Comment faire une demande de congé dans un tour d'enchères selon les règles de partition du calendrier.
Tours d'enchères
Dans les tours d'enchères, un nombre désigné d'agents "enchérissent" par ordre de rang pour des congés. Lorsqu'une personne valide et engage sa demande, l'agent suivant en ligne peut valider et engager sa demande. Même avant leur tour, les agents peuvent consulter le calendrier avec les demandes des autres et valider la leur, mais doivent tout de même attendre leur tour pour s'engager. Une fois que tous les agents ont complété leurs enchères, le système valide et complète toutes les demandes, plaçant les congés sur les horaires des agents.
Faire des demandes de congé
Si vous faites partie d'une partition de calendrier qui est dans un tour d'enchères actif, vous ne pouvez pas faire une demande de congé séparée dans les dates du calendrier. Toutes les demandes doivent être faites par le processus d'enchères. Une fois que toutes les enchères sont terminées, le calendrier peut passer à une sélection ouverte avec des règles différentes (par exemple, certains peuvent avoir des enchères pour des semaines entières, puis passer à une sélection ouverte où les gens peuvent demander des jours uniques).
Faire une demande dans un tour d'enchères
Lorsque vous participez à un tour d'enchères, vous enchérissez contre d'autres agents pour les mêmes blocs de temps. Selon les paramètres créés par votre équipe de GFT, il peut y avoir plusieurs personnes enchérissant en même temps, ou seulement quelques-unes, voire une seule. Vous pourrez voir votre place dans la file (votre rang) et évaluer la probabilité d'approbation de votre demande de congé avant de faire la demande.
Vous recevrez une notification lorsqu'un tour d'enchères est ouvert. À ce moment-là, vous pouvez examiner vos options de congé et valider votre demande, cependant, vous ne pouvez pas engager votre demande tant que ce n'est pas votre tour.
Il existe plusieurs façons d'accéder à la zone où vous pouvez faire votre demande. La méthode recommandée est d'aller à Afficher le PTO disponible. Cela affichera une vue du calendrier montrant les jours de coupure, de réduction et les jours spéciaux du calendrier, toutes vos demandes actuelles, les demandes déjà engagées par d'autres agents, et c'est un moyen rapide de déterminer la probabilité que votre demande soit approuvée. Les jours verts sont très susceptibles d'être approuvés, les jaunes sont moins susceptibles d'être approuvés, et les rouges sont peu susceptibles d'être approuvés.
Pour accéder à Afficher le PTO disponible :
- Allez à Plan > Feuille de travail des congés
- Sélectionnez Partitions de calendrier dans le menu des options de la feuille de travail des congés à gauche.
- Cliquez sur le nom de la partition. Si vous êtes dans plus d'une partition, elles seront toutes affichées ici.
- Sélectionnez Tours d'enchères de congés dans les options de vue d'ensemble du calendrier PTO à gauche.
- Les tours d'enchères ouverts seront en vert, et votre place dans la file pour enchérir dans le coin supérieur droit. Sélectionnez Afficher l'état de ce tour d'enchères.
- En bas à droite, sélectionnez Afficher le PTO disponible.
- Depuis la vue du calendrier, cliquez sur Ajouter un bloc en bas à gauche du calendrier.
Vos demandes actuelles ont des jetons de poker (l'icône du tour d'enchères.
Une autre façon d'accéder à Ajouter un bloc
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- Dans le menu de gauche, cliquez sur Tours d'enchères de congé. Vous verrez vos tours d'enchères, actuels et passés. Pour les tours d'enchères passés, vous pouvez consulter mais pas modifier les détails.
- Pour faire une enchère dans un nouveau tour, cliquez sur Afficher le statut de ce tour d'enchères.
- Examinez les détails, y compris votre rang d'enchère, la date d'ouverture et de fermeture, les tailles minimales et maximales de bloc autorisées, vos heures accumulées, les heures déjà planifiées, etc.
- Pour demander un nouveau bloc de temps, cliquez sur Ajouter un bloc.
8. Demandez-vous une partie de journée ou une journée entière ? Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez si votre demande concerne une journée complète ou partielle. Les règles du calendrier peuvent ne pas permettre les journées partielles, et les demandes pour des journées partielles peuvent inclure seulement une seule date. Les journées complètes peuvent inclure une plage de dates.
9. Type d'événement : Sélectionnez le type d'événement à utiliser pour votre congé. Vous ne pouvez sélectionner que parmi les types d'événements inclus dans la classification PTO.
10. Sélectionnez la Date de début et la Date de fin pour votre demande. Les règles du calendrier peuvent exiger un nombre minimum ou maximum de jours pour votre demande.
11. Commentaires : ajoutez un commentaire (obligatoire).
12. Cliquez sur Suivant.
La validation de votre bloc (la demande unique) s'exécutera et affichera les résultats. Cela inclut la vérification des jours de coupure et de réduction, des règles de demande d'intervalle minimum, de la taille minimale/maximale du bloc, etc. Si des règles échouent, vous avez la possibilité de revenir en arrière et d'ajuster votre demande. Même si une règle échoue, vous avez toujours la possibilité d'enregistrer le bloc (voir Demander une exception).
Une note sur le moment des demandes : Lors de la validation d'une demande, le système examine combien de temps vous avez accumulé à la date de la demande, combien de temps vous aurez accumulé à la date de la demande, moins tout temps déjà approuvé. Pour cette raison, vous pouvez vouloir valider vos demandes dans l'ordre de votre préférence, c'est-à-dire, si vous voulez vraiment ce temps en novembre, plus que le temps en mai, validez d'abord le temps de novembre.
Votre demande sera ajoutée à votre feuille de travail de partition de calendrier.
13. Ajoutez tout bloc supplémentaire pour demander d'autres congés.
14. Après avoir ajouté toutes vos demandes de congé (blocs), cliquez sur Valider ce tour. La validation de l'ensemble de votre bloc (toutes vos demandes) s'exécutera et affichera les résultats.
15. Cliquez sur Fermer.
Si votre bloc passe la validation et que c'est votre tour de compléter votre enchère, le bouton Confirmer ce tour sera disponible. À ce moment-là, vous serez au même rang que toutes les autres personnes éligibles pour confirmer les enchères. C'est premier confirmé – premier servi.
Cet écran se rafraîchira automatiquement et le bouton sera disponible lorsque ce sera votre tour de confirmer.
16. Cliquez sur Confirmer ce tour pour confirmer vos sélections.
17. Êtes-vous sûr de vouloir valider cette offre? Vous devrez cocher une case confirmant que vous comprenez que les sélections sont définitives. Vous recevrez une notification indiquant que vous avez validé votre offre.
Une fois que toutes les offres sont complètes et que votre administrateur a exécuté l'offre, le système approuvera ou refusera toutes les demandes et placera les demandes approuvées sur les horaires.