Comment créer une politique de congés avec des taux d'accumulation et des règles à assigner aux agents et à utiliser avec des partitions de calendrier (10:58).
Établissez des taux d'accumulation et des règles, et assignez les participants aux politiques de congés. Vous pouvez créer autant de politiques que nécessaire; cependant, un employé ne peut être dans qu'une seule politique. Les agents doivent faire partie d'une politique de congés pour appliquer les heures accumulées et participer aux partitions de calendrier (enchères et sélection ouverte).
Si vous ajoutez des accumulations via une importation Excel, vous créerez une politique qui inclut ce paramètre.
Configurez-en une nouvelle : Cliquez ici pour créer une nouvelle politique de congés.
Options de configuration de la politique de congés
Propriétés : Configurez les propriétés de base pour la politique de congés.
- Nom : (obligatoire) Limite de 50 caractères.
- Description : Optionnelle.
- Cliquez sur Enregistrer.
Classifications de congés
**Si vous téléchargez du temps accumulé via une application externe, c'est ici que vous configurerez le paramétrage.** Choisissez quelles classifications de congés inclure dans la politique de congés et définissez les règles d'accumulation pour chaque classification de membre. Les classifications de congés peuvent figurer dans plusieurs politiques de congés. Ces politiques sont globales mais les règles sont locales à la politique.
- Cliquez sur Configurer les classifications de congés. Toutes les classifications précédemment associées s'afficheront, ou Aucune classification n'est actuellement assignée à cette politique de congés.
- Cliquez sur Inclure les classifications de congés.
3. Cliquez sur Inclure pour chaque classification que vous souhaitez inclure dans cette politique ou sélectionnez Inclure toutes les classifications. Une fois sélectionnée, elle disparaîtra de la liste. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.
4. Ensuite, configurez chaque classification de congés pour cette politique de congés : Vous devez définir les règles à cette étape.
Cliquez sur Configurer pour ouvrir la feuille de travail de classification de la politique de congés pour chacune, une à la fois.
Les messages à l'écran et le code couleur confirment quelles sections sont complètes et lesquelles nécessitent une configuration supplémentaire.
Configurer les paramètres de base
Sélectionnez comment vous déterminerez le total des heures accumulées :
Ne pas accumuler d'heures – les transactions d'accumulation proviennent d'une application externe. Sélectionnez cette option si vous téléchargez du temps accumulé à l'aide d'un fichier Excel, d'une connexion API ou d'une autre source externe.
Spécifiez un nombre fixe d'heures de congés. Utilisez cette option si tout le monde dans cette politique reçoit un nombre fixe d'heures par période d'accumulation. Entrez le nombre fixe d'heures que tout le monde dans la politique recevra. Le défaut est le nombre d'heures entré lors de la configuration de la classification.
Utilisez un tableau d'accumulation basé sur les années de service : Si sélectionné, vous verrez la liste des tableaux d'accumulation. Cliquez sur Détails pour examiner le tableau d'accumulation. Cliquez sur Sélectionner pour appliquer le tableau d'accumulation à cette politique. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul tableau d'accumulation pour la politique. Le tableau sélectionné sera surligné en jaune.
Entrez un nombre spécifique d'heures de congés pour chaque participant (permet d'appliquer un nombre individuel d'heures pour chaque personne). Entrez le nombre d'heures par défaut à appliquer à chaque personne, le nombre maximum d'heures accumulées autorisées et le nombre minimum d'heures accumulées.
Autoriser les soldes négatifs pour cette classification ? Les agents peuvent-ils utiliser du temps non encore accumulé ? Par exemple, si un agent a 12 heures de vacances mais souhaite prendre 2 jours (16 heures) de congé et gagnera ce temps le mois suivant, est-ce autorisé ? Ce paramètre s'applique au service d'approbation automatique; une dérogation manuelle est possible.
- Non, les participants ne peuvent demander que les heures de congés disponibles.
- Oui, mais les participants ont une limite sur le nombre d'heures de congés négatives. Spécifiez le nombre maximum d'heures négatives autorisées.
- Oui, et la limite sur les heures négatives est égale aux heures de congés accumulées du participant. Se réfère à l'accumulation totale basée sur la politique d'accumulation (par exemple, un agent gagne un total de 80 heures pour l'année mais souhaite prendre les 80 heures en janvier. Cela est autorisé avec cette option).
Configurer les paramètres d'accumulation
Si vous utilisez une source externe pour les heures accumulées, cette section n'est pas nécessaire (et n'est pas disponible).
Quand commence la période d'accumulation ? Annuellement à une date fixe du calendrier. Tous les membres de cette politique sont sur la même période d'accumulation : la même date fixe du calendrier.
À quel rythme les heures s'accumulent-elles ? Sélectionnez un taux d'intervalle d'accumulation.
- Annuellement au début de la période d'accumulation.
- Mensuellement à un jour sélectionné du mois.
- Hebdomadairement à un jour sélectionné de la semaine.
Pour une accumulation bihebdomadaire, sélectionnez hebdomadaire et les accumulations se chargeront chaque semaine le jour sélectionné de la semaine.
Délai de date d'embauche
Pour les nouveaux employés, appliquez-vous un délai dans l'accumulation de temps de congé pendant la première année ? Si oui, spécifiez le nombre et l'intervalle (jours ou mois) de la période d'accumulation différée.
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Non, les nouveaux employés accumulent des heures tout comme les employés vétérans. Il n'y a pas de délai dans l'accumulation.
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Oui, retardez l'accumulation des heures pour les nouveaux employés, mais le total des heures accumulées reste inchangé. Par exemple, les employés gagnent une année complète de temps, mais ne peuvent pas prendre de congés pendant les six premiers mois.
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Oui, retardez l'accumulation des heures pour les nouveaux employés, et le total des heures accumulées reflète uniquement les intervalles admissibles. Les employés n'accumuleront aucune heure pendant la période de retard d'accumulation.
Si oui, Combien de temps retardez-vous l'accumulation des congés pour les nouveaux employés (à partir de la date d'embauche) ? Spécifiez le nombre de jours/mois.
Paramètres de report d'accumulation
Indiquez si et comment les heures accumulées se reportent dans les périodes d'accumulation suivantes.
Si vous utilisez une source externe pour les heures accumulées, comme une feuille de calcul Excel, cette section n'est pas nécessaire (et n'est pas disponible).
Permettez-vous le report des heures de congés accumulées ? Sélectionnez une politique de report.
Non, toutes les heures de congés disponibles sont perdues à la fin de la période d'accumulation. Utilisez-les ou perdez-les.
Oui, un nombre fixe d'heures accumulées disponibles peut être reporté à la période d'accumulation suivante. Spécifiez le nombre total d'heures autorisées.
Oui, un pourcentage des heures accumulées disponibles peut être reporté à la période d'accumulation suivante. Spécifiez le pourcentage d'heures autorisées. (1 %, 5 %, et par incréments de 5 % jusqu'à 100 %). Le pourcentage est basé sur le total des heures accumulées, pas le solde des heures restantes.
Les heures reportées expirent-elles un jour ? Cela n'apparaît que s'il y a des heures reportées (les heures ne sont pas perdues).
Les heures reportées n'expirent jamais.
Les heures reportées expirent à une date fixe. Spécifiez le nombre d'heures admissibles ainsi que le mois et le jour.
Les heures reportées expirent après une durée relative. Spécifiez les heures admissibles et combien de temps après la fin de la période d'accumulation les heures reportées sont disponibles.
Une fois terminé, vous pouvez fermer la feuille de classification de la politique de congés.
Retournez à la liste des classifications et configurez toutes les autres classifications pour cette politique. La coche verte ou le point d'exclamation jaune indique les classifications configurées — une coche verte si vous utilisez l'accumulation CommunityWFM ou un point d'exclamation jaune si vous utilisez une source externe pour l'accumulation.
Une fois terminé, cliquez sur Actualiser pour confirmer que toutes les classifications ont des règles définies. Lorsque toutes les classifications sont complètes, cliquez sur Fermer.
Participants
Choisissez les personnes qui participeront à cette politique de congés. Les personnes ne peuvent être que dans une seule politique et ne seront pas disponibles dans la liste pour être ajoutées à une autre politique.
Sélectionnez Configurer les participants à la politique.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Ajouter des personnes.
Choisissez les participants par activités dans le modèle d'entreprise, l'arborescence des superviseurs, le groupe d'utilisateurs personnalisé, ou choisissez manuellement les personnes.
Vous pouvez restreindre aux classifications d'employés (par exemple, temps plein, temps partiel).
Rappel : Vous ne pouvez pas ajouter une personne à plus d'un groupe de politique de congés.
Sélectionnez Inclure tout ou cliquez sur la ligne de chaque personne que vous souhaitez sélectionner, puis cliquez sur Inclure sélectionné. Les agents avec une bordure verte sont déjà inclus dans la politique. Une fois terminé, fermez cette fenêtre.
Après avoir sélectionné tous les participants souhaités, cliquez sur Fermer.