Comment créer et publier un horaire provisoire.
Remarque : vous devez créer un horaire provisoire pour chaque semaine où vous publierez un horaire.
Accédez à Horaire > Horaires provisoires.
Sous Configurer un nouveau, sélectionnez Cliquez ici pour créer de nouveaux horaires provisoires.
Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le niveau du Modèle d'Entreprise auquel l'horaire provisoire s'appliquera.
Les horaires provisoires peuvent être créés uniquement au niveau d'un site ou inférieur, jamais au niveau du Modèle d'Entreprise.
Le nom doit faire référence à la date.
Utilisez le champ de description pour noter des circonstances spéciales telles qu'une classe de nouvelles recrues.
Une case à cocher en bas inclut automatiquement une référence à la prévision publiée de la semaine, ce qui vous évite d'avoir à effectuer une étape supplémentaire plus tard dans le processus.
En utilisant le calendrier, sélectionnez la semaine pour cet horaire provisoire. Cliquez sur n'importe quel jour de la semaine pour sélectionner automatiquement toute la semaine. Votre sélection s'affichera en bas de l'écran.
Si vous faites une erreur, cliquez sur n'importe quel jour de la semaine pour le désélectionner.
Cliquez sur Suivant.
À l'étape 3 Réviser les nouveaux horaires, examinez la semaine sélectionnée à l'écran précédent.
Cliquez sur l'une des dates pour accéder à la feuille de travail de l'horaire provisoire.
Suivez les étapes de réussite dans les tuiles de couleur sur cette page et dans le volet de navigation de gauche.
Propriétés de base : Modifiez le nom ou la description.
Sélectionner les participants à l'horaire : Il n'est pas nécessaire de faire une sélection ici. Par défaut, l'horaire provisoire inclut tous les agents qui appartiennent à l'activité sélectionnée. Cela est généralement utilisé lors de la création de scénarios What If.
Habitudes de travail et heures personnalisées : C'est ici que vous indiqueriez si l'entreprise ou une partie de l'entreprise est fermée pour un jour férié (décochez le jour) ou ferme tôt un jour (modifiez l'heure Ouvert jusqu'à).
Réviser les événements et exceptions : Examinez et approuvez/refusez les demandes de congé avant de générer un horaire provisoire optimisé.
Le rapport par défaut est une liste de tous les événements de la semaine en une vue et dispose d'un filtre pour chaque jour de la semaine en haut.
S'il y a des événements en attente, vous pouvez les approuver ici en cliquant sur l'icône Approuver. Vous pouvez également supprimer un événement, le renvoyer en attente ou le refuser sur cet écran.
Pour voir chaque jour, cliquez sur les onglets en haut du rapport.
Sélectionner les données de prévision : Cela a été complété avec la case à cocher permettant d'utiliser les données de prévision par défaut lors de la création de l'horaire provisoire.
Utilisez cette zone pour confirmer que vous avez la bonne prévision d'horaire provisoire à utiliser pendant le processus d'optimisation de l'horaire. Vous pouvez en ajouter un nouveau ici si nécessaire.
Générer des horaires optimisés : Sur cet écran, vous verrez quatre paramètres à vérifier. Les coches vertes indiquent que tout est prêt.
S'il y a un symbole de précaution pour l'Assignation d'Agent ou l'Assignation de Modèle d'Horaire d'Agent, cela signifie qu'un ou plusieurs agents n'ont pas reçu d'assignation ou n'ont pas été assignés à un modèle d'horaire dans leur profil utilisateur.
Cela n'empêche pas de compléter l'horaire optimisé, mais cela signifie qu'un ou plusieurs agents n'auront pas d'horaire assigné pendant l'optimisation. S'il y a un X rouge, vous ne pouvez pas continuer tant que vous n'avez pas corrigé l'erreur.
Vous pouvez revenir aux profils des agents et apporter les corrections ou continuer.
Une fois votre révision terminée, cliquez sur Générer l'horaire.
Dans cette fenêtre, il y a plusieurs menus déroulants pour configurer le processus d'optimisation de l'horaire, tels que le profil de classement, comment il doit intégrer les intervalles hors téléphone dans l'horaire, etc. Pour plus d'informations sur ces paramètres, contactez l'équipe de support WFM.
Après avoir saisi les paramètres, cliquez sur Go.
Le système génère un horaire provisoire optimisé basé sur vos sélections. Cela peut prendre du temps, selon la complexité de l'environnement et des modèles d'horaire des agents.
Après la fin du processus, un écran de résultats montre l'ajustement de l'horaire et les pourcentages d'efficacité de l'horaire.
Examinez les données, puis fermez la fenêtre.
Réviser l'horaire provisoire
Pour voir l'horaire optimisé, cliquez sur Gérer les horaires des agents dans le volet de navigation.
Dans les options de rapport, vous pouvez trier par heure de début, nom, ID d'employé, etc. Vous pouvez également trier et filtrer par activité et classifications.
Cliquez sur Appliquer les options pour exécuter le rapport.
Les agents sont triés par la méthode sélectionnée sur la page des options de rapport.
En haut du rapport se trouve une vue des chiffres de couverture pour ce niveau du Modèle d'Entreprise. Les valeurs représentent les agents requis, les agents programmés, la variance de ces deux valeurs, et la métrique de service attendue pour chaque intervalle de la journée.
Publier l'horaire provisoire
Accédez à la section Extras des Horaires Provisoires sur la gauche.
Cliquez sur Publier cet horaire.
Sélectionnez le niveau du Modèle d'Entreprise pour cet horaire et ajoutez un commentaire. Cliquez sur Suivant.
Les coches vertes signifient que cet horaire n'a pas été publié et est prêt à passer à l'étape suivante. S'il y a des cercles rouges, accédez à l'horaire publié > rapport d'audit de l'horaire publié et dépubliez l'horaire.
Examinez les détails puis cliquez sur Suivant.
Votre horaire est maintenant publié, et vous pouvez cliquer sur Terminer pour fermer la fenêtre.