Visionnez le webinaire présenté le 16 avril 2026 :

Service d'approbation automatique

CommunityWFM peut approuver automatiquement ou refuser/mettre en attente automatiquement les demandes de congé en fonction de règles configurables.

Le service d'approbation automatique n'est pas activé par défaut. Après avoir créé des règles, vous activez le service dans Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services. Voir Comment activer le service d'approbation automatique.

Règles

Il existe trois types de règles :

1. Règle de date bloquée pour agent : indique à CommunityWFM quels jours refuser automatiquement et personne n'obtiendra de congé ces jours-là. Cela peut inclure les jours où le centre est fermé, afin que les agents n'utilisent pas par erreur leur temps de vacances ce jour-là.
2. Règle de date restreinte pour agent : indique à CommunityWFM combien de demandes, ou quel pourcentage d'agents, ou combien d'heures (règles de partition de calendrier uniquement) approuver automatiquement, puis commencera à refuser toute demande supplémentaire. C'est premier arrivé, premier servi uniquement (c'est-à-dire, non basé sur l'ancienneté ou un autre profil de classement).
   • Vous pouvez créer différentes règles pour chaque jour de la semaine et avoir des règles différentes pour chaque activité.
   • L'approbation de jour partiel ou de jour fractionné n'est disponible que dans une partition de calendrier.
   • Les règles de date restreinte peuvent être associées à une liste d'attente lors de l'utilisation de règles de partition de calendrier.
3. Règle d'intervalle minimum de demande pour agent : détermine combien de jours à l'avance les agents doivent faire la demande. Les demandes doivent-elles être faites au moins deux semaines à l'avance ? Ou les agents peuvent-ils faire une demande aujourd'hui pour avoir congé demain ?

Voir les règles actuelles

Pour voir les règles existantes, exécutez le rapport Toutes les règles d'affaires d'approbation automatique (Plan > Service d'approbation automatique > Rapport des règles actuelles).

Vous pouvez voir les règles par activité ou superviseur.

Créer chaque type de règle

Accédez à Plan > Service d'approbation automatique > Règles > Modèle d'entreprise | Arbre du superviseur.

C'est ici que vous appliquez des règles par activité, superviseur ou pour l'ensemble du centre.

Règle de date bloquée pour agent

1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur le centre, un site, un dossier ou une activité.
2. Sélectionnez Règle de date bloquée pour agent dans le menu déroulant Choisir un type de règle d'affaires à appliquer.
3. Cliquez sur Appliquer la règle sélectionnée pour créer la nouvelle règle.
4. Modifiez ou ajoutez votre message de refus personnalisé.
5. Cliquez pour sélectionner la ou les dates dans le calendrier. Cliquez à nouveau pour désélectionner.
6. Utilisez les flèches pour avancer aux mois suivants.
7. Après avoir sélectionné toutes les dates bloquées, cliquez sur Enregistrer.

Toute demande pour les jours que vous avez spécifiés sera automatiquement refusée et les agents verront le message personnalisé.

Règle de date restreinte pour agent

Les règles de date restreinte peuvent être spécifiques à une activité, donc travaillez avec une activité à la fois. Pensez aux règles de date restreinte comme des créneaux par jour, pas par heure de la journée. C'est combien de personnes peuvent être en congé par jour, indépendamment de l'heure de la journée où elles travaillent. *Voir ci-dessous pour l'utilisation des demandes de jour partiel dans une partition de calendrier.

1. Sélectionnez une activité.
2. Sélectionnez Règle de date restreinte pour agent dans le menu déroulant.
3. Cliquez sur Appliquer la règle sélectionnée pour créer la nouvelle règle.
4. Modifiez ou ajoutez votre message de refus personnalisé.
5. Entrez la plage de dates pour cette règle.
6. Définissez le nombre ou le pourcentage d'agents approuvés pour un jour donné, ou sélectionnez Ne pas évaluer les demandes ce jour de la semaine (c'est-à-dire, pas de règle de date restreinte pour le jour). C'est basé sur les dates, donc vous pouvez avoir des règles de date restreinte saisonnières.
7. Notez le nombre total de personnes avec cette compétence indiqué en bas de la page.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Appliquez les règles de date restreinte aux autres activités si nécessaire.

Si des fluctuations fréquentes de personnel se produisent en raison de formations, réunions, etc., CommunityWFM peut approuver ou refuser en fonction d'un pourcentage du personnel pour un jour donné.

Demandes de jour partiel – partition de calendrier

Lors de l'utilisation d'une partition de calendrier, CommunityWFM peut évaluer les demandes de jour partiel et en tenir compte lors du calcul du nombre d'heures utilisées lorsque les gens demandent un congé. Cette règle doit être créée ou modifiée dans une partition de calendrier, et n'est disponible que lors de l'utilisation de règles de partition de calendrier.

Pour cette fonctionnalité, la règle de date restreinte doit "Limiter à un nombre fixe d'heures approuvées de congé". Par exemple, si Greg demande 4,0 heures, et qu'il y a une règle de date restreinte qui n'autorise que 8 heures, un autre agent peut prendre 4,0 heures de congé sans déclencher la règle de date restreinte. Remarque : cela ne prend pas en compte l'heure de la journée, donc même si les deux demandes concernent le même bloc de 4 heures, elles seront toutes deux accordées.

1. Dans la partition du calendrier, sélectionnez Règles de congé dans le volet de navigation de gauche, ou cliquez sur Configurer les règles de congé dans la tuile sous le calendrier.
   
2. Cliquez sur Appliquer de nouvelles règles de congé à ce calendrier ou Importer (si vous importez, vous devez modifier la règle avant de l'utiliser).
   
3. Sélectionnez à qui la règle s'appliquera.
4. Modifiez ou ajoutez votre message de refus personnalisé.
5. Entrez la plage de dates pour cette règle.
6. Cliquez sur Définir les paramètres de date restreinte.
   Les paramètres de date restreinte dans une partition de calendrier incluent une option supplémentaire : Limiter à un nombre fixe d'heures de congé approuvées.
   
    
7. Entrez le nombre d'heures de congé autorisées pour la journée (ou le nombre de demandes, ou le pourcentage, ou ne pas restreindre).
8. Après avoir fait une sélection pour chaque jour, cliquez sur Enregistrer la règle.

Règle d'intervalle minimum de demande pour les agents

1. Cliquez sur un site, un dossier, une activité ou le centre d'appels.
2. Sélectionnez la Règle d'intervalle minimum de demande pour les agents.
3. Cliquez sur Appliquer la règle sélectionnée.
4. Ajoutez votre message de refus personnalisé.
5. Indiquez une large plage de dates pour ne pas avoir à vous souvenir de l'ajuster.
6. Entrez le nombre de jours à l'avance, c'est-à-dire combien de jours à l'avance un agent doit faire la demande de congé. Peut-il demander congé pour demain ou doit-il donner un préavis de deux semaines ? Remarque : Cette règle ne prend en compte que la date, pas l'heure de la journée (c'est-à-dire qu'elle ne fait pas de distinction entre une demande faite à 00h01 et 23h59).
7. Cliquez sur Enregistrer.
   

Comment activer le service d'approbation automatique.

Certains peuvent commencer par le système d'approbation automatique et faire en sorte que CommunityWFM refuse automatiquement les demandes au début. Au fur et à mesure que vous vous sentez plus à l'aise, vous pouvez choisir de commencer à utiliser le système d'approbation automatique complet.

Remarque : Vous pouvez toujours annuler une demande refusée si vous constatez que vous pouvez accorder plus de congés aux agents, et inversement, vous pouvez toujours changer manuellement une demande de approuvée à refusée si nécessaire.

Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services

1. Sélectionnez Service d'approbation automatique.
2. Service activé ? Sélectionnez Oui pour activer le service.
3. ID utilisateur représenté : Lorsque vous approuvez ou refusez une demande, la notification doit provenir de quelqu'un. Qui voulez-vous comme approbateur/refuseur automatique ? Nous recommandons que ce soit "administrateur WFM" pour que le message provienne du "système".
4. Délai de traitement : Temps de délai entre les exécutions du service, à quelle fréquence souhaitez-vous que cela s'exécute ? Nous recommandons de changer le paramètre à 10 minutes.
5. Nombre de jours à l'avance pour considérer les demandes d'événements : Jusqu'à quelle date souhaitez-vous que CommunityWFM examine les demandes ? Le paramètre par défaut du système est de 90 jours (CommunityWFM ne prendra en compte que les demandes pour des dates qui se produisent dans les 90 prochains jours), et le maximum est de 365 jours. Si vous prévoyez de faire des demandes de vacances longtemps à l'avance, envisagez de régler cela à 365 jours. Si un agent fait une demande pour une date en dehors de cette fenêtre, la demande restera en attente jusqu'à ce qu'elle soit approuvée ou refusée par un administrateur, ou jusqu'à ce que suffisamment de temps passe pour qu'elle soit dans la plage de dates spécifiée, puis le service d'approbation automatique évaluera la demande.
6. Texte d'approbation par défaut : Ajoutez ou modifiez le message d'approbation personnalisé. Nous avons déjà configuré le message de refus.
7. Cliquez sur Enregistrer.
   

**La section suivante est importante.** 

1. Cliquez sur l'onglet Options avancées.
2. Paramètres de notification
   • Inclure l'horodatage d'évaluation : Voulez-vous inclure un horodatage pour indiquer quand CommunityWFM a examiné la demande ? En général, oui.
   • Émettre automatiquement un mémo : Voulez-vous que l'agent reçoive un mémo lorsque la demande a été approuvée ? En général, oui.
3. Autorisations d'événements d'une journée
   • Si nous cochons les cases pour les jours de la semaine et que la demande répond aux critères que nous avons définis, alors CommunityWFM approuvera la demande. Si les critères ne sont pas remplis, elle refusera la demande.
   • Si nous ne cochons pas les cases, CommunityWFM refusera les demandes qui ne répondent pas aux critères que nous avons définis avec les règles et laissera tout le reste en attente.
4. Voulez-vous localiser les heures de demande ? Ce n'est plus modifiable. CommunityWFM utilisera toujours le fuseau horaire de la personne qui fait la demande.
5. Autorisations de demande d'événements de plusieurs jours. Si coché, l'approbation automatique peut approuver les demandes de plusieurs jours lorsqu'un agent sélectionne l'option dans sa demande.

Le service d'approbation automatique dans CommunityWFM 5.0 peut être configuré pour approuver les demandes de plusieurs jours uniquement si tous les jours sont valides. Lorsqu'il est sélectionné, si un jour échoue, la demande entière échoue. Lorsque le service évalue un événement de plusieurs jours avec le paramètre “Oui, toutes les dates de la plage doivent être approuvées ensemble,” la demande est vue comme un bloc / une demande dans les rapports et dans le service d'approbation automatique. Cela signifie que vous ne pouvez pas modifier un jour individuel sur l'horaire publié.
Si “Non, certaines des dates peuvent être approuvées et d'autres refusées,” les jours sont vus dans les rapports et dans le service d'approbation automatique comme des jours individuels.

Remarque : Si vous utilisez la liste d'attente dans les vacances avancées, la demande doit être réglée sur Oui.

Demande de congé planifié vs événement de congé récurrent

Le formulaire Demander un événement de congé récurrent est destiné aux événements récurrents à long terme tels qu'un congé d'absence, un congé familial, un service militaire, etc. Bien qu'il puisse être utilisé pour tout événement où vous devez spécifier une heure ou des jours spécifiques, les agents ne verront pas la probabilité que leur demande soit approuvée. Ils ne verront pas si elle échoue à des règles d'approbation automatique ou de congé accumulé avant de soumettre la demande.

Dépannage

Pourquoi une demande de plusieurs jours n'est-elle pas approuvée par le service d'approbation automatique ?

Dans les paramètres du service d'approbation automatique (Paramètres > Paramètres de l'application > Paramètres administratifs > Services), vérifiez les éléments suivants :

Options de base

• Le service est-il activé ?
• Quel est le Délai de traitement ? Ce délai est-il écoulé ?
• Quel est le Nombre de jours à l'avance pour considérer les demandes d'événements ? L'événement se situe-t-il dans cette période ?

Options avancées

1. Les jours de la semaine demandés sont-ils cochés dans les Autorisations d'événements d'un jour (si l'événement est demandé comme Non, certaines dates peuvent être approuvées et d'autres refusées) ?
2. Si l'événement a été demandé avec Oui, toutes les dates de la période doivent être approuvées ensemble, les autorisations de demande d'événements de plusieurs jours doivent être vérifiées pour accorder au service d'approbation automatique l'autorité d'approuver les événements de plusieurs jours.

Pourquoi l'événement commence-t-il à minuit sur l'horaire ?

Si le type d'événement n'a pas d'heures désignées, les événements ajoutés à l'horaire suivront les heures du centre désignées dans les Paramètres globaux et Préférences. Si le centre est ouvert 24 heures sur 24 (c'est-à-dire, à tout moment | à tout moment), les événements de congés planifiés pour la journée entière commenceront à minuit.

Pourquoi ne puis-je pas modifier un événement sur un horaire ?

Si le service d'approbation automatique est configuré pour inclure les autorisations de demande d'événements de plusieurs jours, et que l'agent répond à la question « tous les jours doivent-ils être approuvés ensemble ? » par Oui, vous ne pourrez pas modifier l'heure de l'événement sur l'horaire publié en cliquant et en faisant glisser, ou en cliquant droit | modifier. Vous pouvez modifier le type de congés, et vous pouvez supprimer l'événement.

Comment un agent doit-il demander un événement de plusieurs jours incluant un week-end lorsque notre centre est fermé ?

Par exemple, un agent chanceux a deux semaines de congés pour partir en croisière.

La demande doit être divisée en demandes distinctes, et les jours demandés doivent inclure uniquement les jours où le centre est ouvert.

Alternativement, l'agent pourrait utiliser le formulaire Demander un événement de congés récurrent et sélectionner un modèle de récurrence qui n'inclut pas les week-ends.