Este documento describe el proceso de importar agentes desde un libro de Excel en CommunityWFM Enterprise y Essentials.
Introducción
Hay tres maneras de agregar agentes a CommunityWFM Essentials y Enterprise.
- Agregar cada agente manualmente en el centro de Personas.
- Importar agentes desde su fuente de datos.
- Importar agentes desde una hoja de cálculo de Excel.
Esta guía demuestra cómo usar una hoja de cálculo de Excel para importar datos desde sus sistemas externos.
Esta guía asume que ha configurado alguna estructura del modelo Enterprise, incluyendo sitios y tipos de trabajo.
CommunityWFM Essentials ya define el Modelo Enterprise y los Tipos de Trabajo.
Los usuarios de CommunityWFM Enterprise deben esperar para usar este proceso hasta después de las sesiones de capacitación iniciales cuando el Modelo Enterprise y los Tipos de Trabajo estén definidos.
Comenzando
Essentials: Vaya a Configuración | Personas | Personas
Enterprise: Vaya a Configuración | Personas y plantillas de agentes | Personas.
En la página de Personas, seleccione Haga clic aquí para importar personas.
Opciones de Importación
Seleccione Libro de Excel para iniciar el Asistente de Importación de Excel.
Paso 1: Importar valores predeterminados y seleccionar archivo de importación
Todos los agentes ingresados a Community WFM deben tener un sitio y tipo de trabajo asignados, entre otras propiedades. Antes de seleccionar un archivo para importar, seleccione un sitio y tipo de trabajo de los menús desplegables.
CommunityWFM Essentials tiene un sitio nombrado y tres tipos de trabajo para elegir (Trabajo por correo electrónico, Horas extras y Trabajo). Trabajo se utiliza típicamente para el trabajo regular de centro de contacto telefónico.
CommunityWFM Enterprise necesita tener el Modelo Enterprise y los tipos de trabajo definidos antes de continuar.
A continuación, cargue un nuevo archivo de Excel o seleccione un archivo previamente cargado. Si es la primera vez que utiliza el Asistente, haga clic en Cargar un nuevo archivo o arrastre y suelte un archivo en la ventana. La carga comenzará automáticamente. Si es necesario, descargue la plantilla para usar en la carga.
Los campos requeridos son:
- Nombre
- Apellido
- Fecha de contratación
- Rol
Importar agente: nombres de campos y descripciones
Después de cargar un archivo, verá una confirmación de que se cargó correctamente.
El archivo permanece en el servidor. Si ha cargado archivos previamente, tiene la opción de Seleccionar un archivo de importación existente y elegir un archivo de la lista desplegable.
Después de cargar un archivo o seleccionar uno existente, haga clic en Siguiente para proceder al Paso 2 del asistente: Seleccione una Hoja de trabajo de la lista encontrada en el Libro de Excel importado.
Paso 2: Seleccionar una Hoja de Trabajo
El ejemplo de libro de trabajo a continuación contiene hojas de trabajo etiquetadas como "Administradores", "Agentes" y "Supervisores".
Nota: Todos los nombres de las hojas de trabajo tienen un signo de dólar ($) al final. No se preocupe.
Haga clic en Seleccionar junto a la hoja que contiene los datos de personas que desea importar para avanzar al Paso 3: Seleccionar o crear la plantilla de importación.
Paso 3: Seleccionar o crear la plantilla de importación
Las plantillas de importación son mapas de datos donde puede hacer coincidir columnas de la hoja de trabajo importada con varios campos de atributos de personas necesarios por Community. Si tiene una plantilla de importación definida, seleccione una plantilla de importación existente o haga clic en Crear una nueva plantilla de importación para crear una nueva.
Si ya tiene una plantilla, haga clic en Seleccionar junto al nombre de la importación.
Configuración de una nueva plantilla de importación
Haga clic en Crear una nueva plantilla de importación. Esto muestra los nombres de las columnas y los nombres de los campos correspondientes.
Para cada atributo, use la lista desplegable correspondiente para seleccionar un nombre de columna de la hoja de trabajo importada que contenga los datos correspondientes. Nota: Nombre, Apellido, Fecha de contratación, Rol y Valor de desempate son obligatorios. Si utiliza funciones avanzadas de vacaciones en la edición Enterprise, se requiere un ID de empleado único.
Consejo profesional: suba primero a los supervisores, luego puede importar agentes e indicar sus supervisores. Solo puede indicar supervisores que ya estén en el sistema en el momento de la importación del agente.
Si no desea seleccionar un campo correspondiente, seleccione --Ignorar este campo--.
Cuando termine, haga clic en OK.
El proceso de importación de Community requiere la validación de cada fila para crear información de calidad para los agentes en la aplicación.
Seleccione la plantilla recién creada y proceda al paso 4 del asistente.
Paso 4: Verificar e importar: Validación de datos
En la siguiente pantalla verá los resultados del proceso de validación, que elimina filas no válidas y le alerta de cualquier posible conflicto.
Si el icono de estado de la fila es una marca de verificación, es completamente válida y no hay problemas.
Algunos registros (persona) muestran una X roja de advertencia, lo que significa que la fila no contenía un valor requerido para uno de los campos. No puede importar a esta persona.
Si falta un valor, hay una X amarilla de advertencia. Las personas pueden ser importadas con una etiqueta de advertencia y puede completar la información faltante más tarde.
A continuación, importe personas individualmente haciendo clic en Importar en el lado derecho de cada fila, o importe en bloque eligiendo Importar todo lo válido (solo aquellos con el icono válido), o Importar todo incluyendo advertencias (todos los válidos y con iconos de advertencia) luego seleccione Siguiente.
Paso 5: Revisión de los resultados de la importación
El paso final del asistente es revisar los resultados.
Cuando haces clic en Finalizar en la parte inferior, todas las personas se importan. Regresa a la página de Personas y verás a todas las personas añadidas.
Hacer clic en un nombre lleva a una pantalla donde puedes continuar construyendo propiedades, actividades, configuración de adherencia y configuración de horarios para ese agente.
Importar personas desde una fuente de datos
Además de importar con Excel, puedes importar personas desde tu fuente de recopilación de datos.
Selecciona Fuente de recopilación de datos de las opciones de importación.
Paso 1: Especificar propiedades predeterminadas y fuente de datos
Selecciona los valores predeterminados para los siguientes atributos, luego haz clic en Siguiente.
- Fuente de datos
- Fecha de contratación predeterminada (requerida)
- Título
- Valor de desempate predeterminado (requerido)
- Supervisor asignado
- Sitio asignado
- Tipo de trabajo asignado
- Opciones de ID de dispositivo
- Opción de dispositivo predeterminada
Paso 2: Importar agentes seleccionados
Revisa los agentes que se pueden importar. Puedes importar agentes uno por uno o importar todos.
Paso 3: Revisar
Revisa los agentes importados. Después de importar, regresa a la página de Personas y verás a todas las personas añadidas.