Comment modifier un horaire publié existant.
Il existe plusieurs endroits dans l'application où vous pouvez apporter des modifications à un horaire. Le processus de modification est le même partout.
Vous pouvez modifier un horaire provisoire avant de le publier, modifier un horaire publié, apporter des modifications dans le rapport d'adhérence à l'horaire quotidien, ou apporter des modifications dans le module d'horaire hebdomadaire sur votre page d'accueil.
Après avoir publié un horaire provisoire, vous devrez apporter toutes les modifications dans l'horaire publié.
Accédez au rapport d'horaire pour l'activité et la plage de dates. Lors de l'exécution du rapport dans un horaire publié, décidez si vous souhaitez envoyer des notifications aux agents après avoir apporté des modifications. Si c'est le cas, changez le « non » en « oui » dans le menu déroulant Activer les notifications pour les modifications d'horaire ? Ce paramètre s'appliquera uniquement à cette session de modification de l'horaire.
Le haut du rapport comprend une zone avec les valeurs de couverture pour chaque intervalle de la journée. Ces valeurs incluent le personnel requis tel que déterminé par le processus de prévision, les agents programmés (personnel en file d'attente), la variance entre les deux, et le métrique de service projeté.
Une ligne de barres colorées représente l'horaire de chaque agent.
Chaque couleur représente un événement assigné à l'agent.
Pour voir les propriétés d'un événement, survolez la zone et une fenêtre contextuelle affiche le type d'événement, la description et la durée.
Modification par clic droit
Pour modifier un événement, cliquez avec le bouton droit sur l'événement pour afficher la fenêtre de modification.
Vous pouvez modifier cet événement, supprimer cet événement, créer un nouvel événement intrajournalier, créer un nouvel événement de congé planifié, convertir l'événement de travail en congé, ou afficher une vue d'horaire en couches. Toutes les modifications peuvent être effectuées dans la vue d'horaire en couches.
Modifier cet événement
Modifier cet événement affichera une nouvelle fenêtre avec les propriétés complètes de l'événement.
Vous pouvez effectuer des modifications telles que changer le type d'événement, l'heure de début ou de fin, la date, la description et l'emplacement.
Lorsque vous avez terminé la modification, cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez appliquer la modification à d'autres, cliquez sur Suivant, sélectionnez les participants, puis Terminer.
Si vous modifiez un événement en cliquant avec le bouton droit, le changement n'est pas effectué en temps réel.
Dans le coin supérieur droit, vous verrez un bouton PC (Changements en attente). Un nombre rouge indique le nombre de changements.
Cliquer sur le nombre PC actualise le rapport et applique les changements. Les valeurs de couverture en haut du rapport seront mises à jour après l'application des changements.
Suppression par clic droit
Si vous cliquez avec le bouton droit sur un événement et sélectionnez Supprimer cet événement, une nouvelle fenêtre affiche les propriétés de l'événement, cependant, vous ne pouvez pas modifier l'événement. Vous pouvez seulement le supprimer.
Pour retirer l'événement de l'horaire de l'agent, cliquez sur Supprimer l'événement. Encore une fois, le changement en attente est noté en haut de l'écran. Cliquez sur PC pour actualiser le rapport avec les changements.
Glisser-déposer
Une autre façon de modifier un événement est de cliquer sur la barre de l'événement et de la maintenir, puis de la faire glisser vers la gauche ou la droite.
L'heure de l'événement s'ajuste par incréments de quinze minutes, comme indiqué par le texte qui apparaît au-dessus de l'événement.
Vous pouvez également déplacer tout l'horaire en utilisant cette méthode de cliquer et glisser. Si vous déplacez l'horaire, les pauses et les déjeuners se déplaceront avec lui.
Si vous utilisez cette méthode de glisser-déposer pour modifier un événement, le changement est appliqué immédiatement, vous n'avez donc pas besoin d'actualiser la page pour voir les changements dans les valeurs de couverture.
Vous pouvez cliquer et faire glisser le début ou la fin d'un événement pour prolonger ou raccourcir sa durée. L'heure de l'événement s'affiche entre parenthèses au-dessus de l'événement au fur et à mesure que vous le modifiez.
Nouvel événement intrajournalier
Pour ajouter un nouvel événement intrajournalier à l'horaire d'un agent, tel qu'une réunion ou un événement de coaching, cliquez avec le bouton droit n'importe où dans l'horaire de l'agent et sélectionnez Créer un nouvel événement intrajournalier.
Sélectionnez le nouveau type d'événement dans le menu déroulant. Vous pouvez changer la date si le nouvel événement est un autre jour. Sélectionnez les heures de début et de fin pour l'événement.
Comment cet événement devrait-il influencer les heures de travail existantes ? Indiquez si les événements existants, tels que les pauses et les déjeuners, doivent rester dans l'horaire de l'agent ou doivent être supprimés.
Quel modèle de récurrence devrait s'appliquer à cette demande ? Si ce nouvel événement se produira plus d'une fois, vous pouvez spécifier un horaire de récurrence, soit tous les jours dans la plage de dates, soit seulement certains jours de la semaine.
Ajoutez un commentaire.
Si vous souhaitez appliquer le même événement à d'autres agents, cliquez sur Suivant. Si vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur OK pour confirmer l'ajout de l'événement intrajournalier.
Examinez les détails du nouvel événement puis cliquez sur Terminer.
Cliquez sur PC pour actualiser le rapport avec les changements.
Convertir un événement de travail en congé
Une autre façon de modifier l'horaire d'un agent est de changer tout l'horaire en un autre type d'événement, comme marquer un agent comme malade.
Cliquez avec le bouton droit sur l'horaire de l'agent et sélectionnez Convertir l'événement de travail en congé.
La fenêtre contextuelle affiche les options d'événement, y compris les heures de début et de fin de l'horaire de l'agent. Utilisez le menu déroulant pour changer l'événement au type souhaité.
Ajoutez une description ou une raison puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur PC pour actualiser le rapport avec les changements.