Acumulación: En el centro de tiempo libre, los agentes acumulan horas para usar en sus solicitudes de tiempo libre del trabajo.

Cómo crear tablas de acumulación de tiempo libre para tiempo libre (PTO) para usar con vacaciones avanzadas (2:40).

¿Cómo agregarás el tiempo libre acumulado a CommunityWFM?

• CommunityWFM calculará y será la fuente principal de acumulaciones de tiempo libre.
• Subir horas acumuladas desde otra fuente (por ejemplo, una hoja de cálculo de Excel).
• Conexión API (a través de un proveedor externo).
• Ajustes manuales a agentes individuales.

Las acumulaciones son como transacciones bancarias: El saldo se calcula como resultado de transacciones previas.

Uso de las tablas de acumulación de CommunityWFM

CommunityWFM puede determinar el número de horas acumuladas que cada persona recibe semanal, mensual o anualmente según su número de años de servicio. Para usar este método de acumulación, cada persona debe tener una fecha de contratación en su perfil de agente.

Este método admite saldos negativos, transferencias (con o sin expiraciones) y retrasos en la fecha de contratación.

Configura una tabla de acumulación para cada categoría de empleado con diferentes tasas de acumulación. Por ejemplo, si los empleados exentos y no exentos con el mismo número de años de servicio acumulan tiempo libre a diferentes tasas, crearás dos tablas de acumulación. Dentro de cada tabla, proporcionas el número de horas ganadas para cada conjunto de años de servicio. Por ejemplo, si los agentes de tiempo completo ganan 80 horas de vacaciones por año el primer año, 96 horas por año para los años 2–4, y 112 horas por año después de 5 años, crearás tres pasos de acumulación dentro de una tabla de acumulación.

Configurar una nueva tabla de acumulación

Paso 1: Propiedades básicas

Configura una nueva: Haz clic aquí para crear una nueva tabla de acumulación.

1. Ingresa un nombre (límite de 50 caracteres)
2. La descripción es opcional (límite de 255 caracteres)
3. Haz clic en Guardar.

Paso 2: Intervalos

Haz clic en Nuevo paso de acumulación

Define la cantidad de tiempo ganado en horas basado en los años de servicio. Los cálculos dentro de CommunityWFM se basan en el año de la fecha de contratación en el perfil de cada agente.

Años de servicio: Selecciona del menú desplegable. Los intervalos de servicio van desde menos de un año hasta más de 40 años en años completos solamente; no se permiten años parciales/decimales. Agrega un nuevo intervalo (paso de acumulación) para cada límite de duración de servicio con una tasa de acumulación diferente.

Por ejemplo: Si un empleado gana 8 horas por mes durante el primer año, luego 12 horas por mes el segundo año, luego 16 horas por mes por más de cuatro años—

1. Selecciona Menos de un año e ingresa 96 como el Total anual acumulado (en horas) (8 horas x 12 meses). Haz clic en OK.
2. Agrega un Nuevo paso de acumulación.
3. Selecciona 1+ años e ingresa 144 como el Total anual acumulado (en horas) (12 horas x 12 meses).
4. Haz clic en OK.
5. Agrega un Nuevo paso de acumulación.
6. Selecciona 4+ años e ingresa 192 como el Total anual acumulado (en horas) (16 horas x 12 meses).
7. Haz clic en OK.

Cuando termines, haz clic en el enlace Tablas de acumulación para regresar a la lista de tablas de acumulación o en Configuración de tiempo libre para ir al siguiente paso (Clasificaciones de tiempo libre).

Ajuste manual para agentes individuales

Agregar horas para nuevos empleados, agregar horas para alguien que tiene un aniversario de fecha de contratación a mitad de año, eliminar horas si alguien tomó tiempo libre sin usar CommunityWFM, dar tiempo de vacaciones adicional a un empleado de alto rendimiento, son algunas de las razones por las que podrías necesitar agregar o eliminar horas del tiempo acumulado de un empleado.

Hay tres lugares donde puedes agregar o eliminar tiempo del horario de un agente: desde la configuración de tiempo libre de un agente en su perfil, desde un calendario de acumulaciones provisional (si aún no se ha publicado), y desde un calendario de acumulaciones publicado.

Los agentes deben ser parte de una política de tiempo libre (PTO) para aplicar horas acumuladas.

Ajustar manualmente horas en la configuración de tiempo libre del perfil personal

1. Navega a la configuración de tiempo libre del empleado: Configuración > Personas & plantillas de agentes > Personas > Perfil personal > Configuración de tiempo libre para [nombre del agente].
2. Selecciona la Clasificación de tiempo libre a la que deseas agregar o eliminar tiempo. El ajuste debe hacerse para un período de tiempo de calendario activo (no cerrado) y el empleado debe estar incluido en la partición del calendario.
3. Selecciona Mostrar opciones.
4. En la sección Editar y revisar opciones, selecciona el período de acumulación para el ajuste, tomando nota del rango de fechas elegible.
5. Haz clic en Hacer ajuste.
6. En la sección expandida, ingresa la fecha, el número de horas a agregar o eliminar (incluye un – para restar horas), un comentario, y selecciona la Razón o tipo de transacción.
7. Haz clic en Guardar ajuste.

Tu transacción aparecerá en el libro mayor de tiempo acumulado del empleado.

Ajustar manualmente horas en un calendario de acumulación PROVISIONAL

Usa este método solo si el calendario de acumulación aún no se ha publicado.

Ve al calendario de acumulaciones provisional.

1. Abre tu calendario seleccionado.
2. Ve a Configurar y gestionar tablas de acumulación.
3. Selecciona Editar transacciones de acumulación.
4. Haz clic en el nombre del agente.
5. Haz clic en la Clasificación de tiempo libre seleccionada para expandir la lista de transacciones.
6. Haz clic en Hacer ajuste (a la derecha, sobre la tabla de transacciones).
7. En la ventana emergente, ingresa una fecha para el ajuste. La fecha debe estar dentro de los límites del calendario.
8. Ingresa el número de horas a agregar o eliminar (incluye un signo menos (–) para restar horas).
9. Ingresa un comentario sobre la transacción (obligatorio).
10. Selecciona una razón para la transacción.
11. Guardar.

Ajustar manualmente horas en un calendario PUBLICADO

1. Ve al calendario de acumulaciones publicado.
2. En el lado derecho, selecciona Mostrar opciones para expandir las opciones del menú.
3. En la parte inferior de la pantalla de opciones, selecciona Informe de transacciones de acumulación publicadas. Filtra según sea necesario y luego haz clic en Aplicar opciones.
4. Selecciona la pestaña Resumen de participantes para mostrar a las personas en este calendario.
5. Haz clic en el cuadro de la persona a la que deseas agregar (o quitar) horas de acumulación.
6. En el lado derecho, selecciona Mostrar opciones.
7. Selecciona el rango de fechas y la clasificación. La opción Hacer ajuste está disponible solo después de seleccionar la clasificación.
8. Haz clic en Hacer ajuste, selecciona la fecha para el ajuste de horas, el número de horas (incluye un signo menos (–) para restar horas), agrega un comentario (obligatorio) y selecciona el Motivo o Tipo de Transacción.
9. Cuando termines, haz clic en Guardar ajuste. Las horas se agregarán en el día de ajuste seleccionado y el agente recibirá una notificación.

Subir acumulaciones mediante importación de Excel

Importar acumulaciones mediante Importación de Excel (11:03)

Si tienes un sistema de acumulación existente para tiempo libre, puedes importar horas acumuladas o el saldo de horas acumuladas en CommunityWFM usando una hoja de cálculo de Excel. Una vez importado, seguirás la mayoría de los mismos pasos para identificar clasificaciones, crear políticas y crear particiones de calendario donde los agentes puedan enviar solicitudes de tiempo libre.

Hoja de cálculo de plantilla para acumulaciones

Hoja de cálculo de plantilla para saldos

Recordatorios:

• El ID del empleado debe coincidir exactamente, incluidos los ceros a la izquierda.
• Todas las clasificaciones deben coincidir exactamente.
• El motivo debe coincidir exactamente.
• Si es acumulación mensual, agrega una nueva fila para cada mes para cada agente (es decir, cada agente tendrá 12 filas). Para acumulación semanal, agrega una nueva fila para cada semana para cada agente (es decir, cada agente tendrá 52 filas).
• Guarda y luego cierra tu hoja de trabajo completada. Si la hoja de trabajo está abierta, no podrás importarla.

Al configurar la política de tiempo libre, selecciona No acumular horas - las transacciones de acumulación se originan desde una aplicación externa.

Luego, en el Calendario de Acumulación | Opciones de acumulación, sube la hoja de cálculo con las acumulaciones. Sube solo los saldos en el calendario de acumulaciones publicado.