Comment créer et modifier des ensembles de pauses.

Vous devrez créer un ensemble de pauses pour chaque durée de quart qui nécessite une pause et/ou un dîner. Il doit y avoir un ensemble de pauses appliqué pour qu'une pause/dîner soit accordé dans un horaire.

CommunityWFM peut définir des fenêtres d'optimisation (ensembles de pauses) afin que les temps de pauses et de dîners aient du sens selon vos règles (par exemple, ne pas avoir une pause 15 minutes avant la fin d'un quart).

• Un ensemble de pauses est une fenêtre de temps prédéfinie que CommunityWFM utilisera pour trouver le meilleur moment pour les pauses et les dîners en fonction des prévisions des besoins en personnel.
  Par exemple : Si un agent travaille un quart de 8 ½ heures, quand CommunityWFM doit-il créer la première pause, le dîner et la deuxième pause ? 
• Tout d'abord, vous devez définir les fenêtres de temps (ou opportunités). 
• Nous devons créer un ensemble de pauses pour chaque durée de quart mais pas pour chaque quart.

Étape par étape

Paramètres> Modèles d'horaires> Ensembles de pauses

1. Sélectionnez Cliquez ici pour créer un nouvel ensemble de pauses. 

Pour un quart de 8 1/2 heures (un des horaires les plus courants – 8 heures de temps payé et une pause déjeuner non payée de 30 minutes) : 

Étape 1 : Propriétés de base :

1. Pour la convention de nommage, nommez-le ce qu'il est, par exemple, « Quart de 08.5 heures ».
2. Enregistrez. 

Conseil de pro : Nommez vos ensembles de pauses avec la durée en premier, en incluant un zéro devant pour les durées de moins de 10 heures. Lorsque vous ouvrez la liste des ensembles de pauses, ils seront triés de la durée de quart la plus courte à la plus longue.

Exemple

Quart de 04 heures

Quart de 06 heures (dîner)

Quart de 06 heures (sans dîner)

Quart de 08,5 heures

Quart de 12,5 heures

Étape 2 : Configurer les intervalles hors téléphone : nous permet de créer les trois intervalles—Pause, Dîner et Pause.

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Nom : par exemple, 1re pause.
3. Durée (minutes) : Donnez-lui une durée : 15 minutes ? Les pauses sont programmées à un intervalle de 15 minutes.
4. Début précoce et Début tardif : Quelle est l'heure la plus tôt à laquelle une pause peut commencer après le début d'un quart ? Quelle est l'heure la plus tardive à laquelle une pause peut commencer ? Pas l'heure de la journée mais les heures dans le quart. Par exemple : le quart commence à 8 h. Combien d'heures dans le quart un agent doit-il commencer à être éligible pour commencer une pause ? Plus la fenêtre est large, plus les pauses et les dîners de chacun seront optimisés. Cependant, avec une fenêtre plus large, il y a plus de chances que la pause et le dîner d'un agent soient rapprochés. Vous pourriez envisager 1,50–2,50 heures dans le quart pour la première pause.
5. Type d'événement : Sélectionnez Pause programmée.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Maintenant, CommunityWFM sait que peu importe l'heure à laquelle l'agent commence son quart de travail, il trouvera le meilleur moment pour planifier la première pause, 1,50 à 2,50 heures après le début du quart.

Répétez pour le dîner (considérez 3,50 à 5,00 heures) et la deuxième pause (6,50 et 7,50 heures).

Étape 3 : Tester le placement des intervalles hors téléphone : Testez vos ensembles de pauses dans un horaire. Sélectionnez une durée et une heure de début.

1. Sélectionnez Générer un échantillon pour examiner les ensembles de pauses. S'il y a des événements qui se chevauchent, envisagez de modifier les débuts précoces/tardifs ou la durée.
2. Répétez pour chaque type d'horaire (par exemple, temps partiel, quarts plus longs, etc.).