Avant de configurer les cumuls de congés, d'établir des politiques, de créer des calendriers, etc., il y a quelques paramètres à vérifier et ajuster dans le Modèle d'entreprise, les paramètres de l'application et les paramètres de profil d'agent.

Nous recommandons de compléter le questionnaire avancé de découverte des vacances pour vous aider à déterminer quelles fonctionnalités vous prévoyez d'utiliser.

Début du calendrier de cumul de PTO

Entrez la date de début du calendrier de cumul de PTO dans les Paramètres de base du Modèle d'entreprise (Paramètres > Modèle d'entreprise > Propriétés de l'entreprise) et vérifiez les paramètres au niveau du site/activité (Utiliser la valeur par défaut de l'activité parente ou sélectionnez une nouvelle date). Cette date sera utilisée pour déterminer quand les cumuls de congés commencent et quand ils sont appliqués. La date apparaîtra dans les propriétés du calendrier de cumul de travail, où vous pourrez modifier l'année, mais pas le jour/mois, qui sont définis dans les paramètres du Modèle d'entreprise.

Paramètres du Modèle d'entreprise

Niveau site/activité

Si différents sites au sein de votre organisation ont des dates de début de cumul différentes, vous pouvez changer la date de début pour chaque site dans les paramètres du modèle d'entreprise.

ou le Propriétés du calendrier de cumul de travail

Codes de plan d'action restreints

Si vous souhaitez empêcher les agents qui sont sous mesure disciplinaire ou nécessitant une formation supplémentaire de demander des congés, vous pouvez appliquer des plans d'action restreints (PAR) à des agents individuels. Cela n'inclut pas les nouvelles recrues qui sont en période d'essai (cela est couvert par une politique). Pour créer de nouveaux codes de raison : Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres des personnes > Codes de raison PAR d'agent. Appliquez les codes dans le profil d'un agent : Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Plans d'action restreints pour [nom de l'agent].

Services d'application

Service de surveillance de la partition du calendrier de PTO

Si vous prévoyez d'ouvrir automatiquement des partitions d'enchères, vous devez désigner un utilisateur impersonné dans les services d'application : Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services > Service de surveillance de la partition du calendrier de PTO > ID de l'utilisateur impersonné.

De plus, Service activé ? doit être réglé sur Oui.

Service de surveillance du calendrier de cumul de PTO publié

Si vous prévoyez d'utiliser le moteur de cumul du système, désignez le compte de service comme utilisateur impersonné dans les services d'application : Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services > Service de surveillance du calendrier de cumul de PTO > ID de l'utilisateur impersonné. De plus, Service activé ? doit être réglé sur Oui.

Service d'approbation automatique

Options de base

Si le système approuve les demandes de congés en fonction de vos règles, configurez les paramètres de service pour le Service d'approbation automatique. Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services > Service d'approbation automatique. Avec ce paramètre, les approbations et les refus proviendront du "système" au lieu d'une personne.

Le délai de traitement doit être réglé à 10 minutes.

Nombre de jours à l'avance

Si vous avez un calendrier pour l'année prochaine, par exemple, et que vous souhaitez que le service d'approbation automatique fonctionne pour approuver ou refuser des demandes en utilisant les règles de réduction, réglez le Nombre de jours à l'avance pour considérer les demandes d'événements pour couvrir la période du calendrier.

Options avancées

Demandes d'événements sur plusieurs jours

CommunityWFM peut être configuré pour que le service d'approbation automatique approuve les demandes sur plusieurs jours seulement si tous les jours sont valides. Lorsqu'il est sélectionné, si un jour échoue, la demande entière échoue. Lorsque le service évalue un événement sur plusieurs jours avec le paramètre “Oui, toutes les dates de la plage doivent être approuvées ensemble,” la demande est vue comme un bloc / une demande dans les rapports et dans le service d'approbation automatique. Si “Non, certaines des dates peuvent être approuvées et d'autres refusées,” les jours sont vus dans les rapports et dans le service d'approbation automatique comme des jours individuels.

Localisation du fuseau horaire

Voulez-vous localiser les heures de demande ? Les options sont Non, considérez les heures comme dans les versions antérieures de Community, cela utilisera le fuseau horaire par défaut du Modèle d'Entreprise, ou Oui, laissez-moi choisir quelle option de fuseau horaire utiliser pour l'Auto-Approve. Cela permet d'utiliser le fuseau horaire de l'agent lors de l'approbation automatique d'une demande de congé.

Si Oui, vous pouvez utiliser le fuseau horaire de l'entreprise tel que défini dans les propriétés de base du Modèle d'Entreprise, ou le fuseau horaire de l'agent demandeur.

Dans la plupart des cas, le fuseau horaire de la personne demandeuse fournira les résultats les plus précis pour le service d'approbation automatique.

Paramètres de l'agent

Classement par date d'embauche

Si la date d'embauche/les années de service d'un agent déterminent l'accumulation des heures de congé et/ou le classement basé sur l'ancienneté pour les offres de congé, il doit y avoir une date d'embauche dans le profil de l'agent.

Pour entrer une date d'embauche : Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Propriétés de base pour [nom] > Date d'embauche.

Profils de classement

Pour configurer les profils de classement : Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres des personnes > Profils de classement.

Si le classement est basé sur une date d'embauche de département différente de la date d'embauche de l'entreprise, vous pouvez ajouter une propriété personnalisée à utiliser pour le classement basé sur l'ancienneté.

1. Allez dans Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres des personnes > Propriétés personnalisées pour les personnes.
2. Créez une nouvelle propriété personnalisée pour la date d'embauche du département. Comme il s'agit d'un champ texte, entrez la date d'embauche sous la forme AAAAMMJJ pour garantir l'exactitude.
3. Après avoir configuré la propriété personnalisée, appliquez-la aux agents dans leur profil personnel : Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Propriétés personnalisées.

Classification des employés

Si vous avez des règles d'accumulation différentes pour les employés à temps partiel et à temps plein, assurez-vous d'avoir créé des classifications d'employés et que chaque employé a une classification d'employé désignée : Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Propriétés de base pour [nom de l'agent]. Ces classifications sont généralement créées lors de vos sessions de formation initiales CommunityWFM.

ID de l'employé

Si vous prévoyez d'importer des accumulations de congés à partir d'une source externe telle qu'une feuille de calcul Excel, il doit y avoir un contenu non dupliqué dans le champ ID de l'employé, c'est-à-dire un identifiant unique pour chaque agent. Ce champ doit correspondre exactement aux données de la source externe, y compris les zéros initiaux. Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Propriétés de base pour [nom de l'agent].

Source des règles de congé

Chaque agent aura une règle de paramètres de congé indiquée dans son profil : Paramètres > Modèles de personnes et d'agents > Personnes > Profil personnel > Paramètres de congé pour [nom] > Paramètres généraux de congé – Configurer les paramètres de base > Sélectionner la source des règles de congé :

• Règles Legacy AutoApprove
• Règles de partition de calendrier PTO

Le paramètre par défaut pour les mises à niveau 5.0 est les règles Legacy AutoApprove. Si vous allez exécuter des enchères, utiliser la liste d'attente ou utiliser une partition de calendrier, la source des règles de congé doit être Règles de partition de calendrier PTO et il doit y avoir un profil de classement qui peut être appliqué aux agents (comme l'ancienneté). Les agents avec Legacy AutoApprove comme source de règles seront listés comme Inéligibles pour participer à une partition de calendrier.

Règle des heures accumulées de l'agent

Si vous allez utiliser des accumulations de congés mais pas de partitions de calendrier et souhaitez que CommunityWFM valide le temps de congé accumulé avant d'approuver automatiquement les demandes de congé, assurez-vous d'activer la Règle des heures accumulées de l'agent. Plan > Tout sur les congés > Paramètres de congé > Paramètres des règles de congé | Règles Legacy AutoApprove.

Autres paramètres

Types d'événements

Créez/vérifiez tous les types d'événements que vous utiliserez dans vos classifications PTO, tels que Congés payés, Congés de maladie, Congé d'absence, etc. Les types d'événements sont généralement créés lors de vos sessions de formation initiales CommunityWFM. Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres des types d'événements > Types d'événements.

Événements spéciaux du calendrier

Vérifiez que vous avez configuré tous les événements spéciaux du calendrier (par exemple, les jours fériés lorsque le centre de contact est fermé). Ces événements peuvent être appliqués dans les règles des partitions de calendrier. Vous ne pouvez pas créer d'événements spéciaux directement dans les règles de partition de calendrier, alors complétez-les avant de configurer les partitions. Plan > Événements spéciaux du calendrier.

Règles

Vérifiez ou créez toutes les règles de réduction, de coupure et d'intervalle minimum de demande, que vous pouvez importer dans les partitions de calendrier. Vous pouvez également créer ces règles au sein d'une seule partition de calendrier.

Questionnaire avancé de découverte de vacances

Télécharger un formulaire PDF

Avant de configurer les fonctionnalités de demande de congé dans CommunityWFM, nous devons déterminer comment vous utiliserez l'application. Cela peut inclure des discussions avec les superviseurs, les RH, les analystes WFM et la direction. Planifier maintenant évitera d'avoir à faire des corrections fastidieuses plus tard.

CommunityWFM offre de nombreuses options pour s'adapter à un large éventail de possibilités. CommunityWFM sera-t-il la source d'enregistrement pour les accumulations de congés? Les agents à différents niveaux accumulent-ils des heures/jours de congé planifié (PTO) à des taux différents? Y a-t-il des compartiments différents pour le temps de maladie et le temps de vacances? Les différents départements partagent-ils les mêmes politiques, mais ont-ils des calendriers différents?

CommunityWFM peut le gérer, avec un peu de planification.

Nous avons conçu ce questionnaire comme point de départ pour la conversation et pour vous aider à recueillir les informations nécessaires pour mettre en œuvre avec succès les vacances avancées dans CommunityWFM 5.x. Vos réponses permettent au spécialiste de l'intégration de personnaliser la formation lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre ces fonctionnalités.

Comment utiliserez-vous les fonctionnalités de planification des vacances dans CommunityWFM?

☐ Aucun suivi des accumulations de PTO et aucune approbation automatique des demandes de congé. Suivi manuel des accumulations en dehors de CommunityWFM et approbation manuelle des demandes de congé dans CommunityWFM.

Cette option ne nécessite pas de configuration ou de planification supplémentaire. Les agents font des demandes de congé en utilisant le formulaire de demande de congé, les règles sont configurées pour ignorer les accumulations, et toutes les demandes sont mises en attente automatique pour être approuvées ou refusées plus tard par un superviseur.

☐ Aucun suivi des accumulations de PTO mais utilisation des règles d'approbation automatique du système pour approuver/refuser les demandes de congé.

CommunityWFM approuvera ou refusera automatiquement les demandes en fonction des règles établies pour les jours de blackout, les jours de brownout et les intervalles de demande minimum. Les agents font des demandes de congé en utilisant le formulaire de demande de congé, les règles sont configurées pour ignorer les accumulations de PTO, mais les règles pour les jours de blackout, les jours de brownout et l'intervalle de demande minimum sont en place et s'exécutent au moment de la demande de l'agent. Les agents peuvent consulter les règles et voir pourquoi une demande est approuvée ou refusée.

☐ Suivra les accumulations de PTO dans le système; peut ou non utiliser les règles d'approbation automatique pour approuver/refuser les demandes de congé.

Les agents peuvent consulter leur solde d'accumulation de PTO dans la feuille de calcul des congés et CommunityWFM déduira le temps lorsqu'un agent demande un congé en utilisant des événements désignés. Les accumulations peuvent être générées par le moteur d'accumulation de CommunityWFM ou téléchargées via Excel. Pour cette option, les classifications, y compris les types d'événements, doivent être configurées et incluses dans les politiques de PTO. Les agents sont ensuite assignés aux politiques.

Les options suivantes nécessitent que les règles de congé des agents soient définies sur « partition de calendrier ».

☐ Suivra l'utilisation des accumulations de PTO et créera des calendriers de sélection ouverts avec des règles pour approuver les demandes de congé.

Les calendriers permettent aux agents de voir le temps de congé disponible avant de faire une demande. 
Les calendriers permettent également l'option d'avoir une liste d'attente, donc si un agent retire un jour de congé précédemment demandé, le prochain agent sur la liste d'attente recevra une offre pour accepter ce jour.

☐ Suivra l'utilisation des accumulations de PTO et créera des calendriers d'enchères avec des règles.

Cette option nécessite des profils de classement des agents, qui sont utilisés pour déterminer l'ordre des enchères. Vous pouvez avoir des règles limitant la durée minimale et/ou maximale des demandes (par exemple, tout le monde doit demander au moins une semaine et pas plus de deux semaines lors du premier tour d'enchères), ainsi que plusieurs autres paramètres.

CommunityWFM suivra-t-il l'utilisation des heures de PTO des employés?

☐ Non

☐ Oui > les agents pourront voir leurs heures de PTO disponibles et planifiées dans leur feuille de calcul des congés.

CommunityWFM calculera-t-il les heures d'accumulation de PTO?

Y a-t-il différentes catégories de PTO (par exemple, vacances, maladie, jours discrétionnaires)?

Les événements de "retard" seront-ils imputés au PTO d'un agent?

À quelle fréquence les employés accumulent-ils du temps libre?

Tous les employés accumulent-ils la même quantité de PTO?

Le temps libre accumulé est-il proratisé pour les employés à temps partiel?

Y a-t-il d'autres catégories d'employés qui accumulent du temps libre?

Avez-vous une copie de l'horaire d'accumulation de l'entreprise?

Y a-t-il un maximum d'accumulation d'heures?