação na lista de espera terá um status de Revisão como Negado e um status de Lista de Espera como Em Lista de Espera.

Clicar no ícone da lista de espera abrirá os detalhes da solicitação, permitindo que você a remova da fila de espera ou altere as horas selecionadas que deseja desistir (se selecionado).

 

Fazer uma solicitação em uma rodada de oferta

Ao participar de uma rodada de oferta, você está competindo com outros agentes pelos mesmos blocos de tempo. Dependendo das configurações criadas pela sua equipe de WFM, pode haver várias pessoas fazendo ofertas ao mesmo tempo, ou apenas algumas, ou até mesmo uma. Você poderá ver sua posição na fila (sua classificação) e avaliar a probabilidade de aprovação da sua solicitação de folga antes de fazê-la.

Você receberá uma notificação quando uma rodada de oferta estiver aberta. Nesse momento, você pode revisar suas opções de folga e validar sua solicitação, no entanto, você não pode confirmar sua solicitação até que seja sua vez.

Existem várias maneiras de acessar a área onde você pode fazer sua solicitação. A maneira recomendada é ir para Mostrar folgas disponíveis. Isso exibirá uma visão de calendário mostrando dias de blackout, brownout e dias especiais de calendário, quaisquer solicitações atuais suas, solicitações já confirmadas por outros agentes, e é uma maneira rápida de determinar a probabilidade de que sua solicitação seja aprovada. Dias verdes têm grande probabilidade de aprovação, amarelos têm menor probabilidade e vermelhos têm pouca probabilidade de aprovação.

Para acessar Mostrar folgas disponíveis:

1. Vá para Planejar > Planilha de folgas
2. Selecione Partições de Calendário no menu de opções da Planilha de folgas à esquerda.

3. Clique no nome da partição. Se você estiver em mais de uma partição, todas serão mostradas aqui.

4. Selecione Rodadas de oferta de folgas nas opções de visão geral do Calendário de folgas à esquerda.

5. Rodadas de oferta abertas estarão em verde, e sua posição na fila para fazer ofertas estará no canto superior direito. Selecione Mostrar status desta rodada de oferta.

6. No canto inferior direito, selecione Mostrar folgas disponíveis.

 

7. Na visão de calendário, clique em Adicionar um bloco no canto inferior esquerdo do calendário.

Suas solicitações atuais têm fichas de pôquer (o ícone da rodada de oferta).

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Uma maneira alternativa de acessar Adicionar um bloco

1. No menu lateral esquerdo, clique em Rodadas de oferta de folgas. Você verá suas rodadas de oferta, atuais e passadas. Para rodadas de oferta passadas, você pode visualizar, mas não editar os detalhes.
2. Para fazer uma oferta em uma nova rodada, clique em Mostrar status desta rodada de oferta.
3. Revise os detalhes, incluindo sua classificação de oferta, data de abertura e fechamento, tamanhos mínimos e máximos de blocos permitidos, suas horas acumuladas, horas já agendadas, etc.
4. Para solicitar um novo bloco de tempo, clique em Adicionar um bloco.

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8. Você está solicitando uma parte de um dia ou um dia inteiro? Na janela pop-up, selecione se sua solicitação é para um dia inteiro ou parcial. As regras do calendário podem não permitir dias parciais, e solicitações para dias parciais podem incluir apenas uma única data. Dias inteiros podem incluir um intervalo de datas.

9. Tipo de evento: Selecione o tipo de evento a ser usado para sua folga. Você pode selecionar apenas entre os tipos de evento incluídos na classificação de folgas.

10. Selecione a data de Início e a data de Término para sua solicitação. As regras do calendário podem exigir um número mínimo ou máximo de dias para sua solicitação.

11. Comentários: adicione um comentário (obrigatório)

12. Clique em Avançar.

A validação para seu bloco (a solicitação única) será executada e exibirá os resultados. Isso inclui verificar dias de blackout e brownout, regras de solicitação de intervalo mínimo, tamanho mínimo/máximo de bloco, etc. Se alguma regra falhar, você tem a opção de voltar e ajustar sua solicitação. Mesmo que uma regra falhe, você ainda tem a opção de salvar o bloco (veja Solicitar uma exceção).

Uma nota sobre o tempo das solicitações: Ao validar uma solicitação, o sistema verifica quanto tempo você acumulou na data da solicitação, quanto tempo você terá acumulado até a data da solicitação, menos qualquer tempo já aprovado. Por causa disso, você pode querer validar suas solicitações na ordem de sua preferência, ou seja, se você realmente quer aquele tempo em novembro, mais do que o tempo em maio, valide o tempo de novembro primeiro.

Sua solicitação será adicionada à sua planilha de partição de calendário.

13. Adicione quaisquer blocos adicionais para solicitar outras folgas.

14. Depois de adicionar todas as suas solicitações de folga (blocos), clique em Validar esta rodada. A validação para todo o seu bloco (todas as suas solicitações) será executada e exibirá os resultados.

15. Clique em Fechar.

Se seu bloco passar na validação e for sua vez de completar sua oferta, o botão Confirmar esta rodada estará disponível. Nesse momento, você estará na mesma classificação que todas as outras pessoas que são elegíveis para confirmar ofertas. É o primeiro a confirmar – primeiro a ser atendido.

Esta tela será atualizada automaticamente e o botão estará disponível quando for sua vez de confirmar.

16. Clique em Confirmar esta rodada para confirmar suas seleções.

17. Tem certeza de que deseja confirmar esta oferta? Você precisará marcar uma caixa confirmando seu entendimento de que as seleções são finais. Você receberá uma notificação de que confirmou sua oferta.

Após a conclusão de todas as ofertas, e seu administrador ter executado a oferta, o sistema aprovará ou negará todas as solicitações e colocará as solicitações aprovadas nas escalas.

Solicitar uma exceção

Se sua solicitação falhar em uma ou mais regras, você pode solicitar uma exceção de oferta. Por exemplo, se as regras de oferta exigem um pedido mínimo de 40 horas e você acumulou apenas 32 horas, pode solicitar uma exceção à regra de cumprimento do tamanho mínimo do bloco.

Quando a validação falhar, anote o texto que descreve por que sua solicitação falhou. Você precisará selecionar o texto correspondente em sua solicitação de exceção.

1. Após criar e salvar seu bloco, selecione Solicitar exceção de oferta.

2. Selecione o motivo da solicitação de exceção e adicione um comentário (obrigatório). Se você não tiver horas acumuladas suficientes, selecione Horas acumuladas disponíveis insuficientes para atender às regras de oferta. Se você não tiver horas suficientes para atender às horas mínimas/máximas exigidas na rodada de oferta, selecione PTO disponível insuficiente para atender às regras de folga.

3. Revise as abas e encontre o motivo pelo qual sua solicitação falhou e selecione o apropriado para solicitar uma exceção de oferta. Após fazer suas seleções, clique em Salvar solicitação de exceção.

Nota: Considere enviar um memorando para seu supervisor/agendador informando que você enviou uma solicitação de exceção, pois atualmente não há uma notificação automática.

Você receberá uma notificação quando houver uma atualização no status da revisão. Para ver o status, vá para a partição do calendário > aba Exceções de oferta. A partir daqui, você pode editar ou excluir sua solicitação até que ela seja aprovada ou negada.

Uma vez aprovada ou negada, você não poderá mais editar ou excluir a solicitação de exceção.