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Cet article vous guidera à travers les étapes de configuration des paramètres de congés pour les nouveaux agents et l'ajout d'accumulations pour les demandes de congés. Cela suppose que vous avez correctement configuré les classifications, les politiques et les calendriers (si utilisés) pour votre centre et que vous avez ajouté l'agent ou les agents à CommunityWFM.

J'ai un nouvel agent. Que faire maintenant ?

Attribuer une politique de congés

Complétez cette étape avant d'ajouter des accumulations de congés. La politique définit les règles d'accumulation qui seront utilisées lors de la génération des accumulations.

Pour un agent

1. Accédez au profil de l'agent : Paramètres > Personnes & modèles d'agents > Personnes > Liste actuelle > Profil personnel > Paramètres de congés (dans la section Configuration avancée).
2. Dans la tuile Politique de congés, sélectionnez Configurer la politique de congés.
3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez une politique dans le menu déroulant.
4. Enregistrez.

*Si vous utilisez des partitions de calendrier, changez la source des règles de congés de l'agent pendant que vous êtes dans leur profil.

Pour plusieurs agents

1. Accédez à Planifier > Centre des congés > Paramètres de congés > Politiques de congés.
2. Sélectionnez la politique à laquelle vous souhaitez ajouter des personnes.
3. Cliquez sur Configurer les participants à la politique dans la tuile Participants.
4. Cliquez sur Ajouter des personnes.
5. Choisissez les personnes que vous souhaitez inclure puis cliquez sur Inclure les sélectionnés.
6. Fermez la fenêtre Choisir les participants.
7. Fermez la fenêtre Personnes actuellement assignées.

Ajouter du temps accumulé

Pour un agent

Ce processus ajoutera du temps à une accumulation publiée.

1. Accédez au profil de l'agent.
2. Cliquez sur Configurer les paramètres de congés.
3. Cliquez sur la tuile Résumé de la classification des congés pour laquelle vous souhaitez ajouter du temps.
4. Dans le rapport de résumé des accumulations publiées, sélectionnez Afficher les options (en haut à droite) pour lancer la fenêtre des options de rapport.
5. Sélectionnez la période d'accumulation si elle diffère de la valeur par défaut (année en cours).
6. Cliquez sur Faire un ajustement pour ajouter manuellement des accumulations pour cet agent ou si vous utilisez un tableau d'accumulation (basé sur la date d'embauche/années de service) ou un téléchargement via une feuille Excel, cliquez sur Générer des transactions d'accumulation.

Faire un ajustement

1. Sélectionnez une date d'ajustement.
2. Entrez les heures d'ajustement.
3. Entrez un commentaire de transaction (par exemple, Nouvelle embauche).
4. Sélectionnez une raison ou un type de transaction (par exemple, ajustement manuel).
5. Cliquez sur Enregistrer l'ajustement.

Générer des transactions d'accumulation

Sélectionnez la source des transactions d'accumulation.

Fournisseur d'accumulation natif de Community : Si vous utilisez le fournisseur d'accumulation natif de Community, il ajoutera les heures à l'accumulation de l'agent lorsque vous cliquez sur « Sélectionner ». L'accumulation avec cette méthode est basée sur l'année d'embauche et ne tient pas compte des mois/jours. Si le nouvel agent est embauché en milieu d'année, vous devrez faire un ajustement manuel pour soustraire les heures accumulées avant la date réelle d'embauche.

Importation Excel : Si vous utilisez Excel, suivez l'assistant pour télécharger les accumulations via une feuille de calcul. Rappel : Le format de l'Excel est crucial, et l'ID de l'employé et les classifications doivent correspondre exactement pour importer les données avec succès.

Pour plusieurs agents

Pour créer des accumulations pour plusieurs agents, créez un nouveau calendrier d'accumulation provisoire pour les nouveaux agents.

Accédez à Planifier > Centre des congés > Calendriers de congés > Calendriers d'accumulation provisoire > Cliquez ici pour créer un nouveau calendrier d'accumulation provisoire.

1. Entrez un nom et sélectionnez l'Activité.
2. Sélectionnez la politique de congés.
3. Sélectionnez le début du calendrier d'accumulation si différent de l'année en cours.
4. Enregistrez.

Dans la tuile Tableaux d'accumulation, cliquez sur Configurer et gérer les tableaux d'accumulation.

1. Cliquez sur Créer les totaux d'accumulation initiaux.
2. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Générer les totaux de base. Si vous prévoyez de télécharger en utilisant Excel, cela créera un espace réservé dans le tableau pour les accumulations.
3. Une fois terminé, cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre contextuelle.
4. Cliquez sur Vérifier les totaux d'accumulation des participants.
5. Examinez et vérifiez les totaux individuels ou sélectionnez Modifier en masse pour vérifier tous. Remarque : Bien que cela montre toutes les personnes dans l'Activité qui sont incluses dans la politique, cela générera des totaux uniquement pour les nouvelles personnes ajoutées à la politique.
6. Après vérification, fermez la fenêtre.
7. Cliquez sur Générer, importer ou entrer une transaction d'accumulation pour générer les totaux d'accumulation vérifiés pour les agents.
8. Pour chaque classification, cliquez sur Sélectionner.
9. Après avoir généré toutes les transactions d'accumulation (coches vertes), cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre contextuelle.
10. Dans la tuile Rapport et publication, cliquez sur Afficher le rapport et les options de publication.
11. Cliquez sur Publier le calendrier provisoire.
12. Cochez la case pour indiquer que vous comprenez que les accumulations ne peuvent pas être « dépubliées ».
13. Cliquez sur Suivant.
14. Publiez les accumulations pour tous ou un groupe sélectionné. L'écran suivant montrera qu'il n'y a pas de personnes correspondantes à publier car vous venez de les publier.
15. Fermez la fenêtre contextuelle.
16. Fermez la fenêtre contextuelle Rapport et publication.
17. Après la publication, les agents recevront une note avec la classification et le nombre d'heures.

Changer la source des règles de congés d'un agent

Si vous utilisez des partitions de calendrier (pour les offres ou la sélection ouverte), changez la source des règles de l'agent en Règles de partition de calendrier. (Rappel : Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux agents à un calendrier d'offres en cours).

Remarque : Pour convertir un grand groupe d'agents en règles de partition de calendrier, utilisez l'assistant de synchronisation.

1. Accédez à Paramètres > Personnes & modèles d'agents > Personnes > Liste actuelle > Profil personnel > Paramètres de congés (dans la section Configuration avancée).
2. Cliquez sur Configurer les paramètres de congés.
3. Dans Paramètres généraux de congés, cliquez sur Configurer les paramètres de base.
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Règles de partition de calendrier de congés dans le menu déroulant.
5. Sélectionnez s'il y a un délai de date d'embauche pour les demandes de congés. Si Oui, entrez la date d'expiration pour le délai de date d'embauche.
6. Enregistrez.

Ajouter des agents à une partition de calendrier

1. Accédez à Planifier > Centre des congés > Calendriers de congés > Partitions de calendrier.
2. Dans le volet de navigation sous Aperçu du calendrier de congés, sélectionnez Participants.
3. Cliquez sur Ajouter des personnes.
4. Sélectionnez comment choisir les participants (par exemple, par Activité, Groupe de superviseurs, Groupe d'utilisateurs personnalisé).
5. Cliquez sur Choisir des personnes.
6. Sélectionnez les personnes à ajouter au calendrier puis cliquez sur Inclure les sélectionnés.
7. Fermez la fenêtre.