Comment créer et configurer un calendrier de congés à utiliser pour la sélection ouverte.
Créer une nouvelle partition de calendrier
Accédez à Plan, survolez Tout sur les congés, survolez calendriers de congés, puis cliquez sur Partitions de calendrier.
Cet écran affichera toutes les partitions de calendrier précédemment créées.
Pour en créer une nouvelle, sélectionnez Cliquez ici pour créer un nouveau calendrier de congés.
Nom : Obligatoire. Assurez-vous d'utiliser un nom descriptif et spécifique tel que Automne 2025 temps plein. Ce nom apparaîtra dans les rapports et dans les notifications aux agents.
Description : Optionnel.
Date de début du calendrier : Par défaut, la date d'aujourd'hui. La durée maximale pour un calendrier est d'un an.
Date de fin du calendrier (incluse) : Par défaut, un an après la date de début.
Inclure les transactions d'accumulation des jours précédant le début : Se réfère au début du calendrier. Par exemple, si votre calendrier commence le 6 janvier 2025 (lundi de votre semaine de travail), et que vos accumulations commencent le 1er janvier, vous incluriez les transactions pour 5 jours avant le début pour vous assurer qu'elles incluent ces accumulations.
Ignorer les transactions d'accumulation des jours précédant la fin : Si le calendrier se termine à une date après que des accumulations supplémentaires se produisent, vous pouvez indiquer au calendrier d'ignorer les jours à la fin lorsque des accumulations supplémentaires se produisent.
Type de sélection des participants : Sélectionnez Sélection ouverte dans le menu déroulant.
Inclure les accumulations antérieures lors de la validation des sélections de tours d'enchères : Cela permettra au calendrier d'inclure les heures reportées (si autorisé).
Rôle minimum pour voir les sélections de bloc et Sélection de profil de classement s'appliquent uniquement lors des enchères. Vous pouvez laisser les valeurs par défaut.
Restreindre les classifications de congés par type de shrinkage : Vous pouvez restreindre le calendrier à utiliser des classifications de congés avec shrinkage discrétionnaire, non discrétionnaire, ou les deux.
Après avoir fait toutes vos sélections, cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des classifications de congés
Cliquez sur Configurer les classifications de congés dans la tuile ou Classifications de congés dans le volet de navigation. La fenêtre contextuelle affiche toutes les classifications éligibles, basées sur les restrictions de shrinkage sélectionnées à l'étape précédente.
Configurer les classifications de congés pour ce calendrier de congés : Sélectionnez les classifications à inclure dans la partition de calendrier. Cela détermine les heures accumulées éligibles pour l'allocation au calendrier.
Cliquez sur Inclure pour chaque classification à inclure dans cette partition de calendrier.
Ajouter des participants
Cliquez sur Configurer les participants au calendrier dans la tuile ou Participants dans le volet de navigation.
Personnes actuellement assignées : Cliquez sur Ajouter des personnes pour sélectionner qui participera à ce calendrier de congés.
Vous pouvez sélectionner à partir du Modèle d'entreprise, du Groupe de superviseurs, du Groupe personnalisé, etc. Les agents avec une barre verte sont déjà inclus. Si une personne est indiquée comme Non éligible, vous ne pourrez pas l'inclure. Survolez Non éligible pour voir la raison.
Raisons pour lesquelles un agent peut ne pas être éligible :
- La source des règles de congés de l'agent est définie sur Règles d'approbation automatique héritées.
- L'agent est sur un plan d'activité restreint qui spécifie de ne pas autoriser les demandes de congés.
- L'agent participe à/est assigné à un autre calendrier de congés.
Cliquez sur Afficher la boîte de dialogue du flux de travail dans la tuile ou Navigation du flux de travail dans le volet de navigation pour passer à l'étape suivante.
Ajouter des règles
Vous pouvez importer des règles ou en configurer de nouvelles qui s'appliquent uniquement à ce calendrier. Vous pouvez importer la même règle dans plusieurs calendriers.
La feuille de calcul du calendrier de congés affiche un calendrier où vous pouvez ajouter des événements spéciaux tels que des jours fériés, ajouter, supprimer ou modifier des règles de congés (dates bloquées, dates restreintes ou règle d'intervalle de demande minimum), et confirmer vos sélections finales.
Événements spéciaux du calendrier
Importer des événements spéciaux du calendrier. Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux jours spéciaux directement au calendrier des règles de congés ; créez-les dans Plan > Événements spéciaux du calendrier puis importez-les dans la partition de calendrier ici.
Règles de congés
Vous pouvez ajouter des règles spécifiques qui s'appliqueront uniquement à ce calendrier. Vous pouvez importer des règles existantes ou créer de nouvelles règles. Remarque : Les règles créées dans un calendrier ne peuvent pas être exportées.
Importer
Cliquez sur chaque règle que vous souhaitez inclure, et elle sera immédiatement importée. Les règles déjà importées ne sont pas disponibles. Vous ne pouvez pas les "désimporter" ici. Pour supprimer des règles, allez à Modifier ou supprimer les règles de congés existantes du calendrier.
Une fois terminé, fermez cette fenêtre.
Appliquer Nouveau
Les règles ajoutées ici s'appliqueront uniquement à ce calendrier. Les options incluent les dates bloquées, les dates restreintes et les règles d'intervalle de demande minimum.
Pour chaque type de règle, vous pouvez changer à qui la règle s'applique en incluant ou en excluant des groupes d'utilisateurs ou restreindre l'application par Classification de congés ou type de shrinkage. Vous pouvez appliquer ces paramètres aux jours bloqués, aux jours restreints ou à l'intervalle de demande minimum.
Dates bloquées : Sélectionnez l'activité puis cliquez sur Choisir des dates pour lancer un calendrier de sélection.
Dates restreintes : Sélectionnez l'activité puis définissez les paramètres pour la date restreinte. Vous pouvez limiter par nombre de demandes, pourcentage du total des personnes, ou nombre fixe d'heures.
Modifier ou supprimer
C'est l'endroit pour supprimer ou modifier toute règle existante. Si vous ne voyez pas les règles récemment ajoutées, cliquez sur Actualiser.
Retournez à la page des règles pour voir le calendrier codé par couleur avec vos règles appliquées. Utilisez le menu en haut pour filtrer l'affichage afin de montrer ou cacher les différents types de règles. Vous pouvez filtrer par types de règles et afficher tout ou rien.
Réviser et confirmer
Vous devez confirmer vos règles avant de passer à l'étape suivante.
La fenêtre contextuelle montre le nombre de jours spéciaux, le nombre de règles de congé d'activité et le nombre de règles de congé de superviseur.
Cliquez sur Oui, confirmer ces paramètres pour accepter vos règles.
Ensuite, cliquez sur Afficher la boîte de dialogue du flux de travail.
Cliquez sur Passer à cette étape sous Rounds. Comme nous avons sélectionné la sélection ouverte, cela passera les rounds et vous amènera à l'option pour marquer le calendrier comme ouvert à la sélection.
Pour ouvrir le calendrier, cochez la case Oui, marquer le calendrier comme ouvert à la sélection et notifier les participants.
Vous pouvez sélectionner la date à laquelle la sélection ouverte se terminera ou laisser la date de fin par défaut du calendrier.
Cliquez sur Passer à la sélection ouverte.
Le calendrier est maintenant ouvert, et le système enverra une notification aux participants pour leur indiquer qu'ils peuvent procéder à leurs demandes de congé.