Baixe o guia completo para usar os recursos avançados de férias no CommunityWFM 5.0. Inclui o guia para agentes.

Arquivos de imagem: Uma pasta .zip com versões .png e .jpg de ícones de classificação de PTO para férias, licença médica, tempo pessoal e feriados.

Excel para importação de acumulação: Um arquivo modelo do Excel para usar ao carregar manualmente horas de acumulação de tempo livre dos agentes.

Aprovação automática legada vs. regras de partição de calendário (avançado)

Embora haja suporte contínuo para o fluxo de trabalho de tempo livre legado, há muitos benefícios em usar os novos recursos de PTO.

Tudo sobre Tempo Livre

Glossário

Acumulação: O acúmulo ou aumento de algo ao longo do tempo. Em Tudo sobre Tempo Livre, os agentes acumulam (acumulam) horas para usar como tempo livre do trabalho.

Taxas de acumulação: Quanto e com que frequência o tempo é acumulado. Pode ser por meio de uma fonte externa, como uma planilha do Excel, ajustes manuais ou por meio do mecanismo CommunityWFM.

Escala de acumulação: A taxa na qual os agentes acumulam horas. As escalas de acumulação podem ser semanais, mensais ou anuais. A quantidade acumulada pode ser baseada no tempo de serviço, se aqueles com mais tempo de serviço ganham mais tempo livre, ou a mesma para todos os agentes.

Rodada de lances: Um período de tempo designado para que os agentes 'ofertem' com outros agentes por tempo livre dentro de um calendário de PTO. As rodadas de lances são tipicamente por um período de tempo definido, após o qual os lances são aprovados ou negados. As regras do calendário determinam os tamanhos de bloco permitidos, o número de agentes que podem ofertar ao mesmo tempo e outros parâmetros.

Bloco: Um único pedido de tempo livre feito por ou em nome de um agente durante uma rodada de lances. Veja Seleção.

Partição de calendário: A partição de calendário estabelece regras de tempo livre, regras de lances e gerencia o processo de lances de tempo livre. É o mecanismo pelo qual os agentes podem solicitar o uso de suas horas acumuladas em uma rodada de lances ou durante a seleção aberta. Se participar de uma partição de calendário, um agente não pode solicitar tempo livre para esse período usando o sistema de solicitação legado.

Classificação: Uma maneira de organizar e relatar o tempo livre. Atribua eventos a uma classificação, depois atribua classificações a uma política. Você pode criar várias classificações, mas o mesmo evento pode não ser incluído em mais de uma classificação. As classificações podem ser incluídas em mais de uma política.

Seleção aberta: Um período de tempo em que os agentes podem solicitar tempo livre em um calendário sem competir com outros agentes pelos mesmos dias. As regras do calendário são usadas para validar e então aprovar ou negar a solicitação.

Política: As políticas estabelecem regras de acumulação para classificações. Os funcionários são atribuídos a apenas uma política. As políticas podem incluir isenção de tempo integral, não isenção de meio período, etc. Você pode criar quantas políticas forem necessárias para cobrir todas as situações dos funcionários; no entanto, um funcionário pode ser atribuído a apenas uma política. Os funcionários devem ser atribuídos a uma política para aplicar o tempo acumulado e participar de partições de calendário.

PTO: Tempo planejado fora.

Calendário publicado: O calendário publicado inclui todas as acumulações de tempo livre e as políticas que regem as solicitações de tempo livre para esse tempo. Uma vez publicado, não há como voltar atrás. Você não pode "despublicar" o calendário.

Plano de Ações Restritas (PAR): Um mecanismo para impedir a aprovação automática de tempo livre para certos agentes. Os PARs também podem ser usados para restringir o acesso ao site, aplicativo móvel e para impedir a participação em ASAPs e trocas de escala. Os códigos de motivo padrão incluem ação corretiva, ação disciplinar ou treinamento adicional necessário. Você pode criar códigos adicionais conforme necessário e aplicar códigos a agentes individuais dentro de seu perfil.

Seleção: Em uma rodada de lances, uma seleção é a soma de todos os blocos (solicitações) dentro de uma resposta de rodada de lances. Veja Bloco.

Lista de espera: Em uma partição de calendário, a lista de espera está disponível quando uma solicitação falha em uma regra de data limitada.

Calendário de acumulação provisório: Semelhante a uma escala provisória, o calendário de acumulação provisório permite que você refine e ajuste acumulações, classificações e políticas antes de publicar. Você pode criar quantos calendários de acumulação provisórios forem necessários.

Preparando-se para Tudo sobre Tempo Livre

Antes de configurar acumulações de tempo livre, estabelecer políticas, criar calendários, etc., há algumas configurações a verificar e ajustar no Modelo Empresarial, configurações do aplicativo e configurações de perfil do agente.

Início do calendário de acumulação de PTO

Insira a data de início do calendário de acumulação de PTO nas Configurações Básicas do Modelo Empresarial (Configurações > Modelo Empresarial > Propriedades empresariais) e verifique as configurações no nível do site/atividade (Use o padrão da atividade pai ou selecione nova data). Esta data será usada para determinar quando as acumulações começam e quando são aplicadas. A data aparecerá nas propriedades do calendário de acumulação provisório, onde você poderá editar o ano, mas não o dia/mês, que são definidos nas configurações do Modelo Empresarial.

Configurações do Modelo Empresarial

Nível do site/atividade

Se diferentes sites dentro da sua organização tiverem datas de início de acumulação diferentes, você pode alterar a data de início para cada site.

Códigos do Plano de Ações Restritas

Se você quiser impedir que agentes que estão sob ação disciplinar ou que necessitam de treinamento adicional solicitem tempo livre, você pode aplicar planos de ações restritas (PARs) a agentes individuais. Isso não inclui novos contratados que estão em período de experiência (isso é coberto dentro de uma política). Para criar novos códigos de motivo: Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações de pessoas > Códigos de motivo de PAR do agente. 

Aplique os códigos no perfil de um agente: Configurações > Modelos de pessoas e agentes > Pessoas > Perfil pessoal > Planos de ações restritas para [nome do agente].

Serviço de Monitoramento de Partição de Calendário de PTO

Se você planeja abrir automaticamente partições de lance, deve designar um usuário representado nos serviços de aplicação: Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Serviços > Serviço de Monitoramento de Partição de Calendário de PTO > ID do usuário representado.

Além disso, Serviço habilitado? deve ser configurado como Sim.

Serviço de Monitoramento de Calendário de Acúmulo de PTO Publicado

Se você planeja usar o mecanismo de acúmulo do sistema, designe a Conta de Serviço como o usuário representado nos serviços de aplicação: Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Serviços > Serviço de Monitoramento de Calendário de Acúmulo de PTO > ID do usuário representado. Além disso, Serviço habilitado? deve ser configurado como Sim.

Serviços de aprovação automática

Se o sistema aprovar solicitações de folga com base em suas regras, configure os parâmetros do serviço para o Serviço de Aprovação Automática. Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Serviços > Serviço de Aprovação Automática. Com essa configuração, aprovações e recusas virão do “sistema” em vez de uma pessoa.

O atraso do processo deve ser configurado para 10 minutos.

Solicitação de evento de vários dias

O CommunityWFM tem a capacidade de fazer com que o serviço de aprovação automática aprove solicitações de vários dias apenas se todos os dias forem válidos. Quando selecionado, se um dia falhar, toda a solicitação falha. Esse recurso pode ser desativado, se preferido. Quando o serviço avalia um evento de vários dias com a configuração Sim, todas as datas no intervalo devem ser aprovadas juntas, a solicitação é vista como um bloco / uma solicitação em relatórios e no serviço de aprovação automática. Se “Não, algumas das datas podem ser aprovadas e outras recusadas,” os dias são vistos em relatórios e no serviço de aprovação automática como dias individuais. Nota: Para usar a lista de espera, a solicitação deve especificar Sim, todas as datas no intervalo devem ser aprovadas juntas.

Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Serviços > Serviço de Aprovação Automática > Guia de opções avançadas.

Localização do fuso horário

Você deseja localizar os horários das solicitações? e Qual opção de fuso horário o Auto-Approve deve usar? são codificados para usar o fuso horário da pessoa que faz a solicitação. Isso fornece os resultados mais precisos para o serviço de aprovação automática.

Número de dias de antecedência

Se você tiver um calendário para o próximo ano, por exemplo, e quiser que o serviço de aprovação automática funcione para aprovar ou recusar solicitações usando as regras de data limitada, configure o Número de dias de antecedência para considerar solicitações de eventos para cobrir o período do calendário.

Configurações do agente

Classificação por data de contratação

Se a data de contratação/anos de serviço de um agente determinar o acúmulo de horas de folga e/ou classificação baseada em antiguidade para lances de folga, deve haver uma data de contratação no perfil do agente.

Para inserir uma data de contratação: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Propriedades básicas para [nome] > Data de contratação.

Para configurar perfis de classificação: Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações de pessoas > Perfis de classificação.

Se a classificação for baseada em uma data de contratação do departamento que é diferente da data de contratação da empresa, você pode adicionar uma propriedade personalizada para usar na classificação baseada em antiguidade.

1. Vá para Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações de pessoas > Propriedades personalizadas para pessoas.
2. Crie uma nova propriedade personalizada para a data de contratação do departamento. Como este é um campo de texto, insira a data de contratação como AAAAMMDD para garantir a precisão.
3. Após configurar a propriedade personalizada, aplique-a aos agentes em seu perfil pessoal: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Propriedades personalizadas.

Classificação de funcionários

Se você tiver regras de acúmulo diferentes para funcionários de meio período e período integral, certifique-se de ter criado classificações de funcionários e que cada funcionário tenha uma classificação de funcionário designada: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Propriedades básicas para [nome do agente]. Essas classificações são normalmente criadas durante o treinamento inicial.

ID do funcionário

Se você planeja importar acúmulos de folga de uma fonte externa, como uma planilha do Excel, deve haver conteúdo não duplicado no campo ID do Funcionário, ou seja, um identificador exclusivo para cada agente. Este campo deve corresponder exatamente aos dados na fonte externa, incluindo zeros à esquerda. Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Propriedades básicas para [nome do agente].

Fonte das regras de folga

Cada agente terá uma regra de configurações de folga indicada em seu perfil: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil Pessoal > Configurações de folga para [nome] > Configurações gerais de folga – Configurar configurações básicas > Selecionar a fonte das regras de folga.

• Regras de Aprovação Automática Legadas
• Regras de Partição de Calendário de PTO

A configuração padrão para novas instalações e atualizações é Regras de Aprovação Automática Legadas. Se você estiver executando lances ou usando uma partição de calendário, a fonte das regras de folga deve ser Regras de Partição de Calendário de PTO e deve haver um perfil de classificação que possa ser aplicado aos agentes (como antiguidade). Agentes com Regras de Aprovação Automática Legadas como fonte de regras serão listados como Inelegíveis para participar de uma partição de calendário.

 

Se você estiver usando acúmulos de folga, mas não partições de calendário, e quiser que o CommunityWFM valide o tempo de folga acumulado antes de aprovar automaticamente as solicitações de folga, certifique-se de habilitar a Regra de Horas Acumuladas do Agente.

Veja também Configurações de regras de folga.

Outras configurações

Tipos de Evento

Crie/verifique todos os tipos de eventos que você usará em suas classificações de folga, como Folga remunerada, Licença médica, Licença de ausência, etc. Os tipos de eventos são normalmente criados durante suas sessões iniciais de treinamento do CommunityWFM. Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações de tipo de evento > Tipos de eventos.

Eventos especiais do calendário

Verifique se você configurou quaisquer eventos especiais do calendário (por exemplo, feriados quando o centro de contato está fechado). Esses eventos podem ser aplicados nas regras das partições do calendário. Você não pode criar eventos diretamente nas regras de partição do calendário, então complete isso antes de configurar as partições. Planejar > Eventos especiais do calendário.

Regras

Verifique se você criou quaisquer regras de brownout, blackout e intervalo mínimo de solicitação, que você pode importar para as partições do calendário. Você também pode criar essas regras dentro de uma única partição do calendário.

Tudo sobre folgas

Siga o mesmo princípio de outras áreas do CommunityWFM: Da esquerda para a direita; de cima para baixo. Siga estas etapas gerais:

1. Insira a escala de acumulação de folgas da sua empresa (se estiver usando o CommunityWFM como o software de registro para folgas).
2. Defina as classificações (grupos de tipos de eventos).
3. Configure as políticas (regras) e atribua participantes.

Escalas de Acumulação

Acumulação: Em Tudo Sobre Folgas, os agentes acumulam (acumulam) horas para usar como folga do trabalho.

Como você adicionará o tempo de folga acumulado ao CommunityWFM?

• O CommunityWFM calculará e será a fonte principal de acumulação de folgas.
• Carregar horas acumuladas de outra fonte (por exemplo, uma planilha do Excel).
• Ajustes manuais para agentes individuais.

Se você planeja importar horas acumuladas de uma fonte externa (por exemplo, upload manual de arquivo Excel), você pode pular para classificações de folga.

Usando as Escalas de Acumulação do CommunityWFM

O CommunityWFM pode determinar o número de horas acumuladas que cada pessoa recebe semanalmente, mensalmente ou anualmente com base no seu número de anos de serviço. Para usar este método de acumulação, cada pessoa deve ter uma data de contratação em seu perfil de agente.

Configure uma escala de acumulação para cada categoria de funcionário com diferentes taxas de acumulação. Por exemplo, se funcionários isentos e não isentos com o mesmo número de anos de serviço acumulam folgas em taxas diferentes, você criará duas escalas de acumulação. Dentro de cada escala, você fornece o número de horas ganhas para cada conjunto de anos de serviço. Por exemplo, se agentes em tempo integral ganham 80 horas de férias por ano no primeiro ano, 96 horas por ano nos anos 2–4, e 112 horas por ano após 5 anos, você criará três etapas de acumulação dentro de uma escala de acumulação.

Configurar uma nova escala de acumulação

Passo 1: Propriedades básicas

Configure uma nova: Clique aqui para criar uma nova escala de acumulação.

1. Insira um nome (limite de 50 caracteres)
2. A descrição é opcional (limite de 255 caracteres)
3. Clique em Salvar.

Passo 2: Intervalos

Clique em Nova etapa de acumulação.

Defina a quantidade de tempo ganho em horas com base nos anos de serviço. Os cálculos dentro do CommunityWFM são baseados no ano da data de contratação no perfil de cada agente.

Anos de serviço: Selecione no menu suspenso. Os intervalos de serviço são de menos de um ano a 40+ anos em anos inteiros apenas; não são permitidos anos parciais/decimais. Adicione um novo intervalo (etapa de acumulação) para cada limite de tempo de serviço com uma taxa de acumulação diferente.

Por exemplo: Se um funcionário ganha 8 horas por mês no primeiro ano, depois 12 horas por mês no segundo ano, depois 16 horas por mês por mais de quatro anos—
Selecione Menos de um ano e insira 96 como o Total anual de acumulação (em horas) (8 horas x 12 meses). Clique em OK.

Adicione uma Nova etapa de acumulação, selecione 1+ anos, e insira 144 como o Total anual de acumulação (em horas) (12 horas x 12 meses). Clique em OK. Adicione uma Nova etapa de acumulação, selecione 4+ anos, e insira 192 como o Total anual de acumulação (em horas) (16 horas x 12 meses). Clique em OK.

Quando terminar, clique no link Escalas de acumulação para retornar à lista de escalas de acumulação ou Configurações de folga para ir para o próximo passo (Classificações de folga).

Classificações de folga

As classificações agrupam vários tipos de eventos em um único conjunto de relatórios para melhor gerenciar as acumulações de folga.

Um evento pode ser incluído em apenas uma classificação. Você atribuirá classificações a políticas de folga, para uso em lances, e elas são vistas pelos agentes em sua planilha de folga.

Uma classificação pode ser usada em várias políticas.

Configure uma nova: Clique aqui para criar uma nova Classificação de Folga.

1. Propriedades: Configure as propriedades básicas para a Classificação de Folga.

1.1 Nome da classificação: (obrigatório) limite de 50 caracteres.

1.2 Descrição: Opcional.

1.3 Como os eventos nesta classificação devem ser contabilizados? Selecione se os eventos nesta classificação contribuirão para os totais de shrinkage discricionário ou não discricionário.

1.4 Horas anuais acumuladas padrão (obrigatório): Qual é o número usual de horas acumuladas para este tipo de classificação? Por exemplo, férias podem ser 40 horas. Permite que você não precise repetir as mesmas horas para cada nova política (mas você pode editar para uma política individual).

1.5 Cor de exibição para gráficos, etc. Selecione na lista.

2. Tipos de eventos membros

Um tipo de evento pode estar em apenas uma classificação. Uma vez atribuído a uma classificação, esse tipo de evento não estará disponível para adicionar a qualquer outra classificação.

2.1 Clique em Selecionar tipos de eventos membros.

Quaisquer tipos de eventos previamente associados serão exibidos, ou Nenhum tipo de evento está atualmente atribuído a esta Classificação de Folga.

2.2 Clique em Incluir tipos de eventos. Os tipos de eventos listados são específicos para sua empresa e foram criados durante suas sessões iniciais de treinamento do CommunityWFM.

2.3 Clique em Incluir para cada tipo de evento que deseja incluir nesta classificação. Uma vez selecionado, ele desaparecerá da lista. Quando terminar, clique em Dispensar.

Exibir imagem: Carregue uma imagem para associar a esta Classificação de Folga. Procure uma imagem no seu computador ou arraste e solte. Imagens para férias, licença médica, tempo pessoal e feriados estão disponíveis para download no guia de suporte Zendesk.

Uma mensagem de confirmação confirma um upload bem-sucedido:

Políticas de folga

Estabeleça taxas de acumulação e regras e atribua participantes às políticas de folga. Você pode criar quantas políticas forem necessárias; no entanto, um funcionário pode estar em apenas uma política. Os agentes devem fazer parte de uma Política de Folga para aplicar horas acumuladas e participar de partições de calendário (lances e seleção aberta).

Se você for adicionar acumulações via importação do Excel, você criará uma política que inclua essa configuração.

Configurar uma nova: Clique aqui para criar uma nova Política de Folga.

Opções de configuração da Política de Folga

Propriedades:Configure as propriedades básicas para a Política de Folga.

1. Nome: (obrigatório) limite de 50 caracteres.
2. Descrição: Opcional.
3. Clique em Salvar.

 

Segurança: Estabeleça permissões de acesso para restringir o acesso a esta Política de Folga.

Classificações de Folga

**Se você estiver carregando tempo acumulado via um aplicativo externo, é aqui que você configurará a configuração.**” Escolha quais Classificações de Folga incluir na Política de Folga e defina regras de acumulação para cada classificação de membro. As classificações de folga podem estar em várias políticas de folga. Essas políticas são globais, mas as regras são locais para a política.

1. Clique em Configurar classificações de folga. Quaisquer classificações previamente associadas serão exibidas, ou Nenhuma classificação está atualmente atribuída a esta política de folga.
2. Clique em Incluir classificações de folga.

3. Clique em Incluir para cada classificação que deseja incluir nesta política ou selecione Incluir todas as classificações. Uma vez selecionado, ele desaparecerá da lista. Quando terminar, clique emDispensar.

4. Em seguida, configure cada classificação de folga para esta Política de Folga: Você precisa definir as regras nesta etapa.

Clique em Configurar para abrir a Planilha de Classificação da Política de Folga para cada uma, uma de cada vez.

Mensagens na tela e codificação por cores confirmam quais seções estão completas e quais requerem configuração adicional.

Configurar as Configurações Básicas

Selecione como você determinará o total de horas acumuladas.

Não acumular horas – transações de acumulação originam-se de um aplicativo externo. Selecione esta opção se você for carregar tempo acumulado usando um arquivo Excel ou outra fonte externa.

Especificar um número fixo de horas de folga. Use esta opção se todos nesta política receberem um número fixo de horas por período de acumulação. Insira o número fixo de horas que todos na política receberão. O padrão é o número de horas inserido ao configurar a classificação.

Usar uma escala de acumulação baseada em anos de serviço: Se selecionado, você verá a lista de escalas de acumulação. Clique em Detalhes para revisar a escala de acumulação. Clique em Selecionar para a escala de acumulação a ser aplicada a esta política. Você pode selecionar apenas uma escala de acumulação para a política. A escala selecionada será destacada em amarelo.

Insira um número específico de horas de folga para cada participante (permite aplicar um número individual de horas para cada pessoa). Insira o número padrão de horas a serem aplicadas a cada pessoa, o máximo de horas acumuladas permitidas e o número mínimo de horas acumuladas.

Permitir saldos negativos para esta classificação? Os agentes podem usar tempo ainda não acumulado? Por exemplo, se um agente tem 12 horas de férias, mas quer tirar 2 dias (16 horas) de folga e ganhará esse tempo no próximo mês, isso é permitido? Esta configuração se aplica ao serviço de aprovação automática; a substituição manual é possível.

• Não, os participantes só podem solicitar horas de folga disponíveis.
• Sim, mas os participantes têm um limite no número de horas negativas de folga. Especifique o número máximo de horas negativas permitidas.
• Sim, e o limite de horas negativas é igual às horas de folga acumuladas do participante. Refere-se ao total de acumulação com base na política de acumulação (por exemplo, um agente ganha um total de 80 horas para o ano, mas quer tirar todas as 80 horas em janeiro. Isso é permitido com esta opção).

Configurar configurações de acumulação

Se estiver usando uma fonte externa para horas acumuladas, esta seção não é necessária (e não está disponível).

Quando o período de acumulação começa? Anualmente em uma data fixa do calendário. Todos nesta política estão no mesmo período de acumulação: a mesma data fixa do calendário.

Em que taxa as horas são acumuladas? Selecione uma taxa de intervalo de acumulação.

• Anualmente no início do período de acumulação.
• Mensalmente em um dia selecionado do mês.
• Semanalmente em um dia selecionado da semana.

Para quinzenal, selecione semanal e as acumulações serão carregadas semanalmente no dia selecionado da semana.

Para novos funcionários, você impõe um atraso na acumulação de tempo de folga durante o primeiro ano? Se sim, especifique o número e o intervalo (dias ou meses) do período de acumulação atrasada.

• Não, novos funcionários acumulam horas assim como funcionários veteranos. Não há atraso na acumulação.
• Sim, atrasar a acumulação de horas para novos funcionários, mas o total de horas acumuladas não é alterado. Por exemplo, os funcionários ganham um ano completo de tempo, mas não podem tirar folga nos primeiros seis meses.
• Sim, atrasar a acumulação de horas para novos funcionários, e o total de horas acumuladas reflete apenas os intervalos elegíveis. Os funcionários não acumularão horas durante o período de acumulação atrasada.

Se sim, Por quanto tempo você atrasa a acumulação de PTO para novos funcionários (a partir da data de contratação)? Especifique o número de dias/meses.

 

Configurações de transferência de acumulação

Especifique se e como as horas acumuladas são transferidas para períodos de acumulação subsequentes.

Se estiver usando uma fonte externa para horas acumuladas, como uma planilha do Excel, esta seção não é necessária (e não está disponível).

Você permite que as horas de PTO acumuladas sejam transferidas? Selecione uma política de transferência.

Não, quaisquer horas disponíveis de PTO são perdidas no final do período de acumulação. Use ou perca.

Sim, um número fixo de horas acumuladas disponíveis pode ser transferido para o próximo período de acumulação. Especifique o número total de horas permitidas.

Sim, uma porcentagem de horas acumuladas disponíveis pode ser transferida para o próximo período de acumulação. Especifique a porcentagem de horas permitidas. (1%, 5% e incrementos de 5% até 100%). A porcentagem é baseada no total de horas acumuladas, não no saldo de horas restantes.

As horas transferidas expiram algum dia? Isso só aparece se houver horas transferidas (horas não são perdidas).

As horas transferidas nunca expiram.

As horas transferidas expiram em um mês e dia fixos. Especifique o número de horas elegíveis e o mês e dia.

As horas transferidas expiram após um período de tempo relativo. Especifique as horas elegíveis e quanto tempo após o final do período de acumulação as horas transferidas estão disponíveis.

 

Quando terminar, você pode fechar a Planilha de Classificação de Política de PTO.

Retorne à lista de Classificações e configure quaisquer outras classificações para esta política. O cheque verde ou o ponto de exclamação amarelo indica classificações configuradas — um cheque verde se estiver usando a acumulação do CommunityWFM ou um ponto de exclamação amarelo se estiver usando uma fonte externa para acumulação.

Quando terminar, clique em Atualizar para confirmar que todas as classificações têm regras definidas. Quando todas as classificações estiverem completas, clique em Dispensar.

Participantes

Escolha as pessoas que participarão desta Política de PTO. As pessoas só podem estar em uma política e não estarão disponíveis na lista para adicionar a uma política adicional.

Selecione Configurar participantes da política.

Na janela pop-up, selecione Adicionar pessoas.

Escolha participantes por atividades no Modelo Empresarial, na árvore de supervisores, grupo de usuários personalizado ou escolha pessoas manualmente.

Você pode restringir a classificações de funcionários (por exemplo, tempo integral, meio período).

Lembrete: Você não pode adicionar uma pessoa a mais de um grupo de Política de PTO.

Selecione Incluir todos ou clique na linha de cada pessoa que deseja selecionar e clique em Incluir selecionados. Agentes com uma borda verde já estão incluídos na política. Quando terminar, feche esta janela.

Para remover pessoas selecionadas – feche esta janela e clique no botão remover pessoas na tela Pessoas atualmente atribuídas. Na lista, selecione as pessoas que deseja remover.

Após selecionar todos os participantes desejados, clique em Dispensar.

Configurações de Regras de Tempo de Folga

Planejar > Todas as coisas sobre tempo de folga > Configurações de tempo de folga > Configurações de regras de tempo de folga.

Personalize a lista de regras de tempo de folga usadas para avaliar solicitações de tempo de folga.

Clique no nome da fonte da regra de tempo de folga para revisar e editar regras individuais.

Regras de Aprovação Automática Legadas: Você pode importar dias de bloqueio, dias de data limitada e intervalos mínimos de solicitação. Por exemplo, se houver um evento em que o escritório está fechado e você já inseriu isso no CommunityWFM como um dia de calendário especial, você pode importar esse dia para Todas as Coisas sobre Tempo de Folga e designá-lo como um dia de bloqueio. Isso garantirá que as pessoas que solicitarem folga nesse dia não tenham a solicitação aprovada automaticamente, o que poderia afetar os relatórios.

Regras de Rodada de Lances do Calendário de PTO: Não inclui a regra de intervalo mínimo de solicitação. No momento, essa regra não está disponível para ser aplicada a agentes (e não é necessária para os recursos avançados de férias).

Regras de Partição do Calendário de PTO: Os agentes devem ser atribuídos a esta regra se você for usar os recursos avançados de férias.

Regras de Fila de Lista de Espera para Regras de Partição de Calendário: As regras de lista de espera se aplicam quando uma regra de data limitada foi aplicada e um agente escolheu ser colocado na lista de espera para essa data.

Para cada regra, você pode selecionar se deseja aplicar a regra e se deseja validar a regra quando uma pessoa faz uma solicitação de tempo de folga.

Personalizar configurações de regras de tempo de folga

Planejar > Todas as coisas sobre tempo de folga > Configurações de tempo de folga > Configurações de Regras de Tempo de Folga > Personalizar regras de tempo de folga.

Se estiver usando acumulações no CommunityWFM — seja o sistema de acumulação nativo ou carregando de uma fonte externa — ative a Regra de Horas Acumuladas do Agente se você quiser que o serviço de aprovação automática valide solicitações de tempo de folga dos agentes em relação ao tempo acumulado. Outras regras são ativadas por padrão.

As regras devem estar ativadas para que o serviço de aprovação automática valide as solicitações dos agentes tanto com o sistema legado quanto com a nova partição de calendário.

• Se estiver usando partições de calendário, a Regra de Horas Acumuladas do Agente será ativada por padrão.
• Na fonte de regras de aprovação automática legada, a Regra de Horas Acumuladas do Agente está desativada por padrão.

Para ativar a Regra de Horas Acumuladas do Agente

1. Clique no ícone Editar na coluna da extrema direita.

2. Selecione Sim para aplicar a regra em geral e para que a validação seja executada quando um agente fizer uma solicitação de folga. Nota: A validação não é executada em tempo real com o formulário de solicitação de Evento de folga recorrente, mas as regras ainda se aplicam.

calendários de folga

Construa e mantenha seu calendário de acumulação de trabalho, calendário de acumulação publicado e partições de calendário. Os calendários de acumulação monitoram a quantidade de tempo que os agentes têm em seu "banco", e as partições de calendário são onde os agentes fazem solicitações de folga.

Os calendários não podem ter mais de um ano e a data de término deve ser posterior à data de início.

Ao nomear seu Calendário de Folga, seja o mais específico possível. Este nome será usado nas notificações enviadas aos agentes e em relatórios. Por exemplo, "Férias 2022 Jan-Jun" em vez de "folga do próximo ano".

Calendários de acumulação de trabalho

Os calendários de acumulação de trabalho são onde as horas são aplicadas aos agentes. O calendário de acumulação de trabalho funciona de maneira semelhante às escalas provisórias: uma forma de testar o processo de acumulação. O calendário de trabalho não é visível para os agentes e as horas não são aplicadas aos agentes até que você publique o calendário de acumulação de trabalho.

Configure quantos calendários de acumulação de trabalho forem necessários. Você pode criar um calendário de acumulação de trabalho no nível da Empresa ou no nível do site, mas não no nível de pasta ou atividade. Após a publicação, o vínculo entre o calendário de trabalho e o publicado é quebrado, você não pode publicá-lo novamente. Após atingir um momento em que não precisará mais revisar os arquivos de trabalho, você pode excluí-los com segurança.

A data de início da acumulação do calendário é definida no nível do Modelo Empresarial (Configurações > Modelo Empresarial > Propriedades da Empresa > Mês e dia de início do calendário de acumulação de folga), mas você pode selecionar um ano diferente no nível do calendário.

Lembrete: Uma vez publicado, o calendário de acumulação de trabalho não pode ser despublicado.

1. Configuração

Clique aqui para criar um novo calendário de acumulação de trabalho.

Configure as propriedades básicas, segurança e notificações personalizadas para este calendário de acumulação de trabalho.

2. Configurações básicas do calendário

1. Nome do calendário: obrigatório.
2. Por favor, selecione uma Atividade da árvore: nível da Empresa ou nível do site.
3. Por favor, selecione a política de folga da lista: selecione da lista de políticas previamente criadas.
4. Selecione o início do calendário de acumulação: mês e dia são baseados no campo de data do calendário de acumulação de folga no Modelo Empresarial e configuração do site e não podem ser alterados aqui.

Clique em Salvar para concluir a configuração básica.

A segurança e as notificações (parte da configuração básica) podem ser visualizadas e configuradas retornando ao bloco de Configuração Básica.

3. Segurança

Configure privilégios de segurança associados a este calendário de acumulação de trabalho, limitando quem pode visualizá-lo.

a. Configure permissões de segurança: Confirme as informações do usuário e o nome do calendário.

b. Clique em Continuar. Se nenhuma permissão for definida, o calendário estará acessível a todos os usuários.

c. Clique no + para configurar a permissão de acesso.

Selecione da lista de pessoas, lista de grupos da comunidade ou por função do usuário. Para cada um, clique em Conceder acesso para permitir que essa pessoa, grupo ou função visualize o calendário. Uma vez selecionado, ele desaparecerá desta lista e aparecerá na lista Configurar permissões de segurança, onde também exibirá o número de membros e um link para ver quem está no grupo.

d. Clique na lupa para ver quem tem acesso ao calendário com as configurações atuais. Se não houver configurações de segurança, todos poderão visualizar o calendário.

e. Clique no globo para remover as configurações de segurança atuais. Você precisará confirmar que deseja remover todas as configurações de segurança.

4. Notificações: Se desejar, desative as notificações enviadas aos participantes quando o calendário for publicado.

Clique em Calendário de Acumulação de Folga Publicado para expandir e visualizar a lista de notificações padrão. Selecione Desativar no menu suspenso para qualquer uma que você deseje descontinuar deste calendário.

Para editar as notificações: vá para Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Notificações > Selecione Configurar detalhes do evento por canal para exibir a lista de todas as notificações e use as setas para expandir a lista. Selecione a notificação que deseja editar e selecione Editar mensagem no menu suspenso de ações disponíveis.

5. Tabelas de acumulação

É aqui que você gerará, importará ou revisará as tabelas de acumulação para os participantes incluídos neste calendário.

Criar totais iniciais de acumulação

O objetivo desta etapa é criar o número base de horas para cada pessoa no calendário. As configurações da Política de Folga selecionada geram os totais de acumulação base para cada participante vinculado à política.

Se estiver usando importação do Excel ou outra fonte externa para acumulações: Você ainda criará totais iniciais de acumulação e verificará os totais de acumulação dos participantes de 0 horas. Isso criará o espaço reservado no sistema para preencher com suas horas importadas.

Clique em Criar totais iniciais de acumulação.

Na janela pop-up, clique em Gerar totais base. Após gerar, clique em Dispensar.

Verificar totais de acumulação de participantes

Verifique ou insira os totais de acumulação de cada participante para este calendário de acumulação.

Para alterar a acumulação de uma pessoa, clique no botão de edição (lápis), adicione o novo total de horas acumuladas para o período do calendário, selecione se deseja verificar automaticamente o total, adicione um comentário (obrigatório) e Salve.

Nota: Se você estiver usando acumulações geradas pelo sistema, o botão de edição não estará disponível, mas você pode adicionar/remover horas para um agente individual fazendo um ajuste manual.

Você deve verificar cada classificação se houver mais de uma para o agente. Se uma estiver verificada e outra não, o banner ficará amarelo. Se nenhuma estiver verificada, o banner será vermelho. Quando todas estiverem verificadas, o banner será verde.

Para verificar todas as classificações para todos os agentes usando a ferramenta Edição em massa:

• Verifique o total de horas de PTO acumuladas para uma classificação selecionada (depois escolha a classificação).
• Verifique o total de horas de acumulação de PTO acumuladas para todas as classificações, ou
• Edite o total de horas de PTO acumuladas para uma classificação selecionada.

Se você verificou horas para um agente individual, esse agente não será incluído na edição em massa (pois já estão verificados).

Lembretes:

• Todos os agentes devem ter suas horas verificadas antes que você possa passar para a próxima etapa de geração de transações de acumulação.
• Após verificar as acumulações, você não poderá retornar à seção de verificação.

Gerar, importar ou inserir transações de acumulação

Isso determina com que frequência e quando os participantes recebem sua alocação de horas (anualmente, mensalmente ou semanalmente), com base nas regras de intervalo da política de PTO. Você pode gerar transações de acumulação para todas as classificações ou apenas para uma classificação selecionada. Se houver um problema de arredondamento, o excesso ou a falta será alocado na primeira transação de acumulação do ano.

Para cada pessoa na lista de participantes que faz parte da política, esta é a transação real para dar à pessoa seu tempo.

Para cada classificação, clique em Selecionar. Você só pode fazer uma classificação por vez. Você pode importar transações de acumulação do Excel ou usar a taxa de acumulação da política no CommunityWFM.

Se você já gerou ou importou transações de acumulação para uma classificação, repetir esta etapa removerá todas as transações existentes.

Importação de acumulações do Excel

Se você tiver um sistema de acumulação existente para folgas, pode importar horas acumuladas ou saldos de acumulação para o CommunityWFM usando uma planilha do Excel. Uma vez importado, você seguirá a maioria das mesmas etapas para identificar classificações, criar políticas e criar partições de calendário onde os agentes podem enviar solicitações de folga.

Novo no 5.1SP2: Há uma opção para importar saldos de acumulação para um calendário de acumulação publicado.

As planilhas de importação são ligeiramente diferentes.

Transações incluem colunas para data da transação e horas acumuladas.

Saldos incluem colunas para data efetiva e saldo.

Lembretes:

• O ID do funcionário deve corresponder exatamente, incluindo zeros à esquerda.
• Todas as classificações devem corresponder exatamente.
• A razão deve corresponder exatamente.
• Se a acumulação for mensal, adicione uma nova linha para cada mês para cada agente (ou seja, cada agente terá 12 linhas). Para acumulação semanal, adicione uma nova linha para cada semana para cada agente (ou seja, cada agente terá 52 linhas).
• Salve e feche sua planilha concluída. Se a planilha estiver aberta, você não poderá importá-la.

Se estiver usando a importação do Excel: Clique em Selecionar ao lado de Importar Arquivo – Excel. Nota: O arquivo deve ser .xls ou .xlsx.

Passo 1: Clique em Carregar um novo arquivo. Você também pode selecionar entre arquivos carregados anteriormente.

Selecione Carregar um arquivo ou clique e arraste o arquivo para a janela. Nota: O arquivo não deve estar aberto no seu computador durante o carregamento.

Se você já carregou um arquivo, clique em Selecionar um arquivo existente em vez disso e selecione seu arquivo no menu suspenso na próxima tela.

Clique em Próximo.

Passo 2:Selecione o nome da Planilha na lista. Se você não renomeou a planilha, ela terá o nome de Sheet1$. Haverá um $ no final do nome da planilha. O CommunityWFM analisará as colunas e dados e criará os campos.

 

Passo 3: Selecione ou Crie um Modelo de Importação.

Adicione um nome de modelo e verifique se os nomes das colunas correspondem aos nomes dos campos, depois clique em OK.

Selecione o Modelo.

Passo 4: Verifique e importe. Revise os dados importados. Marcas de seleção verdes indicam agentes que terão horas importadas. Xs vermelhos indicam agentes que não serão importados. Avisos de X amarelos são agentes que têm um problema, mas ainda podem ser importados.

     Razões comuns para um X vermelho incluem:

• o agente não está incluído na partição do calendário
• não havia ID de funcionário
• o ID do funcionário não correspondeu a um nome
• campo de ID do funcionário está formatado como número ou faltando zeros à esquerda
• a classificação não corresponde a uma classificação na política

Razões para o aviso amarelo incluem (você ainda pode importar estes):

• Erro de ortografia no nome do agente ou apelido usado em vez do nome dado.

Clique em Importar todos os válidos ou Importar todos, incluindo avisos. Você não pode importar agentes com o X vermelho (e o botão Importar está desativado).

Clique em Próximo.

Revise para confirmar que os dados importados estão corretos e clique em Concluir.

Provedor de acumulação nativo do Community

Classificação de folga

1. Selecione a classificação de folga: Faça isso uma de cada vez clicando em Selecionar.

2. Quais participantes você deseja incluir? Selecione um grupo ou selecione indivíduos. Gere intervalos para um participante individual e depois selecione o(s) participante(s), ou gere intervalos para um grupo de participantes (todos os participantes no calendário de acumulação de trabalho, por Atividade ou Modelo Empresarial, por supervisor ou grupo de usuários personalizado).

3. Clique em Gerar acumulações. Um cheque verde indica sucesso.

4. Quando terminar, feche a janela pop-up. Um cheque verde na coluna Existem transações? confirma as transações.

 

5. Clique em Cancelar para retornar à janela de opções de acumulação.

Editar transações de acumulação (abre em uma nova janela)

Se necessário, ajuste as transações de acumulação para suas classificações de folga editando o livro razão de transações individuais. Você não pode remover uma transação, mas pode fazer um ajuste para corrigir.

1. Clique no nome do agente.
2. Clique no nome da Classificação.

3. Clique em Fazer ajuste.

4. Na janela pop-up, selecione uma data para a transação.

5. Insira o número de horas para adicionar ou remover. Não são permitidas horas parciais. Para remover horas, inclua um sinal de menos.

6. Insira um comentário (razão pela qual as horas foram adicionadas ou removidas). Comentário é obrigatório.

7. Selecione o Motivo ou Tipo de Transação: As opções são Importação de acumulação, Perda de horas acumuladas, Transferência de horas acumuladas, Acumulação do Community, Ajuste manual, Perda de horas transferidas.

8. Clique em Salvar.

 

Relatar e Publicar

Você pode executar uma variedade de relatórios associados a este calendário de acumulação de trabalho.

Relatório por participante

Relate o resumo e as transações detalhadas de cada participante para cada classificação de folga de membro.

Relatório por classificação de folga

Relate o resumo e a transação detalhada de cada classificação de folga para cada participante membro.

Publicar o calendário de trabalho

Quando estiver pronto, publique o calendário para tornar as horas acumuladas disponíveis para solicitações de folga. Ao publicar, os agentes receberão uma notificação que inclui o número total de horas acumuladas.

Lembrete: Uma vez publicado, você não pode despublicar um calendário de acumulação. Certifique-se de confirmar todas as acumulações antes de publicar.

1. Clique em Publicar o calendário de trabalho.

2. Marque a caixa para confirmar que você está pronto para publicar o calendário e entende que não pode "despublicar" as acumulações.

3. Adicione quaisquer comentários adicionais, depois Selecione as classificações de folga para publicar. O padrão é Todas as classificações de folga.

4. Clique em Próximo.

5. Selecione os participantes. O padrão é Publicar para todos os tipos de participantes (nenhum filtro aplicado). Isso selecionará os participantes no calendário, não todos os agentes da sua organização.

6. Clique em Próximo.

7. Refine a seleção de participantes ou selecione Publicar todos.

8. Quando concluído (as pessoas desaparecem da lista), feche a janela.

9. Os agentes receberão uma notificação com o total de horas acumuladas.

Calendário de acumulação publicado

Planejar > Todas as coisas de folga > Calendários de folga > Calendário de acumulação publicado.

Revise e edite o calendário de acumulação publicado mostrando transações de acumulação, retiradas e transferências.

Estatísticas do calendário em um relance mostram a data de início e término do calendário, total de horas acumuladas, horas atualmente agendadas, saldo de acumulação e número de participantes não atribuídos.

Para adicionar alguém a um calendário publicado, clique no link (Quem?) em participantes não atribuídos. Na lista pop-up, escolha uma Política de Folga para cada pessoa que você deseja adicionar, depois Salvar atribuições.

Resumo da Política de Folga

Este resumo mostra como cada Política de Folga contribui para o total do calendário de acumulação publicado. Dentro de cada seção, uma borda superior verde indica que há transações de política presentes; uma borda superior vermelha indica que não há transações de política.

Resumo da Classificação de Folga

Este resumo mostra como cada Classificação de Folga contribui para o total do calendário de acumulação publicado. Nota: A partir de 5.1SP2, este campo inclui ambos os totais.

Resumo do Tipo de Acumulação

Este resumo mostra como cada tipo de transação de acumulação contribui para o total do calendário de acumulação publicado.

Resumo dos Participantes

Este resumo mostra informações relacionadas aos participantes incluídos no calendário de acumulação publicado.

Ajustes manuais

Adicionar horas para novos contratados, adicionar horas para alguém que tem um aniversário de contratação no meio do ano, remover horas se alguém tirou folga sem usar o CommunityWFM, dar tempo de férias bônus a um funcionário de alto desempenho, são algumas das razões pelas quais você pode precisar adicionar ou remover horas do tempo acumulado de um funcionário.

Existem três lugares onde você pode adicionar ou remover tempo da escala de um agente: nas configurações de folga de um agente em seu perfil, em um calendário de acumulação em andamento (se ainda não foi publicado) e em um calendário de acumulação publicado.

Os agentes devem fazer parte de uma Política de PTO para aplicar horas acumuladas.

Ajustar manualmente horas nas configurações de PTO do perfil pessoal

1. Navegue até as configurações de PTO do funcionário: Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Perfil pessoal > Configurações de PTO para [nome do agente].
2. Selecione a Classificação de PTO à qual você deseja adicionar ou remover tempo. O ajuste deve ser feito para um período de tempo de calendário ativo (não fechado) e o funcionário deve estar incluído na partição do calendário.
3. Selecione Mostrar opções.
4. Na seção Editar e revisar opções, selecione o período de acumulação para o ajuste, observando o intervalo de datas elegível.
5. Clique em Fazer ajuste.
6. Na seção expandida, insira a data, o número de horas a adicionar ou remover (inclua um – para subtrair horas), um comentário e selecione o Motivo ou tipo de transação.
7. Clique em Salvar ajuste.

 

Sua transação aparecerá no livro de registros de tempo acumulado do funcionário.

Ajustar manualmente horas em um calendário de acumulação em andamento

Use este método apenas se o calendário de acumulação ainda não tiver sido publicado.

Vá para o calendário de acumulação em andamento.

1. Abra o calendário selecionado.
2. Vá para Configurar e gerenciar tabelas de acumulação.

3. Selecione Editar transações de acumulação.

4. Clique no nome do agente.

5. Clique na Classificação de PTO selecionada para expandir a lista de transações.

6. Clique em Fazer ajuste (à direita acima da tabela de transações).

7. Na janela pop-up, insira uma data para o ajuste. A data deve estar dentro dos limites do calendário.

8. Insira o número de horas a adicionar ou remover (inclua um sinal de menos (–) para subtrair horas).

9. Insira um comentário sobre a transação (obrigatório).

10. Selecione um motivo para a transação.

11. Salvar.

Ajustar manualmente horas em um calendário publicado

1. Vá para o calendário de acumulação publicado.

2. No lado direito, selecione Mostrar Opções para expandir as opções do menu.

3. Na parte inferior da tela de opções, selecione Relatório de transações de acumulação publicadas. Filtre conforme necessário e clique em Aplicar opções.

4. Selecione a guia Resumo dos participantes para exibir as pessoas neste calendário.

5. Clique no bloco da pessoa para quem você deseja adicionar (ou remover) horas de acumulação.

6. No lado direito, selecione Mostrar Opções. 

7. Selecione o intervalo de datas e a classificação. A opção Fazer ajuste está disponível apenas após selecionar a classificação.

8. Clique em Fazer ajuste, selecione a data para o ajuste de horas, o número de horas (inclua um sinal de menos (–) para subtrair horas), adicione um comentário (obrigatório) e selecione o Motivo ou Tipo de Transação.

 

9. Quando terminar, clique em Salvar ajuste. As horas serão adicionadas/subtraídas no dia de ajuste selecionado e o agente receberá uma notificação.

Para carregar um ajuste de uma fonte externa, selecione Gerar transações de acumulação. Clique em Selecionar para Importação de Arquivo—Excel e siga os passos para carregar de uma planilha Excel.

Partições de calendário

Agora que estabelecemos as horas acumuladas, é hora de configurar o mecanismo pelo qual os agentes podem solicitar o uso dessas horas. A partição do calendário estabelece regras de folga, regras de licitação e gerencia o processo de licitação de folga e seleção aberta após a conclusão da licitação.

O leilão é opcional; as partições do calendário podem usar apenas a seleção aberta.

Durante uma rodada de leilão, as regras da rodada de leilão se aplicam e regem a validade de um determinado bloco e seleção. Um bloco é um pedido, e uma seleção é a soma de todos os blocos (pedidos) dentro de uma resposta de rodada de leilão. Durante a seleção aberta, as pessoas podem fazer seleções que não fazem parte de um bloco (por exemplo, um único dia, se as regras do bloco exigirem um pedido de pelo menos 5 dias), mas as outras regras do calendário para aprovação automática ainda estão em vigor (por exemplo, dias de bloqueio, intervalo mínimo de pedido).

Para participar de uma partição de calendário (leilão ou seleção aberta), um agente deve ter Regras de Partição de Calendário de Folga como a fonte das regras de folga em seu perfil. Configurações de folga > Configurar configurações de folga > Configurar configurações básicas > Selecionar a fonte das regras de folga. Se AutoAprovação Legada, o agente não pode participar de uma partição de calendário. E se um agente for atribuído a Regras de Partição de Calendário de Folga, deve haver um calendário onde ele possa solicitar folga.

Após criar uma partição de calendário, há um menu útil no lado esquerdo da tela. A partir daqui, você pode vincular, revisar ou editar todas as informações sobre a partição de calendário.

Visão Geral

• Propriedades: Inclui data de início e término, se incluir acréscimos anteriores, perfil de classificação, se restringir classificações por tipo de shrinkage.
• Classificações de Folga: Quais classificações estão incluídas.
• Participantes: Quais participantes estão incluídos. Adicione ou remova pessoas aqui.
• Navegação do fluxo de trabalho: Mova-se entre uma rodada de leilão, seleção aberta e finalização/fechamento do calendário.

Extras

• Assistente de cópia de calendário: Faça uma cópia do calendário atual e aplique-a a um intervalo de datas diferente ou copie os atributos do calendário para o mesmo intervalo de datas para um grupo diferente de pessoas.
• Regras, eventos e folga disponível.
• Segurança.

Relatórios

Relatório de acréscimos — mostra os acréscimos no calendário. Pode ser filtrado por mês, Classificação de Folga, Classificações de Folga & mês, e por resumo de Participante.

• Relatório mensal fornece quatro maneiras de revisar seus dados. Clique em qualquer mês e você verá o acréscimo e os leilões para aquele mês.
• Classificação de Folga mostrará os dados para todas as classificações incluídas no calendário.
• Classificações de Folga & Mês mostrará acréscimos por mês e tem filtros adicionais para aprofundar ainda mais os dados.
  • Saldo
  • Total de Horas Acumuladas
  • Horas Agendadas
  • Horas Comprometidas
  • Horas Não Comprometidas
• Resumo do participante mostra uma visualização de bloco de agente semelhante àquela na visualização de resposta de leilão. Você também pode filtrar a visualização para fornecer uma visualização de lista

Relatório de transações – Mostrará de relance as horas Acumuladas, de Leilão e Agendadas por agente.

Navegação do fluxo de trabalho

A qualquer momento durante a configuração da partição de calendário, você pode visitar Navegação do fluxo de trabalho para ver onde você está no processo de configuração. As rodas codificadas por cores informam quais etapas estão completas (verde), sua etapa atual (roxo), quais podem precisar de mais trabalho (amarelo) e quais não estão disponíveis (vermelho) até que você complete etapas adicionais.

Configuração Básica do Calendário de Folga

Configure uma nova partição de calendário de folga: Clique aqui para criar um novo calendário de folga.

Propriedades do Calendário de Folga

Nome: Obrigatório. Certifique-se de usar um nome descritivo específico, como Leilões de Férias 2022. Este nome aparecerá em relatórios e em notificações de agentes.

Descrição: Opcional

Data de início do calendário: O padrão é a data de hoje. A duração máxima para um calendário é de um ano.

Data de término do calendário (inclusiva): O padrão é um ano após a data de início.

Incluir transações de acréscimo de dias anteriores ao início: Refere-se ao início do calendário. Por exemplo, se seu calendário começa em 3 de janeiro de 2022 (segunda-feira da sua semana de trabalho), e seus acréscimos começam em 1 de janeiro, você incluiria transações para 3 dias antes do início para garantir que inclua esses acréscimos.

Ignorar transações de acréscimo de dias anteriores ao término: Se o calendário terminar em uma data após acréscimos adicionais, você pode instruir o calendário a ignorar os dias no final quando acréscimos adicionais ocorrerem.

Tipo de seleção de participante: Seleção de rodada de leilão ou seleção aberta. Seleção de rodada de leilão = perfil de classificação e outras regras de rodadas de leilão se aplicarão. Lembrete: Os agentes devem ter Regras de Partição de Calendário de Folga como sua fonte de regras em seu perfil de agente para participar de rodadas de leilão. Seleção aberta = ad hoc dentro dos limites do calendário de folga. Se Seleção aberta, você pulará a seção de leilão.

Incluir acréscimos anteriores ao validar seleções de rodada de leilão: Isso permitirá que o calendário inclua horas de rollover (se permitido).

Função mínima para visualizar seleções de bloco: Os agentes devem poder visualizar os pedidos de outros agentes por nome/foto ao fazer suas ofertas? Se não, selecione Supervisor ou superior. Os agentes ainda poderão ver quais blocos foram selecionados, mas os nomes e fotos são obscurecidos.

Obscurecido

Visível

Seleção de perfil de classificação: Classificações de funcionários com base nos critérios especificados. Antiguidade é um exemplo comum (classificação com base na data de contratação).

Restringir classificações de folga por tipo de shrinkage: Selecione discricionário, não discricionário ou ambos.

Após fazer todas as suas seleções, clique em Salvar.

Classificações de Folga

Clique em Configurar Classificações de Folga.

Configurar Classificações de Folga para este Calendário de Folga: Selecione quais classificações incluir na partição do calendário. Isso determina as horas acumuladas elegíveis para alocação no calendário. Por exemplo, se você tiver acréscimos separados para doença e férias, e tiver classificações para cada um, você incluiria apenas a classificação de tempo de férias nesta partição de calendário de folga.

Clique em Incluir para cada classificação a ser incluída na partição.

Participantes

Lembrete: Você não pode adicionar participantes a um calendário de rodada de lances que está aberto para lances. Se você planeja usar rodadas de lances, certifique-se de ter adicionado todos os participantes desejados antes de abrir os lances.

Clique em Configurar participantes do calendário.

Pessoas atualmente atribuídas: Clique em Adicionar pessoas para selecionar quem participará deste calendário de PTO. Você pode selecionar do Modelo Empresarial, Grupo de Supervisores, Grupo Personalizado, etc. Se uma pessoa estiver listada como Não elegível, você não poderá incluí-la. Pessoas previamente atribuídas podem ser removidas aqui.

Agentes com uma barra verde estão incluídos.

Razões pelas quais um agente pode não ser elegível:

• A fonte das regras de folga do agente está definida para Regras de Aprovação Automática Legadas.
• O agente está em um plano de atividade restrita que especifica não permitir solicitações de folga.
• O agente está participando/atribuído a outro Calendário de PTO.
  

Para alterar a fonte das regras de folga: Vá para a página inicial do agente > Configuração avançada > Configurações de folga - Configurar configurações de folga > Configurações gerais de folga – Configurar configurações básicas.

Após selecionar os participantes do calendário, clique em Mostrar o diálogo de fluxo de trabalho para prosseguir para a próxima etapa: configurar as regras para a partição do calendário. Clique em Avançar para esta etapa.

Regras

Você pode importar regras ou configurar novas que se aplicam apenas a este calendário. Você pode importar a mesma regra em vários calendários. Nota: Você não pode exportar regras criadas dentro de um calendário.

Configurar regras dentro de uma partição de calendário

A planilha do calendário de PTO exibe um calendário onde você pode adicionar eventos especiais, como feriados, adicionar, remover ou editar regras de folga (datas bloqueadas, datas limitadas ou regra de intervalo mínimo de solicitação), e confirmar suas seleções finais.

Role para a área abaixo do calendário para opções de menu para configurar as regras.

Eventos especiais do calendário

Importar eventos especiais do calendário. Nota: Você não pode adicionar novos dias especiais de calendário diretamente ao calendário de regras de folga; crie-os em Plano > Eventos Especiais do Calendário e depois importe-os para a partição do calendário aqui.

Se não houver eventos especiais de calendário elegíveis, ou se você já tiver adicionado todos os eventos especiais de calendário elegíveis, você verá:

Regras de folga

Você pode adicionar regras específicas que se aplicarão apenas a este calendário. Você pode importar regras existentes ou criar novas regras. Regras criadas dentro de um calendário não podem ser exportadas.

Importar regras existentes

Clique em cada regra que deseja incluir e ela será imediatamente importada. Regras já importadas não estão disponíveis. Você não pode "desimportá-las" aqui.

Para remover regras, vá para a seção de edição. Quando terminar, feche esta janela.

Aplicar novas regras de folga a este calendário

Regras adicionadas aqui se aplicarão apenas a este calendário. As opções incluem datas bloqueadas, datas limitadas e regras de intervalo mínimo de solicitação.

Para cada tipo de regra, você pode alterar a quem a regra se aplica, incluindo ou excluindo grupos de usuários, ou restringir a aplicação por Classificação de PTO ou tipo de shrinkage. Você pode aplicar essas configurações a dias bloqueados, dias limitados ou intervalo mínimo de solicitação.

Editar ou excluir regras de folga existentes do calendário.

Se você não vir regras recentemente adicionadas, clique em Atualizar.

Clique no nome da regra para editar, ou no botão Remover para excluir.

Retorne à página de Regras para visualizar o calendário codificado por cores com suas regras aplicadas. Use o menu no topo para filtrar a visualização para exibir ou ocultar os diferentes tipos de regras. Você pode filtrar por tipos de regras e exibir todas ou nenhuma.

Revisar e confirmar

Você deve confirmar suas regras antes de passar para a próxima etapa.

Navegação do fluxo de trabalho: Passe para a próxima etapa para configurar as rodadas de lances.

Nova Rodada de Lances

Propriedades da rodada de lances

Lembretes:

• Se houver uma rodada de lances aberta em andamento, o CommunityWFM não aprovará automaticamente solicitações de folga para agentes vinculados ao Calendário de PTO se as datas solicitadas caírem dentro do calendário de rodada de lances ativo.  
• Nota: Você não pode adicionar agentes a uma rodada de lances após a abertura dos lances, embora possa adicioná-los a um calendário. Certifique-se de incluir todos os agentes antes de abrir a rodada de lances.

• Se um agente tiver um PAR ou estiver sob uma restrição de novo contratado, ele não poderá participar do leilão. Se estiver licitando para datas futuras (por exemplo, licitando no outono para o tempo de férias do próximo ano), considere remover as restrições durante o período do leilão. Se for remover para todos os agentes, desative a Regra de Aplicação do Plano de Atividades Restritas do Agente nas configurações de regras (Plano > Todas as coisas sobre folgas > Configurações de folga > Configurações de regras de folga).
• Você só pode ter uma rodada de leilão aberta para qualquer período de tempo para um grupo; as datas não podem se sobrepor.
• Se estiver usando a abertura e fechamento automáticos, as datas de abertura e fechamento devem estar dentro das datas do calendário. Se você quiser abrir o leilão antes do início do calendário, poderá abrir o leilão manualmente.
• Uma vez que um leilão é aberto e depois fechado, ele não pode ser reaberto.

Clique no bloco para criar uma nova rodada de leilão.

Classificação de PTO selecionada para esta rodada de leilão: Você pode incluir apenas uma classificação na sua rodada de leilão.

Data e hora para abrir a rodada de leilão: Selecione a data e hora para abrir o leilão. Como as rodadas de leilão não podem se sobrepor, esta data e hora determinarão quando esta rodada de leilão será aberta. Se houver outra rodada de leilão abrindo ao mesmo tempo, você receberá uma mensagem de erro. Lembrete: a data deve estar dentro do calendário da rodada de leilão, mas você pode abrir o leilão manualmente.

Configuração de abertura automática da rodada: Se você selecionar Não abrir automaticamente a rodada de leilão para seleção de participantes, você precisará abrir a rodada de leilão manualmente.

Data e hora para fechar a rodada de leilão: Selecione a data e hora de término para encerrar o leilão.

Configuração de fechamento automático da rodada: Selecione se deseja fechar o leilão automaticamente ou manualmente.

Tamanho mínimo do bloco em horas: Um bloco é um único pedido de folga. Se você quiser que cada pessoa solicite no mínimo cinco dias consecutivos em seu leilão, e sua configuração de Horas padrão para FTE nas configurações gerais e preferências for turnos de 8 horas – o bloco é de 40 horas. Se uma pessoa puder fazer um pedido de 1 dia, o bloco é de 8 horas.

Por exemplo: As empresas podem desejar que todos selecionem sua semana completa de férias durante a primeira rodada de leilão, e depois permitir que as pessoas selecionem dias individuais posteriormente durante a seleção aberta.

Tamanho máximo do bloco em horas: Existe um número máximo de dias que um agente pode solicitar? Por exemplo, se você quiser limitar os agentes a solicitar no máximo uma semana durante a primeira rodada de leilão, e sua configuração de Horas padrão para FTE nas configurações gerais e preferências for turnos de 8 horas, insira 40 horas.

Percentual mínimo do saldo de acumulação: Os agentes precisam usar um percentual do seu tempo acumulado? Por exemplo, se os agentes ganham 80 horas por ano, você pode exigir que eles usem pelo menos 20 horas (25%) no leilão. Vários blocos podem somar o percentual total mínimo.

Percentual máximo do saldo de acumulação: Você também pode definir um percentual máximo de horas. Isso pode ajudar a controlar o total de horas usadas por qualquer agente. Por exemplo, se você quiser impedir que os agentes solicitem 4 semanas separadas de blocos de 40 horas em um único leilão, defina um percentual total máximo.

Os participantes podem fazer seleções contíguas? Refere-se à seleção de dias de trabalho consecutivos em um pedido de folga. Se Não, deve haver pelo menos um dia de trabalho entre cada dia do pedido. Se Sim, um agente pode solicitar vários dias de folga juntos. Os dias de trabalho são determinados no Modelo de Hábitos e Horas de Trabalho da Empresa.

Exemplos

Selecione Não, não contíguo, se os agentes tiverem dias de compensação ou feriados variáveis e você quiser que eles os solicitem como dias individuais, não todos juntos.

Selecione Sim, contíguo se você quiser que eles solicitem um bloco completo de 40 horas (uma semana), como durante uma rodada inicial de leilão de férias. Na próxima rodada, você pode selecionar Não, e os agentes podem solicitar dias individuais.

Substituir perfil de classificação para esta rodada de leilão: Padrão usará o perfil de classificação no calendário de PTO, mas você pode alterá-lo para esta rodada de leilão.

A diferença entre isso e o leilão de turnos é que não há inventário fixo de pedidos de folga. Cada agente fará o leilão em ordem sequencial a partir do PTO restante.

Limitar o número de pessoas que podem se comprometer ao mesmo tempo? Isso permite limitar o número de agentes elegíveis para se comprometerem com os leilões em um determinado momento. Quantas pessoas podem entrar no leilão ao mesmo tempo? Se houver um grande número de participantes na rodada de leilão, e a equipe permitir que várias pessoas estejam de folga ao mesmo tempo, o leilão progredirá mais rápido se você permitir que várias pessoas façam o leilão ao mesmo tempo. Lembrete: Todos os participantes que são elegíveis para se comprometerem com seus leilões estão licitando por tempo por ordem de chegada, ou seja, sua classificação não se aplica mais.

Não, todos participam ao mesmo tempo: = por ordem de chegada. Não há limite para o número de pessoas que podem fazer pedidos ao mesmo tempo. O compromisso do leilão ocorre na base de primeiro comprometido > primeiro confirmado.

Sim, mas apenas um número fixo de participantes: Você pode designar que apenas um certo número de agentes é permitido no leilão ao mesmo tempo. À medida que uma pessoa se compromete com seu leilão, a próxima pessoa pode entrar na fila e se comprometer com um leilão.

Sim, mas apenas uma porcentagem de participantes: Você pode definir uma certa porcentagem de pessoas que são permitidas no leilão ao mesmo tempo. À medida que a porcentagem de pessoas que se comprometeram com os leilões muda, pessoas adicionais podem entrar na fila e se comprometer com um leilão.

O número ou porcentagem que você escolher deve ser sensível ao tamanho do seu grupo de agentes e à disponibilidade dos seus recursos de folga.

Após construir as propriedades, o calendário está em estado pendente aguardando a data/hora para abrir automaticamente ou você pode abrir o leilão manualmente.

Os calendários abertos estão em verde.

Após o calendário ser aberto, os participantes elegíveis receberão uma notificação e poderão visualizar o tempo disponível, e até mesmo entrar e validar seus leilões antes de sua vez na fila, mas não poderão se comprometer com seu leilão até que seja sua vez.

Códigos de exceção da rodada de leilão de PTO

Plano > Todas as coisas sobre folgas > Configurações de folga > Códigos de exceção da rodada de leilão de PTO.

Crie códigos de motivo personalizados usados para conceder exceções aos participantes da rodada de leilão de PTO para várias regras de PTO.

Existem dois códigos padrão existentes: Horas acumuladas disponíveis insuficientes para atender às regras do leilão, e PTO disponível insuficiente para atender às regras de folga.

Selecione Clique aqui para criar um novo código de motivo.

Insira o texto para seu código e selecione se ele pode ser editado posteriormente, então Salvar.

Códigos de espera para rodadas de oferta de folga

Crie códigos de motivo personalizados para participantes de rodadas de oferta em modo de espera. Use esses códigos quando um participante da rodada de oferta não estiver disposto ou não puder responder quando for sua vez de fazer um pedido de folga.

Existem dois códigos padrão existentes: O participante não está respondendo às solicitações do administrador para se comprometer e O participante está de folga durante a seleção da rodada de oferta.

Selecione Clique aqui para criar um novo código de motivo de espera.

Insira o texto para o seu código e selecione se ele pode ser editado posteriormente. Selecione se este deve ser o código padrão e se os participantes da oferta ainda podem se comprometer enquanto estiverem no modo de espera.

Gerenciando rodadas de oferta

Vá para a Rodada de Oferta: Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de folga > Partições de calendário

Selecione o nome da partição do calendário na lista atual.

Selecione Mostrar os detalhes para abrir a Planilha da Rodada de Oferta.

Selecione Respostas de oferta nas opções da Planilha da Rodada de Oferta. painel de navegação.

Neste exemplo, Deborah comprometeu uma oferta válida (verde), Sam fez uma oferta válida, mas ainda não comprometeu sua seleção (amarelo), e Jean ainda não fez uma seleção.

Passe o mouse sobre a parte inferior de um bloco de agente para ver opções adicionais:

 

Enviar uma mensagem

Abre uma nova janela para enviar uma mensagem ao agente usando um ou mais canais de notificação.

 

Copie e cole os códigos # abaixo do campo de mensagem para personalizar sua mensagem.

Visualizar ou adicionar exceções de rodada de oferta

Os agentes podem solicitar uma exceção de oferta se seu pedido não atender a uma ou mais das regras de validação. Você também pode inserir uma exceção para um agente. No momento, não há notificação quando um agente solicita uma exceção, e os agentes devem ser incentivados a enviar um memorando ou e-mail para seu supervisor ao fazer um pedido de exceção de oferta.

Criar uma exceção para um agente

Selecione Clique aqui para ver as exceções de rodada de oferta desta pessoa.

Selecione Criar uma nova exceção. Você poderá incluir quaisquer participantes do calendário em uma etapa posterior.

1. Clique em Criar uma nova exceção.
2. Selecione o motivo do pedido de exceção e forneça uma explicação (obrigatório). Se durante uma rodada de oferta, selecione a primeira opção (Horas acumuladas disponíveis insuficientes para atender às regras de oferta). Se estiver fazendo um pedido de folga fora de uma oferta, use a segunda opção (PTO disponível insuficiente para atender às regras de folga).
3. Selecione o status preferido – aprovado, negado ou pendente.
4. Na próxima tela, selecione a(s) regra(s) da rodada de oferta, regra(s) de bloco de oferta, regra(s) de folga de atividade e/ou regra(s) de folga de supervisor para as quais você está criando a exceção.

 

5. Clique em Avançar.

6. Selecione o(s) participante(s) para esta exceção na lista de participantes do calendário.

7. Clique em Salvar exceção.

Para visualizar todos os pedidos de exceção atuais (não apenas para um agente), vá para a partição do calendário e selecione Mostrar os detalhes para o calendário para abrir a Planilha da Rodada de Oferta. Selecione Exceções de rodada de oferta nas opções da Planilha da Rodada de Oferta. As exceções de rodada de oferta atuais podem ser excluídas, negadas, aprovadas ou retornadas ao status pendente nesta tela. As exceções permanecerão nesta página. Uma vez aprovadas ou negadas, o agente não poderá editar ou excluir o pedido de exceção.

Visualizando a Planilha da Rodada de Oferta de um agente

Você pode visualizar a Planilha da Rodada de Oferta de um agente e enviar ofertas em nome dele, validar ou comprometer suas ofertas, ou substituir uma regra de validação.

Na Planilha da Rodada de Oferta, vá para Respostas de oferta.

Passe o mouse sobre a parte inferior do bloco com o nome da pessoa até que os ícones apareçam. Selecione o ícone de engrenagem.

Você pode revisar a Planilha da Rodada de Oferta de um agente, validar e/ou comprometer suas rodadas, ou até mesmo Adicionar um bloco (fazer seleções) para um agente (por exemplo, se um agente não estiver no escritório e enviar suas seleções de oferta por e-mail para você).

Os agentes receberão uma notificação automática “de” a pessoa que fez as alterações.

Colocando agentes em espera

Se um agente não estiver respondendo às solicitações para comprometer sua oferta, ou se estiver fora do escritório durante a rodada de oferta, você pode colocá-lo no modo de espera. Eles não perderão seu lugar na fila, mas outra pessoa pode fazer uma oferta e o processo continuará até que você os remova do modo de espera.

Na Planilha da Rodada de Oferta, vá para Respostas de oferta.

Passe o mouse sobre a parte inferior do bloco com o nome da pessoa até que os ícones apareçam. Selecione o ícone à direita – Editar ou criar eventos de espera de rodada de lance.

 

Código de motivo do evento de espera: Selecione o motivo pelo qual você está colocando a pessoa em espera (não respondendo ou fora do escritório em PTO) e adicione um comentário.

Permitir que este participante confirme seu lance enquanto este evento está aberto? Selecione se a pessoa poderá confirmar seu lance enquanto estiver no modo de espera.

A barra de cor do bloco do agente será marrom, indicando que ele está no modo de espera.

Retirando agentes do modo de espera

Retorne para Editar ou criar eventos de espera de rodada de lance.

Selecione Fechar este evento. A janela será fechada e o agente retornará ao seu lugar na fila.

Substituição de validação

Use a substituição de validação para aprovar um pedido de folga que falha na validação ou não atende às regras de aprovação automática durante uma rodada de lance.

Vá para a planilha de folgas dos agentes e revise o pedido de lance deles.

Selecione Substituir validação.

Selecione o novo status de validação. Se Validação pendente, a rodada de lance será automaticamente validada pelo serviço de Monitoramento do Sistema (se o serviço estiver habilitado).

Fechar a rodada de lance

Revise o status e as respostas dos participantes.

Envie lembretes se houver agentes que não confirmaram seus lances.

Vá para a rodada de lance e selecione Mostrar os detalhes.

 

Clique em Fechar a rodada de lance.

Confirme que você deseja fechar a rodada de lance e clique em OK.

Clique em Publicar a rodada de lance para publicar a rodada.

Uma janela pop-up exibirá todos os participantes, suas classificações e seus lances. Nesta janela, você pode escolher confirmar quaisquer lances não confirmados.

 

Nota: Quaisquer lances não confirmados pelo agente durante a rodada de lance, ou por você antes de publicar o lance, não estarão mais disponíveis após a publicação da rodada de lance.

Marque a caixa para confirmar que você entende que não pode fazer edições adicionais, adicione um comentário e clique em Publicar este lance.

A publicação da rodada de lance enviará um memorando aos participantes e colocará os eventos de folga na escala deles.

Seleção Aberta

Após completar (publicar) uma rodada de lance, você pode passar para a seleção aberta, onde os agentes podem solicitar folga sem esperar na fila para dar lance. As regras para o calendário ainda se aplicarão.

Você também pode pular a rodada de lance e ir diretamente para a seleção aberta.

Para avançar para a seleção aberta, vá para a visão geral do Calendário de PTO, selecione Navegação de fluxo de trabalho, e clique em Avançar para esta etapa. Isso muda a rodada para seleção aberta.

Resumo de PTO: Clique para atualizar o gráfico no topo desta página e revisar as horas acumuladas, horas agendadas e saldo de acumulação para este calendário.

Solicitações de PTO: Clique para abrir as solicitações no topo desta página. Revise quaisquer solicitações pendentes. Você pode validar a solicitação se houver regras, e aprovar, negar ou excluir a solicitação.

Status atual da lista de espera. Isso está disponível apenas se houver solicitações de lista de espera.

Fechar o calendário de PTO. A seleção aberta continuará até a data de fechamento do calendário ou até que você feche o calendário manualmente. Até a data de fechamento (ou fechamento manual), os agentes podem continuar a enviar solicitações de folga.

Fechando o calendário

Quando você estiver pronto para fechar o calendário para quaisquer alterações adicionais, vá para a visão geral do Calendário de PTO, selecione Navegação de fluxo de trabalho, e revise quaisquer solicitações restantes.

Clique em Avançar para esta etapa.

O calendário será fechado, e você não poderá retornar ao menu de Navegação de fluxo de trabalho.

Lista de Espera

A função de lista de espera está disponível como parte das férias avançadas; não está disponível ao usar o sistema legado de solicitação de folga.

Se um agente solicitar folga em um dia com regras de data limitada, e já houver solicitações para a quantidade máxima de tempo para esse dia, o agente tem a opção de se adicionar a uma lista de espera. Se o tempo se tornar disponível, o agente tem a opção de aceitar a folga e, se necessário, pode renunciar a solicitações de folga existentes.

• A lista de espera não está disponível durante as rodadas de lances.
• A lista de espera não está disponível para todos os tipos de solicitações.
• Não há classificação na lista de espera – é primeiro solicitado | primeiro concedido.
• Ao selecionar para entrar na lista de espera, os agentes verão quantas outras pessoas estão na fila à sua frente.
• Se houver um dia em uma solicitação de vários dias que não esteja disponível para a lista de espera (por exemplo, um dia de bloqueio), a opção de lista de espera não estará disponível. Isso é verdade mesmo que cada dia seja uma solicitação individual (o agente selecionou Não, algumas das datas podem ser aprovadas e outras negadas ao fazer a solicitação).
• Solicitações na lista de espera têm status de Negado.
• Quando horas da lista de espera se tornam disponíveis, o agente receberá um memorando de que as horas da lista de espera estão disponíveis e precisará ir à sua planilha de folga para aceitar ou recusar as horas.
  • O agente precisará ter horas acumuladas disponíveis ou estar disposto a desistir de solicitações futuras para aceitar a oferta da lista de espera.

Visualizar a lista de espera | negar solicitações

Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de folga > Partições de calendário > [Nome da Partição do Calendário]

No bloco Status atual da lista de espera clique em Mostrar a lista de espera de folga. Quaisquer itens atuais da lista de espera aparecerão no topo da página. Você pode excluir a solicitação de um agente aqui. Nota: não há notificação para o agente de que a solicitação da lista de espera foi excluída, embora o status mude para não listado na lista de Próximas folgas dele, e o agente não pode readicionar o evento à lista de espera.

Para aprovar, negar ou retornar solicitações de lista de espera para pendentes

Relatório > Escala publicada > Resumo de eventos publicados > Modelo empresarial

Selecione o intervalo de datas e use os Filtros de tipo de evento para restringir o relatório a solicitações de folga.

Nas guias de opções de relatório, selecione Mostrar detalhes do evento. A coluna mais à direita tem os botões para gerenciar as solicitações da lista de espera.

Um agente pode se remover da lista de espera indo à sua planilha de folga e selecionando Excluir na seção Folga solicitada pendente e próxima. O agente também pode revisar as horas previamente selecionadas para desistir ou se remover da fila da lista de espera abrindo a fila da lista de espera.

Regras da lista de espera

Planejar > Tudo sobre folgas > Configurações de folga > Configurações de regras de folga

Para desativar a opção de lista de espera, edite a configuração da regra e altere Configurado para lista de espera? Para Não.

 

Assistente de cópia de calendário

Passo 1: Escolha que tipo de cópia você deseja fazer

Você tem duas opções ao fazer uma cópia de um calendário: Fazer uma cópia com os mesmos participantes para um intervalo de datas diferente, ou replicar para manter o mesmo intervalo de datas, mas para um grupo diferente de pessoas.

Copiar para outro intervalo de datas

Você pode fazer outras edições ao personalizar as propriedades do calendário. As edições aqui não afetam o calendário original.

Passo 2: Personalizar as propriedades do calendário

Opção de status preferido do calendário:

• Mesmo status do calendário de folga de origem—
• Padrão para o status de propriedades básicas—

Nome: O padrão é “Cópia de…”

Data de início do calendário: Quando você altera a data de início, a data de término ajusta-se automaticamente para que o número de dias corresponda ao calendário original. Você não pode alterar a duração de um calendário com uma cópia.

Incluir transações de acumulação de dias anteriores ao início: Refere-se ao início do calendário. Por exemplo, se seu calendário começa em 3 de janeiro de 2022 (segunda-feira da sua semana de trabalho), e suas acumulações começam em 1 de janeiro, você incluiria transações para 3 dias antes do início para garantir que inclua essas acumulações.

Ignorar transações de acumulação de dias anteriores ao término: Se o calendário termina em uma data após acumulações adicionais, você pode instruir o calendário a ignorar os dias no final quando ocorrerem acumulações adicionais.

Incluir acumulações anteriores ao validar seleções de rodadas de lances: Isso permitirá que o calendário inclua horas de rollover (se permitido).

Função mínima para visualizar seleções de blocos: Os agentes devem poder visualizar as solicitações de outros agentes por nome/foto ao fazer suas ofertas? Se não, selecione Supervisor ou superior. Os agentes ainda poderão ver quais blocos foram selecionados, mas os nomes e fotos são obscurecidos.

Seleção de perfil de classificação: Classificações de funcionários com base nos critérios especificados. Antiguidade é um exemplo comum (classificação com base na data de contratação). Os agentes devem ter um perfil de classificação incluído nas propriedades personalizadas de seu perfil.

Tipo de seleção de participantes: Selecione rodada de lances ou seleção aberta.

Restringir classificações de folga por tipo de shrinkage: Discricionário, não discricionário ou ambos.

Passo 3: Preferência de regra de folga e rodada de lances

Você deseja incluir rodadas de lances no novo calendário de folga? Selecionar Sim incluirá rodadas de lances existentes neste calendário. Se Não, quando você abrir o novo calendário e for para a navegação do Workflow, poderá mudar para seleção aberta.

Regras: Revise cada regra e marque as caixas para aquelas que você deseja copiar para o novo calendário. Você também pode Selecionar nenhum ou Selecionar todos.

Passo 4: Escolha os participantes a incluir

A lista contém participantes atribuídos ao calendário de folga selecionado e indica se eles são elegíveis para participar do novo calendário de folga. Clique no nome do participante para incluí-lo, ou use os botões Selecionar todos ou Selecionar nenhum. Nota: Para incluir participantes diferentes, use o assistente de replicação de calendário.

Passo 5: Confirme as configurações

Revise todas as configurações do seu novo calendário. Se estiver correto, clique em Copiar calendário de folga. Uma cópia é feita em segundo plano.

Para visualizar o novo calendário, vá para Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de folga > Partições de calendário e selecione seu novo calendário.

Replicar este calendário de folga

Você pode fazer outras edições ao personalizar as propriedades do calendário. As edições aqui não afetam o calendário original.

Passo 2: Personalize as propriedades do calendário

Opção de status preferido do calendário:

• Mesmo status do calendário de folga de origem—
• Padrão para o status das propriedades básicas—

Nome: O padrão é “Cópia de…”. Se estiver criando várias cópias, o nome incluirá um número de cópia.

Data de início do calendário: Como esta é uma replicação, você não pode editar as datas. Para fazer uma cópia do calendário com datas diferentes, use a opção de copiar para outro intervalo de datas.

Incluir transações de acumulação de dias anteriores ao início: Refere-se ao início do calendário. Por exemplo, se seu calendário começa em 3 de janeiro de 2022 (segunda-feira da sua semana de trabalho), e suas acumulações começam em 1 de janeiro, você incluiria transações para 3 dias antes do início para garantir que inclua essas acumulações.

Ignorar transações de acumulação de dias anteriores ao fim: Se o calendário termina em uma data após acumulações adicionais, você pode instruir o calendário a ignorar os dias no final quando ocorrerem acumulações adicionais.

Incluir acumulações anteriores ao validar seleções de rodada de lances: Isso permitirá que o calendário inclua horas de rollover (se permitido).

Função mínima para visualizar seleções de bloco: Os agentes devem poder visualizar os pedidos de outros agentes por nome/foto ao fazer suas ofertas? Se não, selecione Supervisor ou acima. Os agentes ainda poderão ver quais blocos foram selecionados, mas os nomes e fotos são obscurecidos.

Seleção de perfil de classificação: Classificações de funcionários com base nos critérios especificados. A antiguidade é um exemplo comum (classificação com base na data de contratação). Os agentes devem ter um perfil de classificação incluído nas propriedades personalizadas de seu perfil.

Tipo de seleção de participante: Selecione rodada de lances ou seleção aberta. Se o calendário original estiver em uma rodada de lances e você não incluiu rodadas de lances em sua cópia: após terminar de criar o calendário, retorne para Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de folga > Partições de calendário e abra seu novo calendário. Você terá a opção de confirmar que deseja marcar o calendário como aberto, selecionar uma data para fechar o calendário e notificar os participantes.

Restringir classificações de folga por tipo de shrinkage: Discricionário, não discricionário ou ambos.

Passo 3: Preferência de regra de rodada de lances e folga

Você deseja incluir rodadas de lances no novo calendário de folga? Selecionar Sim incluirá rodadas de lances existentes neste calendário. Se Não, quando você abrir o novo calendário e for para a navegação do Workflow, poderá mudar para seleção aberta.

Regras: Revise cada regra e marque as caixas para aquelas que você deseja copiar para o novo calendário. Você também pode Selecionar nenhum ou Selecionar todos.

Passo 4: Participantes

Você não pode copiar os participantes ao replicar um calendário.

Passo 5: Confirme as configurações

Revise todas as configurações do seu novo calendário. Se estiver correto, clique em Copiar calendário de folga. Uma cópia é feita em segundo plano. Para visualizar o novo calendário, vá para Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de folga > Partições de calendário e selecione seu novo calendário.

Solicitações de folga legadas

Tipos de folga

Eventos de folga planejados: Refere-se a eventos de meio dia, um único dia ou múltiplos dias, validados em tempo real contra regras designadas e podem ser aprovados ou negados pelo mecanismo de regras. Há uma opção para aprovar todos os dias juntos ou independentemente – aprovando alguns dias e não outros. Os tipos de eventos disponíveis diferem por função, com os agentes vendo apenas eventos que requerem aprovação do supervisor.

Eventos de folga recorrentes: Refere-se a eventos de um único dia ou múltiplos dias, com horário de início e término designados, com possível longo intervalo de datas, e um padrão de recorrência diário ou em dias específicos da semana. Eventos deste tipo não são validados em tempo real, mas serão executados contra quaisquer regras (blackout, brownout, intervalo mínimo de solicitação). Você não pode especificar se deseja aprovar todos os dias juntos ou independentemente. Os tipos de eventos disponíveis diferem por função, com os agentes vendo apenas eventos que requerem aprovação do supervisor. Esses eventos podem incluir licenças, serviço militar, etc.

Eventos intradiários (Disponível apenas para supervisores e acima): Para um evento de um único dia e sem padrão de recorrência, por exemplo, um agente está doente. Há uma opção para selecionar Como este evento deve influenciar as horas de trabalho existentes? Não modificar eventos existentes na escala, ou excluir eventos agendados que comecem a partir do horário de início do evento.

Revisar e aprovar/negar/pendurar solicitações de folga

Isso se aplica a solicitações de folga feitas fora de uma partição de calendário. Veja as solicitações pendentes na sua página inicial. Role para baixo até a Planilha de Solicitações Pendentes.

Em versões anteriores do CommunityWFM, o Relatório de Detalhes do Evento fornecia um local para filtrar solicitações de folga e aprovar, negar ou alterar para solicitações atuais pendentes. O CommunityWFM 5.x combina os relatórios detalhados e resumidos, permitindo melhor desempenho e eficiência.

1. Para acessar este relatório, vá para Planejar > Tudo sobre folgas > Relatórios de folga. Isso limitará o relatório a eventos de folga.

Alternativamente, vá para Relatório > Escala publicada > Resumo de eventos publicados > selecione atividade.

2. Dependendo de qual relatório você está executando, filtre por site, supervisor ou grupo de usuários personalizado.

3. Insira seu intervalo de datas.

4. Clique em Aplicar opções na parte inferior.

5. Clique no filtro na parte superior do relatório Mostrar detalhes do evento.

Isso é semelhante às versões anteriores de solicitações de folga, com a adição do botão de validação.

Solicitações de folga em nome de agentes

Crie novas solicitações de folga ou solicitações de eventos recorrentes em nome de seus agentes e execute relatórios de folga. Por exemplo, se um agente está de férias e lhe envia um e-mail com suas solicitações de folga.

Criar manualmente solicitações de folga

Planejar > Tudo sobre folgas > Eventos de folga > Criar.

 

Passo 1: Especificar propriedades do evento

Crie uma solicitação para parte de um dia ou um dia inteiro(s): Selecione Dia inteiro ou Dia parcial no menu suspenso. Dia parcial é limitado a uma solicitação de um único dia.

Tipo de solicitação: Selecione o tipo de evento.

Data e hora: Se Dia inteiro, selecione a Data de início e a Data de término para esta solicitação. Se Dia parcial, você selecionará o horário padrão de início e término para a solicitação de um único dia. Solicitações de dia parcial não podem incluir mais de uma data.

Se Dia parcial: Como você deseja escolher os horários para sua folga parcial? As opções incluem os horários padrão de início e término do tipo de evento ou a inserção de um horário personalizado. Se usar o padrão, o horário de início e término do evento será exibido (e não será editável).

Comentários: Obrigatório.

Passo 2: Selecione como incluir outros participantes.

Como você deseja escolher seus participantes? Escolha o tipo de participante de uma atividade ou do Modelo Empresarial, uma árvore de supervisores, um grupo de usuários personalizado ou manualmente. Clique em Próximo.

Passo 3: Escolher participantes.

Para cada agente que você deseja incluir ou excluir, clique em Pendente, Aprovado, ou Negado. Para remover uma seleção, clique novamente. Para alterar a seleção, clique na opção preferida. Após concluir suas seleções, clique em Próximo.

Passo 4: Concluído

Revise a lista de participantes e seu status. Cada linha representa um dia para cada agente. Clique em Concluir.

A folga agendada agora estará na escala do(s) agente(s).

Criar manualmente eventos de folga recorrentes

Crie eventos de folga recorrentes em nome de uma ou mais de suas pessoas. Exemplo: Licença militar ou familiar (FMLA).

Planejar > Tudo sobre folgas > Solicitações de folga > Criar eventos de folga recorrentes

Passo 1: Especificar propriedades do evento

Tipo de solicitação: Selecione o tipo de evento.

Data de início e Data de término: Você terá a opção de especificar dias após selecionar as datas e horários.

Hora de início e Hora de término: Selecione os horários no menu. Se o horário variar por dia, crie eventos recorrentes separados para cada período de tempo.

Qual padrão de recorrência deve ser aplicado a esta solicitação?  As opções incluem todos os dias no intervalo de datas especificado ou apenas em dias selecionados da semana. Se dias selecionados da semana, selecione os dias.

Comentários: Opcional.

Clique em Próximo.

Passo 2: Selecione como incluir outros participantes

Como você deseja escolher seus participantes? Escolha o tipo de participante de uma atividade ou do Modelo Empresarial, uma árvore de supervisores, um grupo de usuários personalizado ou manualmente.

Se você atribuir várias pessoas, como deseja que os eventos sejam agendados? As opções incluem Tratar o evento de cada pessoa como uma atribuição individual (permite remover ou alterar o evento para uma única pessoa sem afetar as outras) ou Tratar o evento como um único evento atribuído a todos os participantes (mover o evento o moverá para todos).

Clique em Próximo.

Passo 3: Escolher participantes

Para cada agente que você deseja incluir ou excluir, clique em Pendente, Aprovado, ou Negado. Para remover uma seleção, clique novamente. Para alterar a seleção, clique na opção preferida. Após concluir suas seleções, clique em Próximo. Você será solicitado a confirmar sua seleção.

Passo 4: Concluído

Revise a lista de participantes e seu status. Cada evento para cada agente estará em uma nova linha em ordem de data. Clique em Concluir.

O evento recorrente agendado agora estará nas escalas do(s) agente(s).

Relatórios de folga

Revise os eventos de folga da escala publicada e atualize o status de revisão para eventos qualificados.

Planejar > Tudo sobre folgas > Relatórios de folga > Modelo Empresarial, Árvore de Supervisores ou Grupo de Usuários Personalizado.

Este relatório de folga inclui apenas eventos de folga. Escolha sua atividade e datas, clique em Aplicar opções, então você pode dividir os dados de várias maneiras.

• Dados de eventos resumidos por data
  • Resumido por dia
  • Resumido por semana
  • Resumido por mês e ano
  • Resumido por ano
  • Resumido por dia da semana
• Dados de eventos resumidos por tipo de evento
  • Totais por tipo de evento
  • Totais por tipo de evento e data
  • Totais por tipo de evento e semana
  • Totais por tipo de evento, mês e ano
  • Totais por tipo de evento e ano
  • Totais por tipo de evento e dia da semana
• Dados de eventos resumidos por classificação de PTO
  • Totais por classificação de PTO
  • Totais por classificação de PTO e data
  • Totais por classificação de PTO e semana
  • Totais por classificação de PTO, mês e ano
  • Totais por classificação de PTO e ano
  • Totais por classificação de PTO e dia da semana
• Dados de eventos resumidos por participante
  • Mostrar total de horas agendadas por participante
  • Mostrar total de horas agendadas por participante e tipo de evento
  • Mostrar total de horas agendadas por participante e Classificação de PTO

• Relatório de detalhes de eventos sem resumo
  

Você também pode executar um resumo executivo:

ou um resumo do status de revisão:

Se você tiver um salário médio por hora definido no seu Modelo Empresarial, em relatórios selecionados você pode ver os custos estimados associados aos seus eventos de folga.

Você pode selecionar quais dados mostrar nos gráficos selecionando ou desmarcando um item da legenda do gráfico, e então exportar facilmente seus dados e gráficos diretamente dos relatórios concluídos.

Apêndice

Regras de validação e mensagens de importação de Excel para Acúmulo

As regras de validação para uma importação de Excel de calendário de acúmulo de trabalho são as seguintes:

• O nome (primeiro e último nome) deve fazer parte do calendário de acúmulo de trabalho
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • Não foi possível encontrar um participante do calendário com o primeiro e último nome fornecidos.
• A Classificação de PTO deve fazer parte da Política de PTO com base no nome da Classificação de PTO
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • Não foi possível encontrar uma Classificação de PTO como parte da Política de PTO selecionada com o nome importado.
• O nome da Classificação de PTO deve ser o mesmo que a classificação selecionada para "gerar tabelas de acúmulo."
  • Esta é uma mensagem de AVISO
  • Encontrada uma Classificação de PTO correspondente, mas não é a classificação selecionada
• A Data da Transação deve ser uma data válida
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • O valor da Data da Transação deve ser um valor de Data válido.
• O código de motivo fornecido deve estar presente e ser válido. Se esta regra falhar, o usuário pode importar a linha, mas usará o código de motivo padrão.
  • Esta é uma mensagem de AVISO
  • Nenhum código de motivo fornecido, ou um código de motivo inválido fornecido. A importação pode usar o código de motivo de ajuste padrão.
• A coluna de horas acumuladas deve ser um valor decimal válido (2 casas), e deve estar entre as horas mínimas e máximas permitidas para uma única transação.
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • As horas acumuladas devem ser um valor Numérico válido entre o mínimo e o máximo de transação definido pelo sistema.
  • A data da transação deve estar dentro do intervalo de transação de calendário válido do participante, dado o período de PTO definido pelo calendário de acúmulo de trabalho. Para datas de acúmulo anuais fixas, este será o início do período de acúmulo (definido pelo calendário de acúmulo de trabalho). Mas para períodos de acúmulo de data de contratação, será o aniversário da data de contratação (dado o período de acúmulo atual) até o dia anterior à próxima data de aniversário.
    • Esta é uma mensagem de AVISO
    • A data da transação importada não está em conformidade com os limites das regras da Política de PTO para a classificação selecionada.

 

 

---

As regras de validação para a importação de Excel de calendário de acúmulo publicado são as seguintes:

• Se o usuário estiver importando para um participante específico, então:
  • O nome (primeiro e último nome) deve ser o mesmo do participante selecionado. Isso é para garantir que você não está importando horas por engano para a pessoa errada.
    • Esta é uma mensagem de ERRO
    • O nome do participante importado não corresponde ao nome do participante selecionado
• Se o usuário estiver importando para vários participantes ao mesmo tempo, então:
  • O nome (primeiro e último nome) deve estar definido no banco de dados (tabela t_agent).
    • Esta é uma mensagem de ERRO
    • Não foi possível encontrar um participante com o primeiro e último nome fornecidos.
• O nome da Classificação de Folga deve existir
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • Não foi possível encontrar uma Classificação de Folga com o nome importado.
• Se o usuário selecionou uma classificação, então valide se a classificação corresponde à selecionada. Isso é para garantir que o usuário não importe acidentalmente transações para a Classificação de Folga errada.
  • Esta é uma mensagem de AVISO
  • Foi encontrada uma Classificação de Folga correspondente, mas não é a classificação selecionada.
• O código de motivo fornecido deve estar presente e ser válido. Se esta regra falhar, o usuário pode importar a linha, mas usará o código de motivo padrão.
  • Esta é uma mensagem de AVISO
  • Nenhum código de motivo fornecido ou um código de motivo inválido fornecido. A importação pode usar o código de motivo de ajuste padrão.
• A coluna de horas acumuladas deve ser um valor decimal válido (2 casas), e deve estar entre as horas mínimas e máximas permitidas para uma única transação.
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • As horas acumuladas devem ser um valor numérico válido entre o mínimo e o máximo de transação definido pelo sistema.
• A data da transação deve estar dentro do Período de Acumulação selecionado (relatado). Isso é para garantir que a planilha importada não tenha datas estranhas incluídas.
  • Esta é uma mensagem de ERRO
  • A data da transação importada está fora dos limites do período de acumulação selecionado.

Dicas rápidas

Adicionar agente(s) a um calendário publicado

(Veja também documento separado: Adicionando Um Novo Agente ao ATTO)

Uma única pessoa

Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Lista atual > Perfil pessoal > 
Configurações de folga para [nome]

1. Em configurações de folga, selecione Configurar a política de folga

2. Na janela pop-up, selecione a Política de Folga no menu suspenso e depois Salvar.

Várias pessoas

Planejar > Tudo sobre folgas > Calendários de Folga > Calendário de acumulação publicado

1. Clique no link (Quem?) em Participantes não atribuídos.

2. Na lista pop-up, escolha uma Política de Folga para cada pessoa que você deseja adicionar e clique em Salvar atribuições.

Adicionar ou remover tempo acumulado (agente único)

De um Calendário de Acumulação de Trabalho

1. Selecione Configurar e gerenciar tabelas de acumulação.
2. Selecione Editar transações de acumulação.
3. Selecione o nome de um agente.
4. Selecione o bloco de Classificação de Folga.
5. Selecione Fazer ajuste.

De um Calendário de Acumulação Publicado

1. Selecione o nome de um agente.
2. Selecione Mostrar Opções.
3. Selecione o período de acumulação.
4. Selecione uma Classificação de Folga no menu suspenso.
5. Selecione Fazer ajuste.

Alterar a fonte das regras de folga de um agente

Nota: Para converter um grande grupo de agentes para regras de partição de calendário, use o Assistente de Sincronização de Agentes (Configurações> Pessoas & modelos de agente > Sincronizar pessoas > Sincronizar pessoas agora).

Se a fonte das regras de folga de um agente for Regras de Aprovação Automática Legadas, ele não poderá participar de uma partição de calendário.

Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Lista atual > Perfil pessoal > 
Configurações de folga para [nome]

1. Em configurações gerais de folga, clique em Configurar configurações básicas.
2. Na janela pop-up, selecione Regras de Partição de Calendário de Folga no menu suspenso.
3. Salvar.

Revisar e aprovar/negar um pedido de folga de um agente

Se os pedidos forem feitos fora de uma partição de calendário e você não precisar revisar o efeito resultante em sua equipe:

1. Na sua página inicial, role para baixo até a Planilha de Pedidos Pendentes.
2. Filtre conforme necessário para exibir o(s) pedido(s).
3. Usando os ícones à direita, negue, aprove ou valide o pedido.

Para revisar todos os pedidos de folga

1. Vá para Planejar > Tudo sobre folgas > Relatórios de folga (Para visualizar todos os eventos, vá para Relatório > Escala publicada > Resumo de eventos publicados).
2. Filtre e depois aplique as opções.
3. Clique em uma data na coluna de Data de Relatório.
4. As transações para a data serão abertas em uma nova página.

Atribuir um agente a uma política de folga

Configurações > Pessoas & modelos de agente > Pessoas > Lista atual > Perfil pessoal > 
Configurações de folga para [nome]

1. Em Política de Folga, selecione Configurar a política de folga.
2. Na janela pop-up, selecione uma política no menu suspenso.
3. Salvar.

Configurar um perfil de classificação personalizado

Vá para Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações de pessoas > Perfis de classificação

1. Clique aqui para criar um novo perfil de classificação.
2. Insira um nome (obrigatório).
3. Selecione uma opção de preferência de horário de início (horário médio de início ou horário de início do primeiro dia agendado).
4. Selecione um fator de penalidade de horário de início.
5. Salvar.
6. Configure os critérios de classificação preferidos.

Onde posso encontrar respostas de rodadas de lances?

Enquanto o lance estiver aberto, vá para a partição do calendário > selecione Mostrar os detalhes no bloco da rodada de lances > Nas Opções da Planilha da Rodada de Lances, selecione Respostas de lances. Veja Gerenciando rodadas de lances.

FAQs

Posso adicionar um agente a uma rodada de lances em andamento?

Infelizmente, uma vez que a rodada de lances está aberta e os agentes estão ativamente validando e comprometendo suas seleções, você não pode adicionar membros adicionais. No entanto, após o fechamento da rodada de lances, se você alterar o calendário para um estado de "seleção aberta", poderá adicionar participantes elegíveis.

Há validação quando os agentes solicitam um evento de folga recorrente?

O mecanismo de validação não funciona em tempo real para eventos de folga recorrentes, mas as regras (brownout, black-out, solicitação de intervalo mínimo) ainda se aplicam. Este é o comportamento esperado, pois não é prático ter validação em tempo real desses eventos recorrentes de longo prazo.

Por que o serviço de Aprovação Automática não está funcionando?

Configurações > Configurações do aplicativo > Configurações administrativas > Serviços > Serviço de Aprovação Automática

• O serviço está ativado? Verifique se Serviço habilitado? está definido como Sim.
• Qual é a configuração para atraso de processamento? O padrão é 10 minutos. Com o aumento do número de regras no sistema, leva mais tempo para percorrer todas as regras.
• Com quanta antecedência estão as solicitações? Verifique o Número de dias de antecedência para considerar solicitações de eventos e ajuste para cobrir as solicitações de folga.
• Os dias de permissão para eventos de um único dia estão marcados? Verifique os dias nos quais você deseja que o serviço funcione.
• É um evento de vários dias? Marque a caixa para que o serviço aprove solicitações de folga de vários dias (não se aplica a solicitações de eventos de folga recorrentes).

Por que o sistema legado de aprovação automática aprovou folga quando o agente não tinha horas acumuladas suficientes?

Se o agente estiver atribuído às Regras de Aprovação Automática Legadas, verifique se a Regra de Horas Acumuladas do Agente está definida como Sim para Validação do Usuário em tempo de execução.

Quais formatos de arquivo são válidos para carregar acúmulos/saldos de PTO?

Os formatos de arquivo válidos são .xls e .xlsx.