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Este artículo te guiará a través de los pasos para configurar los ajustes de tiempo libre para nuevos agentes y agregar acumulaciones para usarlas al solicitar tiempo libre. Esto asume que has configurado correctamente las clasificaciones, políticas y calendarios (si los usas) para tu centro y has agregado al(los) agente(s) a CommunityWFM.

Tengo un nuevo agente. ¿Y ahora qué?

Asignar una política de tiempo libre

Completa este paso antes de agregar acumulaciones de tiempo libre. La política define las reglas de acumulación que se usarán al generar acumulaciones.

Para un agente

1. Navega al perfil del agente: Configuración > Personas y plantillas de agentes > Personas > Lista actual > Perfil personal > Configuración de tiempo libre (en la sección de Configuración avanzada).
2. En el cuadro de Política de tiempo libre, selecciona Configurar la política de tiempo libre.
3. En la ventana emergente, selecciona una política del menú desplegable.
4. Guarda.

*Si usas particiones de calendario, cambia la fuente de reglas de tiempo libre del agente mientras estás en su perfil.

Para múltiples agentes

1. Navega a Plan > Centro de tiempo libre > Configuración de tiempo libre > Políticas de tiempo libre.
2. Selecciona la política a la que deseas agregar personas.
3. Haz clic en Configurar participantes de la política en el cuadro de Participantes.
4. Haz clic en Agregar personas.
5. Elige a las personas que deseas incluir y luego haz clic en Incluir seleccionados.
6. Cierra la ventana Elegir participantes.
7. Cierra la ventana Personas asignadas actualmente.

Agregar tiempo acumulado

Para un agente

Este proceso agregará tiempo a una acumulación publicada.

1. Navega al perfil del agente.
2. Haz clic en Configurar ajustes de tiempo libre.
3. Haz clic en el cuadro Resumen de Clasificación de tiempo libre para el que deseas agregar tiempo.
4. En el informe de resumen de acumulación publicada, selecciona Mostrar opciones (arriba a la derecha) para abrir la ventana de opciones del informe.
5. Selecciona el período de acumulación si es diferente del predeterminado (año actual).
6. Haz clic en Hacer ajuste para agregar manualmente acumulaciones para este agente o si usas una tabla de acumulación (basada en la fecha de contratación/años de servicio) o subiendo a través de una hoja de Excel, haz clic en Generar transacciones de acumulación.

Hacer ajuste

1. Selecciona una fecha de ajuste.
2. Ingresa las horas de ajuste.
3. Ingresa un comentario de transacción (por ejemplo, Nueva Contratación).
4. Selecciona un motivo o tipo de transacción (por ejemplo, ajuste manual).
5. Haz clic en Guardar ajuste.

Generar transacciones de acumulación

Selecciona la fuente para las transacciones de acumulación.

Proveedor de Acumulación Nativa de Community: Si usas el Proveedor de Acumulación Nativa de Community, agregará las horas a la acumulación del agente cuando hagas clic en “Seleccionar”. La acumulación con este método se basa en el año de contratación y no tiene en cuenta meses/días. Si el nuevo agente es contratado a mitad de año, necesitarás hacer un ajuste manual para restar las horas acumuladas antes de la fecha real de contratación.

Importación de Excel: Si usas Excel, sigue el asistente para subir acumulaciones a través de una hoja de cálculo. Recordatorio: El formato de Excel es crítico, y el ID del empleado y las Clasificaciones deben coincidir exactamente para importar los datos con éxito.

Para múltiples agentes

Para crear acumulaciones para múltiples agentes, crea un nuevo calendario de acumulaciones provisional para los nuevos agentes.

Navega a Plan > Centro de tiempo libre > Calendarios de tiempo libre > Calendarios de acumulación provisional > Haz clic aquí para crear un nuevo calendario de acumulaciones provisional.

1. Ingresa un nombre y selecciona la Actividad.
2. Selecciona la política de tiempo libre.
3. Selecciona el inicio del calendario de acumulación si es diferente del año actual.
4. Guarda.

En el cuadro de Tablas de acumulación, haz clic en Configurar y gestionar tablas de acumulación.

1. Haz clic en Crear totales de acumulación iniciales.
2. En la ventana emergente, haz clic en Generar totales base. Si planeas subir usando Excel, esto creará un marcador de posición en la tabla para las acumulaciones.
3. Cuando termines, haz clic en Cerrar para cerrar la ventana emergente.
4. Haz clic en Verificar totales de acumulación de participantes.
5. Revisa y verifica los totales individuales o selecciona Edición masiva para verificar todos. Nota: Aunque esto muestra a todas las personas en la Actividad que están incluidas en la política, generará totales solo para las nuevas personas agregadas a la política.
6. Después de verificar, cierra la ventana.
7. Haz clic en Generar, importar o ingresar transacción de acumulación para generar los totales de acumulación verificados a los agentes.
8. Para cada clasificación, haz clic en Seleccionar.
9. Después de generar todas las transacciones de acumulación (marcas de verificación verdes), haz clic en Cancelar para cerrar la ventana emergente.
10. En el cuadro de Informe y Publicar, haz clic en Mostrar el informe y el cuadro de diálogo de opciones de publicación.
11. Haz clic en Publicar el calendario provisional.
12. Marca la casilla para indicar que entiendes que las acumulaciones no se pueden “despublicar”.
13. Haz clic en Siguiente.
14. Publica las acumulaciones para todos o un grupo seleccionado. La siguiente pantalla mostrará que no hay personas coincidentes para publicar porque acabas de publicarlas.
15. Cierra la ventana emergente.
16. Cierra la ventana emergente de opciones de Informe y publicación.
17. Después de publicar, los agentes recibirán un memo con la clasificación y el número de horas.

Cambiar la fuente de reglas de tiempo libre de un agente

Si estás usando particiones de calendario (ya sea para ofertas o selección abierta), cambia la fuente de reglas del agente a Reglas de partición de calendario. (Recordatorio: No puedes agregar nuevos agentes a un calendario de ofertas en curso).

Nota: Para convertir un gran grupo de agentes a reglas de partición de calendario, usa el asistente de sincronización.

1. Navega a Configuración > Personas y plantillas de agentes > Personas > Lista actual > Perfil personal > Configuración de tiempo libre (en la sección de Configuración avanzada).
2. Haz clic en Configurar ajustes de tiempo libre.
3. En Configuración general de tiempo libre, haz clic en Configurar ajustes básicos.
4. En la ventana emergente, selecciona Reglas de Partición de Calendario de Tiempo Libre del menú desplegable.
5. Selecciona si hay un retraso en la fecha de contratación para solicitudes de tiempo libre. Si es así, ingresa la fecha de vencimiento para el retraso de la fecha de contratación.
6. Guarda.

Agregar agentes a una partición de calendario

1. Navega a Plan > Centro de tiempo libre > Calendarios de tiempo libre > Particiones de calendario.
2. En el panel de navegación bajo Resumen del calendario de tiempo libre selecciona Participantes.
3. Haz clic en Agregar personas.
4. Selecciona cómo elegir participantes (por ejemplo, por Actividad, Grupo de Supervisores, Grupo de Usuarios Personalizado).
5. Haz clic en Elegir personas.
6. Selecciona a las personas para agregar al calendario y luego haz clic en Incluir seleccionados.
7. Cierra la ventana.