L'astuce du jour : gérer les affectations d’utilisateurs en masse par site, dossier ou activité

Il peut arriver que vous deviez voir tous les utilisateurs affectés à une activité précise ou que vous souhaitiez ajouter un grand groupe à une activité sans avoir à naviguer dans chaque profil d’agent. Pour simplifier ce processus, ces actions peuvent être effectuées directement à partir du menu Paramètres du modèle d’entreprise.
Remarque : Vous pouvez aussi consulter les affectations d’activités dans le rapport de matrice de formation croisée dans une prévision provisoire, ou effectuer des modifications en masse à l’aide de l’assistant de synchronisation des agents.

Principaux avantages de la gestion centralisée

• Utilisation : Éliminez le besoin de mettre à jour chaque profil individuellement et de façon répétitive.
• Visibilité : Obtenez un aperçu complet de tous les participants en un seul coup d’œil.
• Précision : Réduisez le risque d’oubli lors de la gestion d’affectations à grande échelle.

Accédez à Paramètres > Modèle d’entreprise

La navigation à gauche affiche une hiérarchie structurée de tous les sites, dossiers et activités disponibles. Cette présentation offre une vue d’ensemble de la structure de votre organisation, ce qui facilite la recherche de groupes précis.

Sélectionnez un site, un dossier ou une activité, puis cliquez sur Ajouter ou retirer des affectations d’utilisateurs dans la tuile Utilisateurs affectés à cette activité.

Gérer le statut d’affectation des utilisateurs

La fenêtre contextuelle Statut d’affectation des utilisateurs présente une liste complète de tous les utilisateurs et agents pouvant être mis à jour dans le site, le dossier ou l’activité sélectionné.

Fonctionnalités clés
Dans cette fenêtre, les administrateurs peuvent :

• Voir les listes : Vérifiez la liste complète des utilisateurs ou agents actuellement associés au groupe sélectionné.
• Affecter des utilisateurs : Affectez cette activité à des utilisateurs ou agents en un seul clic.
• Retirer des utilisateurs : Retirez cette activité instantanément pour garder les affectations à jour.

Limite importante : Filtrage spécifique au site.
Cette vue est contextuelle. Les utilisateurs ou agents affectés à un autre site n’apparaîtront pas dans cette liste. À retenir : un agent ne peut être affecté qu’à un seul site. Pour gérer des personnes à travers plusieurs emplacements, vous devez retourner au modèle d’entreprise et sélectionner le site correspondant pour ces utilisateurs précis.

Une caractéristique clé de cette interface est l’application immédiate des changements. Dès que vous sélectionnez Affecter ou Retirer pour un utilisateur précis, le système traite la demande instantanément.

Supplément

Note importante concernant l’enregistrement des modifications 
Il n’y a pas de bouton « Enregistrer » ou « Soumettre ». Comme le système effectue les mises à jour en temps réel, vos modifications sont appliquées dès la sélection. Cette conception réduit le risque de perdre des changements, mais exige de bien vérifier chaque action prise pour chaque utilisateur.