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Les calendriers d'accumulation surveillent le temps que les agents ont dans leur « banque », et les partitions du calendrier sont là où les agents font leurs demandes de congés.
Les calendriers ne peuvent pas dépasser un an, et la date de fin doit être après la date de début.
Lors de la nomination de votre calendrier de congés, soyez aussi précis que possible. Ce nom sera utilisé dans les notifications envoyées aux agents et dans les rapports. Par exemple, « Vacances 2023 Jan-Juin » au lieu de « congés de l'année prochaine ».
Calendriers d'accumulation provisoire
Les calendriers d'accumulation provisoire sont là où les heures sont appliquées aux agents. Le calendrier d'accumulation provisoire fonctionne de manière similaire aux horaires provisoires : une façon de tester le processus d'accumulation. Le calendrier provisoire n'est pas visible pour les agents et les heures ne sont pas appliquées aux agents tant que vous n'avez pas publié le calendrier d'accumulation provisoire.
Configurez autant de calendriers d'accumulation provisoire que nécessaire. Vous pouvez créer un calendrier d'accumulation provisoire au niveau de l'entreprise ou au niveau du site, mais pas au niveau d'un dossier ou d'une activité. Après publication, le lien entre le calendrier provisoire et le calendrier publié est rompu, vous ne pouvez pas le publier à nouveau. Une fois que vous n'avez plus besoin de revoir les fichiers provisoires, vous pouvez les supprimer en toute sécurité.
La date de début d'accumulation du calendrier est définie au niveau du modèle d'entreprise (Paramètres > Modèle d'entreprise > Propriétés de l'entreprise > Mois et jour de début du calendrier d'accumulation de congés), mais vous pouvez sélectionner une année différente au niveau du calendrier.
Rappel : Une fois publié, le calendrier d'accumulation provisoire ne peut pas être dépublié.
Configuration
1. Options de configuration
Cliquez ici pour créer un nouveau calendrier d'accumulation provisoire.
Configurez les propriétés de base, la sécurité et les notifications personnalisées pour ce calendrier d'accumulation provisoire.
2. Paramètres de base du calendrier
-
- Nom du calendrier : obligatoire.
- Veuillez sélectionner une activité dans l'arborescence : niveau entreprise ou niveau site.
- Veuillez sélectionner la politique de congés dans la liste : sélectionnez dans la liste des politiques précédemment créées.
- Sélectionnez le début du calendrier d'accumulation : le mois et le jour sont basés sur le champ de date du calendrier d'accumulation de congés dans le modèle d'entreprise et la configuration du site et ne peuvent pas être modifiés ici.
Cliquez sur Enregistrer pour compléter la configuration de base.
La sécurité et les notifications (faisant partie de la configuration de base) peuvent être consultées et configurées en revenant à la tuile de configuration de base.
3. Sécurité
Configurez les privilèges de sécurité associés à ce calendrier d'accumulation provisoire, limitant qui peut le voir.
- Configurer les autorisations de sécurité : Confirmez les informations de l'utilisateur et le nom du calendrier.
- Cliquez sur Continuer. Si aucune autorisation n'est définie, le calendrier est accessible à tous les utilisateurs.
- Cliquez sur le + vert pour configurer l'autorisation d'accès.
Sélectionnez dans la liste des personnes, la liste des groupes communautaires ou par rôle de l’utilisateur. Pour chacun, cliquez sur Accorder l'accès pour permettre à cette personne, ce groupe ou ce rôle de voir le calendrier. Une fois sélectionné, il disparaîtra de cette liste et apparaîtra dans la liste Configurer les autorisations de sécurité, où il affichera également le nombre de membres et un lien pour voir qui est dans le groupe. - Cliquez sur la loupe pour voir qui a accès au calendrier avec les paramètres actuels. S'il n'y a pas de paramètres de sécurité, tout le monde pourra voir le calendrier.
- Cliquez sur le globe pour supprimer les paramètres de sécurité actuels. Vous devrez confirmer que vous souhaitez supprimer tous les paramètres de sécurité.
4. Notifications
Si vous le souhaitez, désactivez les notifications envoyées aux participants lorsque le calendrier est publié.
Pour modifier les notifications : allez dans Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Notifications > Sélectionnez Configurer les détails de l'événement par canal pour afficher la liste de toutes les notifications et utilisez les flèches pour développer la liste.
Cliquez sur Calendrier d'accumulation de congés publié pour développer et voir la liste des notifications standard. Sélectionnez Désactiver dans le menu déroulant pour celles que vous souhaitez interrompre pour ce calendrier.
Tableaux d'accumulation
C'est ici que vous allez générer, importer ou réviser les tableaux d'accumulation pour les participants inclus dans ce calendrier.
Créer les totaux d'accumulation initiaux
Le but de cette étape est de créer le nombre d'heures de base pour chaque personne dans le calendrier. Les paramètres de la politique de congés sélectionnée génèrent les totaux d'accumulation de base pour chaque participant attaché à la politique.
Si vous utilisez l'importation Excel ou une autre source externe pour les accumulations : Vous créerez toujours les totaux d'accumulation initiaux et vérifierez les totaux d'accumulation des participants de 0 heure. Cela créera l'espace réservé dans le système pour remplir avec vos heures importées.
Cliquez sur Configurer et gérer les tableaux d'accumulation.
Cliquez sur Créer les totaux d'accumulation initiaux.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Générer les totaux de base. Après la génération, cliquez sur Fermer.
Vérifier les totaux d'accumulation des participants
Vérifiez ou entrez les totaux d'accumulation de chaque participant pour ce calendrier d'accumulation.
Cliquez sur Vérifier les totaux d'accumulation des participants.
Pour modifier l'accumulation d'une personne, cliquez sur le bouton d'édition (crayon). Remarque : Si vous utilisez des accumulations générées par le système, le bouton d'édition ne sera pas disponible, mais vous pouvez ajouter/supprimer des heures pour un agent individuel en effectuant un ajustement manuel.
Ajoutez le nouveau total des heures accumulées pour la période du calendrier, sélectionnez si vous souhaitez vérifier automatiquement le total, ajoutez un commentaire (obligatoire), et Enregistrer.
Vous devez vérifier chaque classification s'il y en a plus d'une pour l'agent. Si une est vérifiée et une non vérifiée, la bannière sera jaune. Si aucune n'est vérifiée, la bannière est rouge. Lorsque toutes sont vérifiées, la bannière est verte.
Pour vérifier toutes les classifications pour tous les agents en utilisant l'outil Édition en masse :
- Vérifiez le total des heures de congés accumulées pour une classification sélectionnée (puis choisissez la classification),
- Vérifiez le total des heures de congés accumulées pour toutes les classifications, ou
- Modifiez le total des heures de congés accumulées pour une classification sélectionnée.
Si vous avez vérifié les heures pour un agent individuel, cet agent ne sera pas inclus dans la modification en masse (car il est déjà vérifié).
Rappels :
- Tous les agents doivent avoir leurs heures vérifiées avant de pouvoir passer à l'étape suivante de génération des transactions d'accumulation.
- Après avoir vérifié les accumulations, vous ne pouvez pas revenir à la section de vérification.
Générer, importer ou saisir des transactions d'accumulation
Cela détermine à quelle fréquence et quand les participants reçoivent leur allocation d'heures (annuellement, mensuellement ou hebdomadairement), selon les règles d'intervalle de la politique de congés. Vous pouvez générer des transactions d'accumulation pour toutes les classifications ou seulement une classification sélectionnée. S'il y a un problème d'arrondi, le surplus ou le déficit sera alloué dans la première transaction d'accumulation de l'année.
Pour chaque personne de la liste des participants qui fait partie de la politique, c'est la transaction réelle pour donner à la personne son temps.
Pour chaque classification, cliquez sur Sélectionner. Vous ne pouvez faire qu'une classification à la fois. Vous pouvez importer des transactions d'accumulation depuis Excel ou utiliser le taux d'accumulation de la politique dans CommunityWFM, ou CommunityWFM peut importer via une connexion API.
Si vous avez déjà généré ou importé des transactions d'accumulation pour une classification, répéter cette étape supprimera toutes les transactions existantes.
Importation Excel des accumulations
Voir l'article séparé couvrant les importations d'accumulations Excel.
Fournisseur d'accumulation natif de Community
Cliquez sur Sélectionner.
Quels participants souhaitez-vous inclure ? Sélectionnez un groupe ou sélectionnez des individus. Générez des intervalles pour un participant individuel puis sélectionnez le(s) participant(s), ou Générez des intervalles pour un groupe de participants (tous les participants dans le calendrier d'accumulation provisoire, par Activité ou Modèle d'Entreprise, par superviseur, ou groupe d'utilisateurs personnalisé).
Cliquez sur Générer les accumulations.
Une coche verte indique le succès.
Une fois terminé, fermez la fenêtre contextuelle. Une coche verte dans la colonne Transactions existantes ? confirme les transactions.
Cliquez sur Annuler pour revenir à la fenêtre des options d'accumulation.
Modifier les transactions d'accumulation
Si nécessaire, peaufinez les transactions d'accumulation pour vos classifications de congés en modifiant le registre des transactions individuelles. Vous ne pouvez pas supprimer une transaction, mais vous pouvez faire un ajustement pour apporter des corrections.
- Cliquez sur le nom de l'agent.
- Cliquez sur le nom de la classification.
- Cliquez sur Faire un ajustement.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez une date pour la transaction.
Entrez le nombre d'heures à ajouter ou à retirer. Pas d'heures partielles autorisées. Pour retirer des heures, incluez un signe moins.
Entrez un commentaire (raison pour laquelle les heures ont été ajoutées ou retirées). Le commentaire est requis.
Sélectionnez le Motif ou Type de Transaction : Les options sont Importation d'accumulation, Heures accumulées perdues, Report d'heures accumulées, Accumulation Community, Ajustement manuel, Report d'heures perdues.
Cliquez sur Enregistrer.
Rapporter et publier
Vous pouvez exécuter une variété de rapports associés à ce calendrier d'accumulation provisoire.
Rapport par participant
Rapportez le résumé et les transactions détaillées de chaque participant pour chaque classification de congés membre.
Rapport par classification de congés
Rapportez le résumé et les transactions détaillées de chaque classification de congés pour chaque participant membre.
Publier le calendrier provisoire
Lorsque vous êtes prêt, publiez le calendrier pour rendre les heures accumulées disponibles pour les demandes de congés. Lors de la publication, les agents recevront une notification incluant leur nombre total d'heures accumulées.
Rappel : Une fois publié, vous ne pouvez pas dépublier un calendrier d'accumulation. Assurez-vous de confirmer toutes les accumulations avant de publier.
Cliquez sur Publier le calendrier provisoire.
Cochez la case pour confirmer que vous êtes prêt à publier le calendrier et comprenez que vous ne pouvez pas "dépublier" les accumulations.
Ajoutez tout commentaire supplémentaire, puis Sélectionnez les classifications de congés à publier. Par défaut, toutes les classifications de congés.
Cliquez sur Suivant.
Affinez la sélection des participants ou sélectionnez Publier tout.
Une fois terminé (les personnes disparaissent de la liste), fermez la fenêtre.
Les agents recevront une notification avec leur total d'heures accumulées.