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Los calendarios de acumulación monitorean la cantidad de tiempo que los agentes tienen en su "banco", y las particiones del calendario son donde los agentes hacen solicitudes de tiempo libre.
Los calendarios no pueden ser de más de un año, y la fecha de finalización debe ser posterior a la fecha de inicio.
Al nombrar tu Calendario de tiempo libre, sé lo más específico posible. Este nombre se usará en las notificaciones enviadas a los agentes y en los reportes. Por ejemplo, "Vacaciones 2023 Ene-Jun" en lugar de "tiempo libre del próximo año".
Calendarios de acumulación provisional
Los calendarios de acumulación provisional son donde se aplican las horas a los agentes. El calendario de acumulaciones provisional funciona de manera similar a los horarios provisionales: Una forma de probar el proceso de acumulación. El calendario provisional no es visible para los agentes y las horas no se aplican a los agentes hasta que publiques el calendario de acumulaciones provisional.
Configura tantos calendarios de acumulación provisional como necesites. Puedes crear un calendario de acumulaciones provisional a nivel de Empresa o a nivel de sitio, pero no a nivel de carpeta o actividad. Después de publicar, el vínculo entre el calendario provisional y el publicado se rompe, no puedes publicarlo de nuevo. Después de llegar a un momento en que no necesites revisar los archivos provisionales, puedes eliminarlos de manera segura.
La fecha de inicio de acumulación del calendario se establece a nivel del Modelo Empresarial (Configuración > Modelo Empresarial > Propiedades de la empresa > Mes y día de inicio del calendario de acumulación de tiempo libre), pero puedes seleccionar un año diferente a nivel del calendario.
Recordatorio: Una vez publicado, el calendario de acumulaciones provisional no se puede despublicar.
Configuración
1. Opciones de configuración
Haz clic aquí para crear un nuevo calendario de acumulaciones provisional.
Configura las propiedades básicas, seguridad y notificaciones personalizadas para este calendario de acumulaciones provisional.
2. Configuración básica del calendario
-
- Nombre del calendario: requerido.
- Por favor selecciona una Actividad del árbol: Nivel de empresa o nivel de sitio.
- Por favor selecciona la política de tiempo libre de la lista: selecciona de la lista de políticas previamente creadas.
- Selecciona el inicio del calendario de acumulación: el mes y el día se basan en el campo de fecha del calendario de acumulación de tiempo libre en el Modelo Empresarial y la configuración del sitio y no se pueden cambiar aquí.
Haz clic en Guardar para completar la configuración básica.
La seguridad y las notificaciones (parte de la configuración básica) pueden ser vistas y configuradas regresando al cuadro de Configuración Básica.
3. Seguridad
Configura los privilegios de seguridad asociados con este calendario de acumulaciones provisional, limitando quién puede verlo.
- Configura los permisos de seguridad: Confirma la información del usuario y el nombre del calendario.
- Haz clic en Continuar. Si no se establece ningún permiso, el calendario es accesible para todos los usuarios.
- Haz clic en el + verde para configurar el permiso de acceso.
Selecciona de la lista de personas, lista de grupos de la comunidad o por rol de usuario. Para cada uno, haz clic en Conceder acceso para permitir que esa persona, grupo o rol vea el calendario. Una vez seleccionado, desaparecerá de esta lista y aparecerá en la lista de Configurar permisos de seguridad, donde también mostrará el número de miembros y un enlace para ver quién está en el grupo. - Haz clic en la lupa para ver quién tiene acceso al calendario con la configuración actual. Si no hay configuraciones de seguridad, todos podrán ver el calendario.
- Haz clic en el globo para eliminar la configuración de seguridad actual. Necesitarás confirmar que deseas eliminar todas las configuraciones de seguridad.
4. Notificaciones
Si lo deseas, desactiva las notificaciones enviadas a los participantes cuando se publica el calendario.
Para editar las notificaciones: ve a Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Notificaciones > Selecciona Configurar detalles del evento por canal para mostrar la lista de todas las notificaciones y usa las flechas para expandir la lista.
Haz clic en Calendario de acumulación de tiempo libre publicado para expandir y ver la lista de notificaciones estándar. Selecciona Desactivar del menú desplegable para cualquier notificación que desees descontinuar de este calendario.
Tablas de acumulación
Aquí es donde generarás, importarás o revisarás las tablas de acumulación para los participantes incluidos en este calendario.
Crear totales iniciales de acumulación
El propósito de este paso es crear el número base de horas para cada persona en el calendario. La configuración de la Política de tiempo libre seleccionada genera los totales de acumulación base para cada participante adjunto a la política.
Si usas importación de Excel u otra fuente externa para acumulaciones: Aún crearás totales iniciales de acumulación y verificarás los totales de acumulación de los participantes de 0 horas. Esto creará el marcador de posición en el sistema para llenar con tus horas importadas.
Haz clic en Configurar y gestionar tablas de acumulación.
Haz clic en Crear totales iniciales de acumulación.
En la ventana emergente, haz clic en Generar totales base. Después de generar, haz clic en Descartar.
Verificar totales de acumulación de participantes
Verifica o ingresa los totales de acumulación de cada participante para este calendario de acumulación.
Haz clic en Verificar totales de acumulación de participantes.
Para cambiar la acumulación de una persona, haz clic en el botón de edición (lápiz). Nota: Si estás usando acumulaciones generadas por el sistema, el botón de edición no estará disponible, pero puedes agregar/quitar horas para un agente individual haciendo un ajuste manual.
Agrega el nuevo total de horas acumuladas para el período del calendario, selecciona si deseas verificar automáticamente el total, agrega un comentario (requerido) y Guarda.
Debes verificar cada clasificación si hay más de una para el agente. Si una está verificada y otra no, el banner será amarillo. Si ninguna está verificada, el banner es rojo. Cuando todas están verificadas, el banner es verde.
Para verificar todas las clasificaciones para todos los agentes usando la herramienta de Edición masiva:
- Verifica el total de horas de tiempo libre acumuladas para una clasificación seleccionada (luego elige la clasificación),
- Verifica el total de horas de acumulación de tiempo libre para todas las clasificaciones, o
- Edita el total de horas de tiempo libre acumuladas para una clasificación seleccionada.
Si has verificado las horas para un agente individual, ese agente no se incluirá en la edición masiva (ya que ya están verificados).
Recordatorios:
- Todos los agentes deben tener sus horas verificadas antes de que puedas pasar al siguiente paso de generar transacciones de acumulación.
- Después de verificar las acumulaciones, no puedes regresar a la sección de verificación.
Generar, importar o ingresar transacciones de acumulación
Esto determina con qué frecuencia y cuándo los participantes reciben su asignación de horas (anualmente, mensualmente o semanalmente), basado en las reglas de intervalo de la política de tiempo libre. Puedes generar transacciones de acumulación para todas las clasificaciones o solo para una clasificación seleccionada. Si hay un problema de redondeo, el exceso o déficit se asignará en la primera transacción de acumulación del año.
Para cada persona en la lista de participantes que forma parte de la política, esta es la transacción real para darle a la persona su tiempo.
Para cada clasificación haz clic en Seleccionar. Solo puedes hacer una clasificación a la vez. Puedes importar transacciones de acumulación desde Excel o usar la tasa de acumulación de la política en CommunityWFM, o CommunityWFM puede importar desde una conexión API.
Si anteriormente has generado o importado transacciones de acumulación para una clasificación, repetir este paso eliminará todas las transacciones existentes.
Importación de acumulaciones desde Excel
Consulta el artículo separado que cubre las importaciones de acumulaciones desde Excel.
Proveedor de Acumulación Nativo de Community
Haz clic en Seleccionar.
¿Qué participantes deseas incluir? Selecciona un grupo o selecciona individuos. Generar intervalos para un participante individual luego selecciona al(los) participante(s), o Generar intervalos para un grupo de participantes (todos los participantes en el calendario de acumulaciones provisional, por Actividad o Modelo Empresarial, por supervisor, o grupo de usuarios personalizado).
Haz clic en Generar acumulaciones.
Una marca verde indica éxito.
Cuando termines, cierra la ventana emergente. Una marca de verificación verde en la columna ¿Existen transacciones? confirma las transacciones.
Haz clic en Cancelar para regresar a la ventana de opciones de acumulación.
Editar transacciones de acumulación
Si es necesario, ajusta las transacciones de acumulación para tus clasificaciones de tiempo libre editando el libro mayor de transacciones individuales. No puedes eliminar una transacción, pero puedes hacer un ajuste para corregir errores.
- Haz clic en el nombre del agente.
- Haz clic en el nombre de la clasificación.
- Haz clic en Hacer ajuste.
En la ventana emergente, selecciona una fecha para la transacción.
Ingresa el número de horas a agregar o quitar. No se permiten horas parciales. Para quitar horas, incluye un signo menos.
Ingresa un comentario (razón por la cual se agregaron o quitaron horas). El comentario es obligatorio.
Selecciona el Motivo o Tipo de Transacción: Las opciones son Importación de acumulación, Horas acumuladas perdidas, Horas acumuladas transferidas, Acumulación de Community, Ajuste manual, Horas transferidas perdidas.
Haz clic en Guardar.
Informar y publicar
Puedes ejecutar una variedad de informes asociados con este calendario de acumulaciones provisional.
Informe por participante
Informa el resumen y las transacciones detalladas de cada participante para cada Clasificación de Tiempo Libre de los miembros.
Informe por Clasificación de Tiempo Libre
Informa el resumen y las transacciones detalladas de cada Clasificación de Tiempo Libre para cada participante miembro.
Publicar el calendario provisional
Cuando estés listo, publica el calendario para hacer que las horas acumuladas estén disponibles para solicitudes de tiempo libre. Al publicar, los agentes recibirán una notificación que incluye su número total de horas acumuladas.
Recordatorio: Una vez publicado, no puedes despublicar un calendario de acumulación. Asegúrate de confirmar todas las acumulaciones antes de publicar.
Haz clic en Publicar el calendario provisional.
Marca la casilla para confirmar que estás listo para publicar el calendario y entiendes que no puedes "despublicar" las acumulaciones.
Agrega cualquier comentario adicional, luego Selecciona las Clasificaciones de Tiempo Libre para publicar. El valor predeterminado es Todas las Clasificaciones de Tiempo Libre.
Haz clic en Siguiente.
Refina la selección de participantes o selecciona Publicar todo.
Cuando completes (las personas desaparecen de la lista), cierra la ventana.
Los agentes recibirán una notificación con su total de horas acumuladas.