Antes de configurar las acumulaciones de tiempo libre, establecer políticas, crear calendarios, etc., hay algunos ajustes que verificar y ajustar en el Modelo Empresarial, configuraciones de la aplicación y configuraciones del perfil del agente.

Recomendamos completar el cuestionario avanzado de descubrimiento de vacaciones para ayudar a guiar qué características planea usar.

Inicio del calendario de acumulación de PTO

Ingrese la fecha de inicio del calendario de acumulación de PTO en la Configuración Básica del Modelo Empresarial (Configuración > Modelo Empresarial > Propiedades empresariales) y verifique la configuración a nivel de sitio/actividad (Usar el valor predeterminado de la actividad principal o seleccione una nueva fecha). Esta fecha se utilizará para determinar cuándo comienzan las acumulaciones de tiempo libre y cuándo se aplican. La fecha aparecerá en las propiedades del calendario de acumulación de trabajo, donde podrá editar el año, pero no el día/mes, que se establecen en la configuración del Modelo Empresarial.

 

Configuración del Modelo Empresarial

Nivel de sitio/actividad

Si diferentes sitios dentro de su organización tienen diferentes fechas de inicio de acumulación, puede cambiar la fecha de inicio para cada sitio en la configuración del modelo de empresa.

Propiedades del calendario de acumulación de trabajo

Códigos de Plan de Acción Restringido

Si desea evitar que los agentes que están bajo acción disciplinaria o que requieren capacitación adicional soliciten tiempo libre, puede aplicar planes de acción restringidos (RAP) a agentes individuales. Esto no incluye a los nuevos empleados que están en período de prueba (esto se cubre dentro de una política). Para crear nuevos códigos de razón: Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración de personas > Códigos de razón de RAP de agente. Aplique los códigos en el perfil de un agente: Configuración > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Planes de acción restringidos para [nombre del agente].

Servicios de Aplicación

Servicio de Monitoreo de Partición de Calendario de PTO

Si planea abrir automáticamente particiones de oferta, debe designar un usuario suplantado en los servicios de la aplicación: Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios > Servicio de Monitoreo de Partición de Calendario de PTO > ID de usuario suplantado.

Además, ¿Servicio habilitado? debe estar configurado en Sí.

Servicio de Monitoreo de Calendario de Acumulación de PTO Publicado

Si planea usar el motor de acumulación del sistema, designe la Cuenta de Servicio como el usuario suplantado en los servicios de la aplicación: Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios > Servicio de Monitoreo de Calendario de Acumulación de PTO > ID de usuario suplantado. Además, ¿Servicio habilitado? debe estar configurado en Sí.

 

Servicio de Aprobación Automática

Opciones básicas

Si el sistema aprobará solicitudes de tiempo libre según sus reglas, configure los parámetros del servicio para el Servicio de Aprobación Automática. Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios > Servicio de Aprobación Automática. Con esta configuración, las aprobaciones y denegaciones provendrán del "sistema" en lugar de una persona.

El Retraso del proceso debe establecerse en 10 minutos.

Número de días de anticipación

Si tienes un calendario para el próximo año, por ejemplo, y deseas que el servicio de aprobación automática se ejecute para aprobar o denegar solicitudes utilizando las reglas de brownout, establece el Número de días de anticipación para considerar las solicitudes de eventos para cubrir el período del calendario.

Opciones avanzadas

Solicitudes de eventos de varios días

CommunityWFM se puede configurar para que el servicio de aprobación automática apruebe solicitudes de varios días solo si todos los días son válidos. Cuando se selecciona, si un día falla, toda la solicitud falla. Cuando el servicio evalúa un evento de varios días con la configuración “Sí, todas las fechas en el rango deben ser aprobadas juntas,” la solicitud se ve como un bloque / una solicitud en los informes y en el servicio de aprobación automática. Si “No, algunas de las fechas pueden ser aprobadas y otras denegadas,” los días se ven en los informes y en el servicio de aprobación automática como días individuales.

Localización de zona horaria

¿Desea localizar los tiempos de solicitud? y ¿Qué opción de zona horaria debe usar la Aprobación Automática? están codificadas para usar la zona horaria de la persona que solicita. Esto proporciona los resultados más precisos para el servicio de aprobación automática.

Configuraciones del Agente

Clasificación por fecha de contratación

Si la fecha de contratación/años de servicio de un agente determinarán la acumulación de horas de tiempo libre y/o la clasificación basada en antigüedad para ofertas de tiempo libre, debe haber una fecha de contratación en el perfil del agente.

Para ingresar una fecha de contratación: Configuraciones > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Propiedades básicas para [nombre] > Fecha de contratación.

Perfiles de Clasificación

Para configurar perfiles de clasificación: Configuraciones > Configuraciones de la aplicación > Configuraciones de personas > Perfiles de clasificación.

Si la clasificación se basa en una fecha de contratación del departamento que es diferente de la fecha de contratación de la empresa, puedes agregar una propiedad personalizada para usar en la clasificación basada en antigüedad.

1. Ve a Configuraciones > Configuraciones de la aplicación > Configuraciones de personas > Propiedades personalizadas para personas.
2. Crea una nueva propiedad personalizada para la fecha de contratación del departamento. Debido a que este es un campo de texto, ingresa la fecha de contratación como AAAAMMDD para asegurar la precisión.
3. Después de configurar la propiedad personalizada, aplícala a los agentes en su perfil personal: Configuraciones > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Propiedades personalizadas.

Clasificación de empleados

Si tienes diferentes reglas de acumulación para empleados de medio tiempo y tiempo completo, asegúrate de haber creado clasificaciones de empleados y que cada empleado tenga una clasificación designada: Configuración > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Propiedades básicas para [nombre del agente]. Estas clasificaciones generalmente se crean durante tus sesiones iniciales de capacitación de CommunityWFM.

ID del empleado

Si planeas importar acumulaciones de tiempo libre desde una fuente externa como una hoja de cálculo de Excel, debe haber contenido no duplicado en el campo ID del empleado, es decir, un identificador único para cada agente. Este campo debe coincidir exactamente con los datos en la fuente externa, incluidos los ceros a la izquierda. Configuración > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Propiedades básicas para [nombre del agente].

 

Fuente de reglas de tiempo libre

Cada agente tendrá una regla de configuración de tiempo libre indicada en su perfil: Configuración > Plantillas de personas y agentes > Personas > Perfil personal > Configuración de tiempo libre para [nombre] > Configuración general de tiempo libre – Configurar configuraciones básicas > Seleccionar la fuente de las reglas de tiempo libre:

• Reglas de AutoAprobación Legado
• Reglas de Partición de Calendario de PTO

 

La configuración predeterminada para las actualizaciones 5.0 es Reglas de AutoAprobación Legado. Si vas a ejecutar ofertas, usar la lista de espera o usar una partición de calendario, la fuente de las reglas de tiempo libre debe ser Reglas de Partición de Calendario de PTO y debe haber un perfil de clasificación que pueda aplicarse a los agentes (como la antigüedad). Los agentes con Reglas de AutoAprobación Legado como fuente de reglas serán listados como No elegibles para participar en una partición de calendario.

Regla de horas acumuladas del agente

Si vas a usar acumulaciones de tiempo libre pero no particiones de calendario y deseas que CommunityWFM valide el tiempo libre acumulado antes de aprobar automáticamente las solicitudes de tiempo libre, asegúrate de habilitar la Regla de Horas Acumuladas del Agente. Plan > Todo sobre tiempo libre > Configuración de tiempo libre > Configuración de reglas de tiempo libre | Reglas de AutoAprobación Legado.

Otras configuraciones

Tipos de eventos

Crea/verifica todos los tipos de eventos que usarás en tus Clasificaciones de PTO, como Tiempo libre pagado, Tiempo por enfermedad, Licencia de ausencia, etc. Los tipos de eventos generalmente se crean durante tus sesiones iniciales de capacitación de CommunityWFM. Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración de tipos de eventos > Tipos de eventos.

Eventos especiales del calendario

Verifica que hayas configurado cualquier evento especial del calendario (por ejemplo, días festivos cuando el centro de contacto está cerrado). Estos eventos pueden aplicarse en las reglas de las particiones del calendario. No puedes crear eventos especiales directamente en las reglas de partición del calendario, así que completa estos antes de configurar las particiones. Plan > Eventos especiales del calendario.

Reglas

Verifica o crea cualquier regla de reducción, apagón y de intervalo mínimo de solicitud, que puedes importar en las particiones del calendario. También puedes crear estas reglas dentro de una sola partición de calendario.

 

Cuestionario avanzado de descubrimiento de vacaciones

Descargar un formulario PDF

 

Antes de configurar las funciones de solicitud de tiempo libre en CommunityWFM, necesitamos determinar cómo utilizarás la aplicación. Esto puede incluir discusiones con supervisores, recursos humanos, analistas de WFM y la gerencia. Planificar ahora evitará tener que hacer correcciones tediosas más tarde.

CommunityWFM ofrece muchas opciones para adaptarse a una amplia gama de posibilidades. ¿Será CommunityWFM la fuente de registro para las acumulaciones de tiempo libre? ¿Los agentes en diferentes niveles acumulan horas/días de tiempo libre planificado (PTO) a diferentes tasas? ¿Existen diferentes categorías para el tiempo por enfermedad y el tiempo de vacaciones? ¿Diferentes departamentos comparten las mismas políticas, pero tienen diferentes calendarios?

CommunityWFM puede manejarlo, con un poco de planificación.

Diseñamos este cuestionario como un iniciador de conversación y para ayudarte a recopilar la información necesaria para implementar con éxito las vacaciones avanzadas en CommunityWFM 5.x. Tus respuestas permiten al Especialista de Incorporación personalizar la capacitación cuando estés listo para implementar estas funciones.

¿Cómo utilizarás las funciones de planificación de vacaciones en CommunityWFM?

☐ Sin seguimiento de acumulaciones de PTO y sin aprobación automática de solicitudes de tiempo libre. Seguimiento manual de acumulaciones fuera de CommunityWFM y aprobación manual de solicitudes de tiempo libre dentro de CommunityWFM.

Esta opción no requiere configuración o planificación adicional. Los agentes realizan solicitudes de tiempo libre utilizando el formulario de Solicitud de tiempo libre, las reglas están configuradas para ignorar las acumulaciones, y todas las solicitudes se establecen en auto-pendiente para ser aprobadas o denegadas posteriormente por un supervisor.

☐ Sin seguimiento de acumulaciones de PTO pero se utilizarán reglas de aprobación automática del sistema para aprobar/denegar solicitudes de tiempo libre.

CommunityWFM aprobará o denegará automáticamente las solicitudes basándose en reglas establecidas para días de apagón, días de baja y intervalos mínimos de solicitud. Los agentes realizan solicitudes de tiempo libre utilizando el formulario de Solicitud de tiempo libre, las reglas están configuradas para ignorar las acumulaciones de PTO, pero las reglas para días de apagón, días de baja e intervalos mínimos de solicitud están en su lugar y se ejecutan en el momento de la solicitud del agente. Los agentes pueden ver las reglas y ver por qué una solicitud es aprobada o denegada.

☐ Se realizará seguimiento de acumulaciones de PTO en el sistema; puede que se utilicen o no reglas de aprobación automática para aprobar/denegar solicitudes de tiempo libre.

Los agentes pueden ver su saldo de acumulación de PTO en la hoja de trabajo de Tiempo libre y CommunityWFM deducirá el tiempo cuando un agente solicite tiempo libre utilizando eventos designados. Las acumulaciones pueden ser generadas por el motor de acumulación de CommunityWFM o cargadas a través de Excel. Para esta opción, las clasificaciones, incluidos los tipos de eventos, deben configurarse e incluirse en las políticas de PTO. Luego, los agentes se asignan a las políticas.

Las siguientes opciones requieren que las reglas de tiempo libre de los agentes estén configuradas en 'partición de calendario'.

☐ Se realizará seguimiento del uso de acumulaciones de PTO y se crearán calendarios de selección abierta con reglas para aprobar solicitudes de tiempo libre.

Los calendarios permiten a los agentes ver el tiempo libre disponible antes de realizar una solicitud.
Los calendarios también permiten la opción de tener una lista de espera, de modo que si un agente elimina un día libre previamente solicitado, el siguiente agente en la lista de espera recibirá una oferta para aceptar ese día.

☐ Se realizará seguimiento del uso de acumulaciones de PTO y se crearán calendarios de licitación con reglas.

Esta opción requiere perfiles de clasificación de agentes, que se utilizan para determinar el orden de la licitación. Puedes tener reglas que limiten la duración mínima y/o máxima de las solicitudes (por ejemplo, todos deben solicitar al menos una semana y no más de dos semanas durante la primera ronda de licitación), junto con varios otros parámetros.

¿CommunityWFM realizará un seguimiento del uso de horas de PTO de los empleados?

☐ No

☐ Sí > los agentes podrán ver sus horas de PTO disponibles y programadas en su hoja de trabajo de tiempo libre.

¿CommunityWFM calculará las horas acumuladas de PTO?

¿Existen diferentes categorías de PTO (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, días discrecionales)?

¿Se cargarán los eventos de "tardanza" al PTO de un agente?

¿Con qué frecuencia acumulan tiempo libre los empleados?

¿Todos los empleados acumulan la misma cantidad de PTO?

¿El tiempo libre acumulado se prorratea para los empleados a tiempo parcial?

¿Existen otras categorías de empleados que acumulen tiempo libre?

¿Tiene una copia del calendario de acumulación de la empresa?

¿Existe un máximo de horas acumuladas?