Acumulação: Na central de folgas, os agentes acumulam horas para usar em seus pedidos de folga do trabalho.
Como criar tabelas de acumulação de folgas para folgas a serem usadas com férias avançadas (2:40).
Como você adicionará tempo de folga acumulado ao CommunityWFM?
- O CommunityWFM calculará e será a fonte principal de acumulações de folga.
- Carregar horas acumuladas de outra fonte (por exemplo, uma planilha Excel).
- Conexão API (via fornecedor terceirizado).
- Ajustes manuais para agentes individuais.
As acumulações são como transações bancárias: O saldo é calculado como resultado de transações anteriores.
Utilização das Tabelas de acumulação do CommunityWFM
O CommunityWFM pode determinar o número de horas acumuladas que cada pessoa recebe semanalmente, mensalmente ou anualmente com base no seu número de anos de serviço. Para usar este método de acumulação, cada pessoa deve ter uma data de contratação em seu perfil de agente.
Este método suporta saldos negativos, transferências (com ou sem expirações) e atrasos na data de contratação.
Configure uma tabela de acumulação para cada categoria de funcionário com diferentes taxas de acumulação. Por exemplo, se funcionários isentos e não isentos com o mesmo número de anos de serviço acumulam folgas em taxas diferentes, você criará duas tabelas de acumulação. Dentro de cada tabela, você fornece o número de horas ganhas para cada conjunto de anos de serviço. Por exemplo, se agentes em tempo integral ganham 80 horas de férias por ano no primeiro ano, 96 horas por ano nos anos 2–4, e 112 horas por ano após 5 anos, você criará três etapas de acumulação dentro de uma tabela de acumulação.
Configurar uma nova tabela de acumulação
Passo 1: Propriedades básicas
Configure uma nova: Clique aqui para criar uma nova tabela de acumulação.
- Insira um nome (limite de 50 caracteres)
- A descrição é opcional (limite de 255 caracteres)
- Clique em Salvar.
Passo 2: Intervalos
Clique em Nova etapa de acumulação
Defina a quantidade de tempo ganho em horas com base nos anos de serviço. Os cálculos dentro do CommunityWFM são baseados no ano da data de contratação no perfil de cada agente.
Anos de serviço: Selecione no menu suspenso. Os intervalos de serviço vão de menos de um ano a mais de 40 anos em anos inteiros apenas; não são permitidos anos parciais/decimais. Adicione um novo intervalo (etapa de acumulação) para cada limite de tempo de serviço com uma taxa de acumulação diferente.
Por exemplo: Se um funcionário ganha 8 horas por mês no primeiro ano, depois 12 horas por mês no segundo ano, e depois 16 horas por mês por mais de quatro anos—
- Selecione Menos de um ano e insira 96 como o Total anual de acumulação (em horas) (8 horas x 12 meses). Clique em OK.
- Adicione uma Nova etapa de acumulação.
- Selecione 1+ anos e insira 144 como o Total anual de acumulação (em horas) (12 horas x 12 meses).
- Clique em OK.
- Adicione uma Nova etapa de acumulação.
- Selecione 4+ anos e insira 192 como o Total anual de acumulação (em horas) (16 horas x 12 meses).
- Clique em OK.
Quando terminar, clique no link Tabelas de acumulação para retornar à lista de tabelas de acumulação ou em Configurações de folga para ir para o próximo passo (Classificações de folga).
Ajuste manual para agentes individuais
Adicionar horas para novos contratados, adicionar horas para alguém que tem um aniversário de data de contratação no meio do ano, remover horas se alguém tirou folga sem usar o CommunityWFM, dar tempo de férias bônus a um funcionário de alto desempenho, são algumas das razões pelas quais você pode precisar adicionar ou remover horas do tempo acumulado de um funcionário.
Existem três lugares onde você pode adicionar ou remover tempo da escala de um agente: nas configurações de folga do agente em seu perfil, em um calendário de acumulação provisório (se ainda não foi publicado), e em um calendário de acumulação publicado.
Os agentes devem fazer parte de uma Política de Folga para aplicar horas acumuladas.
Ajustar manualmente horas nas configurações de folga do perfil pessoal
- Navegue até as configurações de folga do funcionário: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Configurações de folga para [nome do agente].
- Selecione a Classificação de Folga à qual você deseja adicionar ou remover tempo. O ajuste deve ser feito para um período de tempo de calendário ativo (não fechado) e o funcionário deve estar incluído na partição do calendário.
- Selecione Mostrar opções.
- Na seção Editar e revisar opções, selecione o período de acumulação para o ajuste, observando o intervalo de datas elegível.
- Clique em Fazer ajuste.
- Na seção expandida, insira a data, o número de horas a adicionar ou remover (inclua um – para subtrair horas), um comentário, e selecione o Motivo ou tipo de transação.
- Clique em Salvar ajuste.
Sua transação aparecerá no livro de registros de tempo acumulado do funcionário.
Ajustar manualmente horas em um calendário de acumulação PROVISÓRIO
Use este método apenas se o calendário de acumulação ainda não foi publicado.
Vá para o calendário de acumulação provisório.
- Abra o calendário selecionado.
- Vá para Configurar e gerenciar tabelas de acumulação.
- Selecione Editar transações de acumulação.
- Clique no nome do agente.
- Clique na Classificação de Folga selecionada para expandir a lista de transações.
- Clique em Fazer ajuste (à direita acima da tabela de transações).
- Na janela pop-up, insira uma data para o ajuste. A data deve estar dentro dos limites do calendário.
- Insira o número de horas a adicionar ou remover (inclua um sinal de menos (–) para subtrair horas).
- Insira um comentário sobre a transação (obrigatório).
- Selecione um motivo para a transação.
- Salvar.
Ajustar manualmente horas em um calendário PUBLICADO
- Vá para o calendário de acumulação publicado.
- No lado direito, selecione Mostrar Opções para expandir as opções do menu.
- Na parte inferior da tela de opções, selecione Relatório de transações de acumulação publicadas. Filtre conforme necessário e clique em Aplicar opções.
- Selecione a guia Resumo do participante para exibir as pessoas neste calendário.
- Clique no bloco da pessoa para quem você deseja adicionar (ou remover) horas de acumulação.
- No lado direito, selecione Mostrar Opções.
- Selecione o intervalo de datas e a classificação. A opção Fazer ajuste está disponível apenas após selecionar a classificação.
- Clique em Fazer ajuste, selecione a data para o ajuste de horas, o número de horas (inclua um sinal de menos (–) para subtrair horas), adicione um comentário (obrigatório) e selecione o Motivo ou Tipo de Transação.
- Quando terminar, clique em Salvar ajuste. As horas serão adicionadas no dia de ajuste selecionado e o agente receberá uma notificação.
Carregar acumulações via importação do Excel
Importando acumulações via Importação do Excel (11:03)
Se você tem um sistema de acumulação existente para folgas, pode importar horas acumuladas ou saldo de horas acumuladas para o CommunityWFM usando uma planilha do Excel. Uma vez importado, você seguirá a maioria dos mesmos passos para identificar classificações, criar políticas e criar partições de calendário onde os agentes podem enviar solicitações de folga.
Planilha modelo para acumulações
Lembretes:
- O ID do funcionário deve corresponder exatamente, incluindo zeros à esquerda.
- Todas as classificações devem corresponder exatamente.
- O motivo deve corresponder exatamente.
- Se for acumulação mensal, adicione uma nova linha para cada mês para cada agente (ou seja, cada agente terá 12 linhas). Para acumulação semanal, adicione uma nova linha para cada semana para cada agente (ou seja, cada agente terá 52 linhas).
- Salve e feche sua planilha concluída. Se a planilha estiver aberta, você não poderá importá-la.
Ao configurar a política de folgas, selecione Não acumular horas - as transações de acumulação se originam de um aplicativo externo.
Em seguida, no Calendário de Acumulação | Opções de Acumulação, carregue a planilha com as acumulações. Carregue apenas saldos no calendário de acumulação publicado.