Comment planifier une mise à niveau vers CommunityWFM 5.x.
Avant de mettre à niveau CommunityWFM 5.x
Avant l'installation, votre chef de projet discutera d'un plan de transition. Cela inclura
- Accès à votre système (si applicable)
- Préparation du système selon les nouvelles spécifications documentées du système.
- Canaux de notification utilisés
- Moment de la transition vers 5.x
Rappels
Les données des profils Excel ne seront pas transférées
Si vous utilisez des profils Excel pour les prévisions de travail, les données de ces profils ne seront plus disponibles dans CommunityWFM 5.x. Vous devrez recréer les profils même s'ils semblent toujours présents. Il n'y a pas de données dans les tableaux.
Navigateur – IE n'est pas pris en charge
Internet Explorer n'est plus pris en charge et ne fonctionnera pas avec CommunityWFM 5.x. Microsoft Edge est le navigateur préféré.
Vidage du cache
Prévoyez de vider le cache de votre navigateur avant de commencer avec le nouveau CommunityWFM. Cela améliorera votre expérience 5.x.
Application mobile
Si vous utilisez Community Everywhere, encouragez tout le monde à mettre à jour vers la dernière version de l'application mobile depuis l'Apple App Store ou Google Play.
Vacances avancées
CommunityWFM 5.x introduit une nouvelle méthode de demande de congé pour les agents qui s'aligne avec l'introduction du module de vacances avancées. Si désiré, les agents pourront toujours demander des congés en utilisant le mode hérité sans les améliorations de vacances avancées. Voir Congés – Un guide pour les agents pour des informations complètes.
Service d'approbation automatique
Les règles doivent être activées pour que le service d'approbation automatique valide les demandes des agents avec à la fois le système hérité et la nouvelle partition de calendrier.
- Si vous utilisez des règles de partition de calendrier, la règle des heures accumulées de l'agent sera activée par défaut.
- Dans la source des règles d'approbation automatique héritée, la règle des heures accumulées de l'agent est désactivée par défaut.
Si vous utilisez des accumulations dans CommunityWFM — que ce soit le système d'accumulation natif ou un téléchargement depuis une source externe — activez la règle des heures accumulées de l'agent si vous souhaitez que le service d'approbation automatique valide les demandes de congé des agents par rapport à leur temps accumulé lorsque la demande est soumise en utilisant le mode hérité (Plan > Demandes de congé) au lieu de la nouvelle feuille de congé.
Conseils de navigation nouveaux pour 5.x
Afficher / Masquer les options
Sur certaines pages, il y a un nouveau bouton Afficher les options en haut à droite de la page. Cliquer sur le bouton lance un menu déroulant pour faire des sélections supplémentaires, telles que la sélection de dates et de paramètres pour un rapport. Cliquez sur Appliquer les options en bas pour compléter l'action. Pour fermer le menu, cliquez sur Masquer les options en haut de la fenêtre.
Développer / Réduire les tuiles
À côté de votre nom se trouve un bouton vert +/- . Cliquez dessus pour développer ou réduire les tuiles sur la page. Une fois sélectionnés, les paramètres seront conservés pour toutes les pages jusqu'à ce que vous cliquiez à nouveau sur le bouton +/-.
Modifications en attente
En haut de certaines pages, vous pouvez voir un petit cercle avec PC (=changements en attente). Si l'icône devient orange et affiche un nombre rouge, cela signifie qu'il y a un changement en attente pour la page. Le nombre rouge indique le nombre de changements en attente. Relancez le rapport ou actualisez la page pour voir les changements.
Volet de navigation gauche ouvert et fermé.
Cliquez sur cette icône pour ouvrir ou fermer le volet de navigation gauche.
Nouveaux thèmes de bureau
Prêt pour une nouvelle tenue pour accompagner votre mise à niveau ? De nouvelles couleurs sont disponibles dans les thèmes de bureau. Cliquez sur votre nom et visitez Personnaliser votre bureau pour explorer les nouvelles options.
Photos de profil des agents
En utilisant l'application Community Everywhere, les agents peuvent prendre un selfie à utiliser comme photo de profil (après approbation du superviseur/administrateur). Dans l'application, allez à Aide/À propos et cliquez sur l'icône Modifier sous la photo.
Intégration du calendrier
Les agents peuvent exporter un lien iCal vers leur calendrier personnel Outlook ou Google depuis CommunityWFM pour voir les horaires et les événements. Visitez Propriétés > Appareils et Copier le lien iCal.
Résumé de l'adhérence
Pour voir les nouvelles données de résumé de l'adhérence, vous devez d'abord exécuter l'utilitaire de résumé des données. Pour l'exécuter, allez à Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Utilitaire de résumé des données. Entrez une plage de dates jusqu'à 90 jours, puis cliquez sur Générer les résultats du résumé. Assurez-vous également que le service de résumé de l'adhérence à l'horaire est activé. Les couleurs correspondent au pourcentage d'adhérence : rouge < 65 % ; orange 65–74 % ; jaune 75–89 % ; vert > 90 %.
Résumé de l'adhérence des agents
Les agents ont maintenant leur propre tableau de bord d'adhérence, qu'ils peuvent ajouter à leur page d'accueil pour voir les données de résumé pour hier, hebdomadaire (total sur 7 jours) et mensuel (du premier du mois à aujourd'hui) des scores d'adhérence. Ils ont également un nouveau rapport de résumé de l'adhérence à l'horaire des agents.
Où puis-je trouver… ?
Bien que la structure du menu soit essentiellement la même, certains éléments ont été déplacés.
Événements de congé (Rapport de détail des événements)
Dans les versions précédentes de CommunityWFM, le rapport de détail des événements fournissait un endroit pour filtrer les demandes de congé et approuver, refuser ou changer les demandes de congé actuelles en attente. CommunityWFM 5.x combine les rapports détaillés et de résumé, permettant une meilleure performance et efficacité.
Pour accéder à ce rapport, allez à Plan > Tout sur les congés > Rapports de congé. Cela limitera le rapport aux événements de congé.
Alternativement, allez à Rapport > Horaire publié > Résumé des événements publiés > sélectionnez l'activité.
- Selon le rapport que vous exécutez, filtrez-le par site, superviseur ou groupe d'utilisateurs personnalisé.
- Entrez votre plage de dates.
- Cliquez sur Appliquer les options en bas.
- Cliquez sur le filtre en haut du rapport Afficher les détails de l'événement.
Ceci est similaire aux versions précédentes des demandes de congé, avec l'ajout du bouton de validation.
Ajout de congés pour les agents
Dans la version 4.4, le chemin du menu était Plan > Demandes de congé > Nouvel événement.
Dans la version 5.x, allez à Plan > Toutes les options de congé > Événements de congé et les options ont changé. Vous pouvez maintenant Créer des événements de congé planifiés, Créer des événements de congé récurrents, ou Créer des événements intrajournaliers.
Événements de congé planifiés : Se réfère à des événements d'une demi-journée, d'une journée ou de plusieurs jours, validés en temps réel selon des règles désignées et pouvant être approuvés ou refusés par le moteur de règles. Il y a une option pour approuver tous les jours ensemble ou indépendamment – approuver certains jours et pas d'autres. Les types d'événements disponibles diffèrent selon le rôle, les agents ne voyant que les événements nécessitant l'approbation d'un superviseur.
Événements de congé récurrents : Se réfère à des événements d'une journée ou de plusieurs jours, avec une heure de début et de fin désignée, avec une plage de dates possible longue, et un modèle de récurrence quotidien ou des jours spécifiés de la semaine. Les événements de ce type ne sont pas évalués par le moteur de règles en temps réel, et vous ne pouvez pas spécifier si vous souhaitez approuver tous les jours ensemble ou indépendamment. Les types d'événements disponibles diffèrent selon le rôle, les agents ne voyant que les événements nécessitant l'approbation d'un superviseur. Ces événements peuvent inclure des congés, un service militaire, etc.
Événements intrajournaliers : Pour un événement d'une seule journée et sans modèle de récurrence, par exemple, une réunion ad hoc ou un agent est malade.