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Os calendários de acumulação monitoram a quantidade de tempo que os agentes têm em seu "banco", e as partições do calendário são onde os agentes fazem pedidos de folga.
Os calendários não podem ter mais de um ano, e a data de término deve ser posterior à data de início.
Ao nomear seu Calendário de Folga, seja o mais específico possível. Este nome será usado nas notificações enviadas aos agentes e nos relatórios. Por exemplo, "Férias 2023 Jan-Jun" em vez de "folgas do próximo ano".
Calendários de acumulação provisórios
Os calendários de acumulação provisórios são onde as horas são aplicadas aos agentes. O calendário de acumulação provisório funciona de maneira semelhante às escalas provisórias: uma forma de testar o processo de acumulação. O calendário provisório não é visível para os agentes e as horas não são aplicadas aos agentes até que você publique o calendário de acumulação provisório.
Configure quantos calendários de acumulação provisórios forem necessários. Você pode criar um calendário de acumulação provisório no nível da Empresa ou no nível do site, mas não no nível de pasta ou atividade. Após a publicação, o vínculo entre o calendário provisório e o publicado é quebrado, você não pode publicá-lo novamente. Após atingir um momento em que não precisará mais revisar os arquivos provisórios, você pode excluí-los com segurança.
A data de início da acumulação do calendário é definida no nível do Modelo Empresarial (Configurações > Modelo Empresarial > Propriedades da Empresa > Mês e dia de início do calendário de acumulação de folga), mas você pode selecionar um ano diferente no nível do calendário.
Lembrete: Uma vez publicado, o calendário de acumulação provisório não pode ser despublicado.
Configuração
1. Opções de configuração
Clique aqui para criar um novo calendário de acumulação provisório.
Configure as propriedades básicas, segurança e notificações personalizadas para este calendário de acumulação provisório.
2. Configurações básicas do calendário
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- Nome do calendário: obrigatório.
- Por favor, selecione uma Atividade da árvore: Nível da Empresa ou nível do site.
- Por favor, selecione a política de folga da lista: selecione da lista de políticas previamente criadas.
- Selecione o início do calendário de acumulação: mês e dia são baseados no campo de data do calendário de acumulação de folga no Modelo Empresarial e configuração do site e não podem ser alterados aqui.
Clique em Salvar para completar a configuração básica.
A segurança e as notificações (parte da configuração básica) podem ser visualizadas e configuradas retornando ao bloco de Configuração Básica.
3. Segurança
Configure privilégios de segurança associados a este calendário de acumulação provisório, limitando quem pode visualizá-lo.
- Configure permissões de segurança: Confirme as informações do usuário e o nome do calendário.
- Clique em Continuar. Se nenhuma permissão for definida, o calendário estará acessível a todos os usuários.
- Clique no + verde para configurar a permissão de acesso.
Selecione da lista de pessoas, lista de grupos da comunidade ou por função do usuário. Para cada um, clique em Conceder acesso para permitir que essa pessoa, grupo ou função visualize o calendário. Uma vez selecionado, ele desaparecerá desta lista e aparecerá na lista Configurar permissões de segurança, onde também exibirá o número de membros e um link para ver quem está no grupo. - Clique na lupa para ver quem tem acesso ao calendário com as configurações atuais. Se não houver configurações de segurança, todos poderão visualizar o calendário.
- Clique no globo para remover as configurações de segurança atuais. Você precisará confirmar que deseja remover todas as configurações de segurança.
4. Notificações
Se desejar, desative as notificações enviadas aos participantes quando o calendário for publicado.
Para editar as notificações: vá para Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Notificações > Selecione Configurar detalhes do evento por canal para exibir a lista de todas as notificações e use as setas para expandir a lista.
Clique em Calendário de Acumulação de Folga Publicado para expandir e ver a lista de notificações padrão. Selecione Desativar no menu suspenso para qualquer uma que você deseje descontinuar deste calendário.
Tabelas de acumulação
É aqui que você irá gerar, importar ou revisar as tabelas de acumulação para os participantes incluídos neste calendário.
Criar totais iniciais de acumulação
O objetivo desta etapa é criar o número base de horas para cada pessoa no calendário. As configurações da Política de Folga selecionada geram os totais de acumulação base para cada participante vinculado à política.
Se estiver usando importação do Excel ou outra fonte externa para acumulações: Você ainda criará totais iniciais de acumulação e verificará os totais de acumulação dos participantes de 0 horas. Isso criará o espaço reservado no sistema para preencher com suas horas importadas.
Clique em Configurar e gerenciar tabelas de acumulação.
Clique em Criar totais iniciais de acumulação.
Na janela pop-up, clique em Gerar totais base. Após gerar, clique em Dispensar.
Verificar totais de acumulação dos participantes
Verifique ou insira os totais de acumulação de cada participante para este calendário de acumulação.
Clique em Verificar totais de acumulação dos participantes.
Para alterar a acumulação de uma pessoa, clique no botão de edição (lápis). Nota: Se você estiver usando acumulações geradas pelo sistema, o botão de edição não estará disponível, mas você pode adicionar/remover horas para um agente individual fazendo um ajuste manual.
Adicione o novo total de horas acumuladas para o período do calendário, selecione se deseja verificar automaticamente o total, adicione um comentário (obrigatório) e Salve.
Você deve verificar cada classificação se houver mais de uma para o agente. Se uma estiver verificada e outra não, o banner ficará amarelo. Se nenhuma estiver verificada, o banner será vermelho. Quando todas estiverem verificadas, o banner será verde.
Para verificar todas as classificações para todos os agentes usando a ferramenta Edição em massa:
- Verifique o total de horas de folga acumuladas para uma classificação selecionada (depois escolha a classificação),
- Verifique o total de horas de folga acumuladas para todas as classificações, ou
- Edite o total de horas de folga acumuladas para uma classificação selecionada.
Se você verificou as horas de um agente individual, esse agente não será incluído na edição em massa (pois já está verificado).
Lembretes:
- Todos os agentes devem ter suas horas verificadas antes que você possa passar para a próxima etapa de geração de transações de acumulação.
- Após verificar as acumulações, você não poderá retornar à seção de verificação.
Gerar, importar ou inserir transações de acumulação
Isso determina com que frequência e quando os participantes recebem sua alocação de horas (anualmente, mensalmente ou semanalmente), com base nas regras de intervalo da política de folgas. Você pode gerar transações de acumulação para todas as classificações ou apenas para uma classificação selecionada. Se houver um problema de arredondamento, o excesso ou a falta será alocado na primeira transação de acumulação do ano.
Para cada pessoa na lista de participantes que faz parte da política, esta é a transação real para dar à pessoa seu tempo.
Para cada classificação, clique em Selecionar. Você só pode fazer uma classificação por vez. Você pode importar transações de acumulação do Excel ou usar a taxa de acumulação da política no CommunityWFM, ou o CommunityWFM pode importar de uma conexão API.
Se você já gerou ou importou transações de acumulação para uma classificação, repetir esta etapa removerá todas as transações existentes.
Importação de acumulações do Excel
Consulte o artigo separado sobre importações de acumulação do Excel.
Provedor Nativo de Acumulação do Community
Clique em Selecionar.
Quais participantes você deseja incluir? Selecione um grupo ou selecione indivíduos. Gere intervalos para um participante individual e depois selecione o(s) participante(s), ou Gere intervalos para um grupo de participantes (todos os participantes no calendário de acumulação provisório, por Atividade ou Modelo Empresarial, por supervisor ou grupo de usuários personalizado).
Clique em Gerar acumulações.
Um cheque verde indica sucesso.
Quando terminar, feche a janela pop-up. Uma marca de verificação verde na coluna Transações existem? confirma as transações.
Clique em Cancelar para retornar à janela de opções de acumulação.
Editar transações de acumulação
Se necessário, ajuste as transações de acumulação para suas classificações de folga editando o livro razão de transações individuais. Você não pode remover uma transação, mas pode fazer um ajuste para corrigir.
- Clique no nome do agente.
- Clique no nome da classificação.
- Clique em Fazer ajuste.
Na janela pop-up, selecione uma data para a transação.
Insira o número de horas para adicionar ou remover. Não são permitidas horas parciais. Para remover horas, inclua um sinal de menos.
Insira um comentário (razão pela qual as horas foram adicionadas ou removidas). Comentário é obrigatório.
Selecione o Motivo ou Tipo de Transação: As opções são Importação de acumulação, Horas acumuladas perdidas, Rollover de horas acumuladas, Acumulação do Community, Ajuste manual, Rollover de horas perdidas.
Clique em Salvar.
Relatar e publicar
Você pode executar uma variedade de relatórios associados a este calendário de acumulação provisório.
Relatório por participante
Relate o resumo e as transações detalhadas de cada participante para cada classificação de folga do membro.
Relatório por Classificação de Folga
Relate o resumo e a transação detalhada de cada Classificação de Folga para cada participante membro.
Publicar o calendário provisório
Quando estiver pronto, publique o calendário para tornar as horas acumuladas disponíveis para solicitações de folga. Ao publicar, os agentes receberão uma notificação que inclui seu número total de horas acumuladas.
Lembrete: Uma vez publicado, você não pode cancelar a publicação de um calendário de acumulação. Certifique-se de confirmar todas as acumulações antes de publicar.
Clique em Publicar o calendário provisório.
Marque a caixa para confirmar que você está pronto para publicar o calendário e entende que não pode "despublicar" as acumulações.
Adicione quaisquer comentários adicionais, depois Selecione as Classificações de Folga para publicar. O padrão é Todas as Classificações de Folga.
Clique em Próximo.
Refine a seleção de participantes ou selecione Publicar todos.
Quando concluído (as pessoas desaparecem da lista), feche a janela.
Os agentes receberão uma notificação com seu total de horas acumuladas.