Accumulation : Dans le centre des congés, les agents accumulent des heures à utiliser dans leurs demandes de congés.

Comment créer des tableaux d'accumulation de congés pour les congés à utiliser avec les vacances avancées (2:40).

Comment ajouter du temps de congé accumulé à CommunityWFM ?

• CommunityWFM calculera et sera la source principale des accumulations de congés.
• Téléchargez les heures accumulées à partir d'une autre source (par exemple, une feuille de calcul Excel).
• Connexion API (via un fournisseur tiers).
• Ajustements manuels pour les agents individuels.

Les accumulations sont comme des transactions bancaires : Le solde est calculé en fonction des transactions antérieures.

Utilisation des tableaux d'accumulation de CommunityWFM

CommunityWFM peut déterminer le nombre d'heures accumulées que chaque personne reçoit chaque semaine, mois ou année en fonction de son nombre d'années de service. Pour utiliser cette méthode d'accumulation, chaque personne doit avoir une date d'embauche dans son profil d'agent.

Cette méthode prend en charge les soldes négatifs, les reports (avec ou sans expiration) et les délais de date d'embauche.

Configurez un tableau d'accumulation pour chaque catégorie d'employé avec des taux d'accumulation différents. Par exemple, si les employés exemptés et non exemptés avec le même nombre d'années de service accumulent des congés à des taux différents, vous créerez deux tableaux d'accumulation. Dans chaque tableau, vous indiquez le nombre d'heures gagnées pour chaque ensemble d'années de service. Par exemple, si les agents à temps plein gagnent 80 heures de vacances par an la première année, 96 heures par an pour les années 2 à 4, et 112 heures par an après 5 ans, vous créerez trois étapes d'accumulation dans un tableau d'accumulation.

Configurer un nouveau tableau d'accumulation

Étape 1 : Propriétés de base

Configurez un nouveau : Cliquez ici pour créer un nouveau tableau d'accumulation.

1. Entrez un nom (limite de 50 caractères)
2. La description est facultative (limite de 255 caractères)
3. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Intervalles

Cliquez sur Nouvelle étape d'accumulation

Définissez le montant de temps gagné en heures en fonction des années de service. Les calculs dans CommunityWFM sont basés sur l'année de la date d'embauche dans le profil de chaque agent.

Années de service : Sélectionnez dans le menu déroulant. Les intervalles de service vont de moins d'un an à plus de 40 ans en années complètes seulement ; pas d'années partielles/décimales autorisées. Ajoutez un nouvel intervalle (étape d'accumulation) pour chaque limite de durée de service avec un taux d'accumulation différent.

Par exemple : Si un employé gagne 8 heures par mois la première année, puis 12 heures par mois la deuxième année, puis 16 heures par mois pour plus de quatre ans—

1. Sélectionnez Moins d'un an et entrez 96 comme Accumulation annuelle totale (en heures) (8 heures x 12 mois). Cliquez sur OK.
2. Ajoutez une Nouvelle étape d'accumulation.
3. Sélectionnez 1+ ans et entrez 144 comme Accumulation annuelle totale (en heures) (12 heures x 12 mois).
4. Cliquez sur OK.
5. Ajoutez une Nouvelle étape d'accumulation.
6. Sélectionnez 4+ ans et entrez 192 comme Accumulation annuelle totale (en heures) (16 heures x 12 mois).
7. Cliquez sur OK.

Une fois terminé, cliquez sur le lien Tableaux d'accumulation pour revenir à la liste des tableaux d'accumulation ou sur Paramètres des congés pour passer à l'étape suivante (Classifications de congés).

Ajustement manuel pour les agents individuels

Ajouter des heures pour les nouvelles recrues, ajouter des heures pour quelqu'un qui a un anniversaire de date d'embauche en milieu d'année, retirer des heures si quelqu'un a pris des congés sans utiliser CommunityWFM, donner du temps de vacances supplémentaire à un employé performant, sont quelques-unes des raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'ajouter ou de retirer des heures du temps accumulé d'un employé.

Il y a trois endroits où vous pouvez ajouter ou retirer du temps de l'horaire d'un agent : à partir des paramètres de congés d'un agent dans son profil, à partir d'un calendrier d'accumulation provisoire (s'il n'a pas encore été publié), et à partir d'un calendrier d'accumulation publié.

Les agents doivent faire partie d'une politique de congés pour appliquer les heures accumulées.

Ajuster manuellement les heures dans les paramètres de congés personnels du profil

1. Accédez aux paramètres de congés de l'employé : Paramètres > Personnes & modèles d'agents > Personnes > Profil personnel > Paramètres de congés pour [nom de l'agent].
2. Sélectionnez la classification de congés à laquelle vous souhaitez ajouter ou retirer du temps. L'ajustement doit être effectué pour une période de calendrier active (non fermée) et l'employé doit être inclus dans la partition du calendrier.
3. Sélectionnez Afficher les options.
4. Dans la section Modifier et réviser les options, sélectionnez la période d'accumulation pour l'ajustement, en notant la plage de dates éligibles.
5. Cliquez sur Faire un ajustement.
6. Dans la section élargie, entrez la date, le nombre d'heures à ajouter ou retirer (incluez un – pour soustraire des heures), un commentaire, et sélectionnez la raison ou le type de transaction.
7. Cliquez sur Enregistrer l'ajustement.

Votre transaction apparaîtra dans le registre du temps accumulé de l'employé.

Ajuster manuellement les heures dans un calendrier d'accumulation provisoire

Utilisez cette méthode uniquement si le calendrier d'accumulation n'a pas encore été publié.

Accédez au calendrier d'accumulation provisoire.

1. Ouvrez votre calendrier sélectionné.
2. Accédez à Configurer et gérer les tableaux d'accumulation.
3. Sélectionnez Modifier les transactions d'accumulation.
4. Cliquez sur le nom de l'agent.
5. Cliquez sur la classification de congés sélectionnée pour développer la liste des transactions.
6. Cliquez sur Faire un ajustement (à droite au-dessus du tableau des transactions).
7. Dans la fenêtre contextuelle, entrez une date pour l'ajustement. La date doit être dans les limites du calendrier.
8. Entrez le nombre d'heures à ajouter ou retirer (incluez un signe moins (–) pour soustraire des heures).
9. Entrez un commentaire concernant la transaction (obligatoire).
10. Sélectionnez une raison pour la transaction.
11. Enregistrez.

Ajuster manuellement les heures dans un calendrier publié

1. Allez au calendrier d'accumulation publié.
2. À droite, sélectionnez Afficher les options pour développer les options du menu.
3. En bas de l'écran des options, sélectionnez Rapport des transactions d'accumulation publiées. Filtrez selon vos besoins, puis cliquez sur Appliquer les options.
4. Sélectionnez l'onglet Résumé des participants pour afficher les personnes dans ce calendrier.
5. Cliquez sur la vignette de la personne à qui vous souhaitez ajouter (ou retirer) des heures d'accumulation.
6. À droite, sélectionnez Afficher les options.
7. Sélectionnez la plage de dates et la classification. L'option Faire un ajustement est disponible uniquement après avoir sélectionné la classification.
8. Cliquez sur Faire un ajustement, sélectionnez la date pour l'ajustement des heures, le nombre d'heures (incluez un signe moins (–) pour soustraire des heures), ajoutez un commentaire (obligatoire), et sélectionnez la Raison ou le Type de transaction.
9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer l'ajustement. Les heures seront ajoutées le jour de l'ajustement sélectionné et l'agent recevra une notification.

Télécharger les accumulations via l'importation Excel

Importer des accumulations via l'importation Excel (11:03)

Si vous avez un système d'accumulation existant pour les congés, vous pouvez importer les heures accumulées ou le solde des heures accumulées dans CommunityWFM en utilisant une feuille de calcul Excel. Une fois importé, vous suivrez la plupart des mêmes étapes pour identifier les classifications, créer des politiques et créer des partitions de calendrier où les agents peuvent soumettre des demandes de congés.

Modèle de feuille de calcul pour les accumulations

Modèle de feuille de calcul pour les soldes

Rappels :

• L'ID de l'employé doit correspondre exactement, y compris les zéros initiaux.
• Toutes les classifications doivent correspondre exactement.
• La raison doit correspondre exactement.
• Si accumulation mensuelle, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque mois pour chaque agent (c'est-à-dire, chaque agent aura 12 lignes). Pour une accumulation hebdomadaire, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque semaine pour chaque agent (c'est-à-dire, chaque agent aura 52 lignes).
• Enregistrez, puis fermez votre feuille de calcul complétée. Si la feuille de calcul est ouverte, vous ne pourrez pas l'importer.

Lors de la configuration de la politique de congés, sélectionnez Ne pas accumuler d'heures - les transactions d'accumulation proviennent d'une application externe.

Ensuite, dans le Calendrier d'accumulation | Options d'accumulation, téléchargez la feuille de calcul avec les accumulations. Téléchargez uniquement les soldes dans le calendrier d'accumulation publié.